Resurse despre documentele de firmă
Ghiduri practice pentru cine ține arhiva unei firme: cum construiești nomenclatorul arhivistic, cât timp păstrezi fiecare categorie de document, cum organizezi registratura de intrări-ieșiri și cum tratezi o cerere de ștergere fără să încalci o obligație legală de păstrare.
Ghiduri și resurse pe teme de documente
Ghiduri pe fluxul documentului
Pas cu pas, de la primirea documentului la eliminarea lui: înregistrare, indexare, avizare, arhivare, expirarea termenului și propunerea de eliminare.
Termene legale de păstrare
Cât ții fiecare categorie: regula de 10 ani din Legea contabilității nr. 82/1991, cei 50 de ani pentru statele de salarii, termenele reduse din OMFP 2634/2015 și ce înseamnă nomenclatorul cerut de Legea nr. 16/1996.
Tutoriale video 4docs
Cum deschizi un registru de intrări-ieșiri, cum definești un circuit de avizare pe departamente și cum cauți full-text într-o arhivă de zeci de mii de documente — în clipuri de sub 3 minute.
Modele și liste de verificare
Model de nomenclator arhivistic pe categorii, listă de verificare pentru digitalizarea arhivei pe hârtie și machetă de proces-verbal de selecționare a documentelor propuse spre eliminare.
GDPR în arhiva de firmă
Cum împaci limitarea stocării (art. 5 GDPR) cu obligațiile legale de păstrare, cum răspunzi motivat la o cerere de ștergere întemeiată pe art. 17 și când poți refuza ștergerea.
Suport dedicat
Răspunsuri de la specialistul desemnat firmei tale, cu termen standard de o zi lucrătoare — poți atașa direct documentul despre care întrebi.
Serviciile de management al documentelor
Documentație detaliată pentru fiecare serviciu — arhivare electronică, registratură, circuitul documentelor, OCR și căutare, retenție și GDPR, partajare securizată.
Arhivare electronică →
Arhivă digitală structurată pe fond și inventar, cu versiuni imutabile și amprentă criptografică.
Registratură electronică →
Intrări și ieșiri cu număr de înregistrare alocat automat, borderouri și export pentru control.
Circuitul documentelor →
Rutare internă pe departamente, avizare cu termene și alerte pentru documentele blocate.
OCR și căutare full-text →
Text extras din documentele scanate și căutare în conținut, nu doar în numele fișierului.
Retenție și GDPR →
Termene legale de păstrare pe categorii, propuneri de eliminare aprobate și drept la ștergere.
Partajare securizată →
Drepturi de acces pe rol, linkuri externe cu expirare și parolă, jurnal de acces complet.
Cui folosește
Resurse grupate după cum arată azi arhiva firmei și cât de des e cerută.
Firme mici, arhivă pe hârtie
Digitalizezi bibliorafturile o singură dată, apoi cauți în ele full-text în loc să răsfoiești dosare.
Vezi abonamenteleFirme cu registratură zilnică
Intrări și ieșiri numerotate automat, cu borderou de predare și export al registrului pentru control.
Vezi serviciileFirme cu control și audit frecvent
Termene de păstrare pe categorii, jurnal de acces needitabil și export al registrului pe orice interval.
Scrie-neNu găsești termenul de păstrare pentru un tip de document?
Scrie-ne ce document ai și îți spunem în ce categorie de nomenclator intră, cât timp trebuie păstrat și cum îl configurezi în 4docs.