Documentație 4docs

Nomenclatorul este lista categoriilor de documente pe care le creează firma, fiecare cu termenul ei de păstrare — cerută de Legea nr. 16/1996 de la creatorii și deținătorii de documente. În 4docs îl definești o singură dată: categorie, cod, termen de păstrare, departament responsabil și regulă de acces. Din momentul în care există, fiecare document nou moștenește automat termenul categoriei sale, iar propunerile de eliminare se generează pe baza lui.

Arhiva se organizează pe fond (unitatea creatoare) și inventar (seria de documente dintr-o categorie și un an). Documentele intră individual, prin import în bloc dintr-un folder scanat sau direct din alte aplicații ale ecosistemului. La încărcare se calculează amprenta criptografică a fișierului și se fixează momentul arhivării; orice corecție ulterioară creează o versiune nouă, iar versiunea inițială rămâne imutabilă.

Poți deschide mai multe registre — intrări, ieșiri, intern, pe puncte de lucru — fiecare cu propria serie și cu resetare anuală opțională. Numărul de înregistrare se alocă automat, strict crescător, împreună cu data și ora; nu poate fi refolosit sau sărit, iar o înregistrare anulată rămâne vizibilă cu mențiunea „anulat”. Fiecare registru poate avea o adresă de e-mail dedicată: mesajele trimise acolo intră automat în registratură, cu atașamentele extrase ca documente separate.

Un circuit se definește per categorie de document: pașii, responsabilul fiecărui pas și termenul lui. Documentele noi din acea categorie pornesc automat pe traseu. Când termenul unui pas se apropie, responsabilul primește notificare; când e depășit, documentul apare în lista de întârzieri a coordonatorului. Fiecare utilizator își poate seta un înlocuitor pe o perioadă, iar delegarea rămâne consemnată în jurnal.

Pentru documentele native digitale textul este extras direct, fără pierderi. Pentru cele scanate se aplică OCR: scanează drept, la minimum 300 dpi, ca acuratețea să rămână în zona de peste 98% pe text tipărit în română. Documentele cu scor scăzut de recunoaștere sunt marcate automat și pot fi reprocesate după o rescanare mai bună. Textul indexat poate fi corectat manual fără a modifica fișierul original — corecția afectează doar stratul de căutare.

Termenele se atașează categoriilor, nu documentelor individuale. La expirare, documentul intră într-o listă de propuneri de eliminare pe care responsabilul de arhivă o revizuiește și o aprobă — ștergerea nu se execută niciodată automat. Poți institui o suspendare de retenție („legal hold”) pe un document sau pe un dosar implicat într-un litigiu. Pentru cererile întemeiate pe art. 17 GDPR, căutarea îți arată toate documentele care conțin persoana, cu temeiul și termenul fiecăruia.

Drepturile se acordă pe rol și pe categorie de document, cu restrângeri suplimentare pe dosarele sensibile. Rezultatele căutării sunt filtrate după drepturi: un document pe care nu ai voie să îl vezi nu apare și nu îți este semnalat. Către exterior trimiți linkuri securizate, cu dată de expirare, drept de vizualizare sau descărcare și parolă opțională, revocabile oricând. Jurnalul de acces înregistrează utilizatorul, acțiunea, documentul, momentul și adresa IP și nu poate fi editat de utilizatori.

Migrarea se face în două etape: digitalizarea pe categorii, apoi indexarea — la încărcare 4docs extrage textul și propune categoria, data și emitentul, iar tu confirmi. Acceptăm import din foldere, CSV/XML pentru index și conexiuni cu celelalte aplicații ale ecosistemului. Exportul funcționează simetric: fișierele originale plus indexul complet de metadate în format deschis, disponibil oricând, nu doar la încetarea abonamentului.