Ressourcen zum Dokumentenmanagement
Praxisleitfäden für alle, die das Archiv eines Unternehmens führen: wie Sie den Aktenplan aufbauen, wie lange Sie jede Dokumentart aufbewahren müssen, wie Sie Post ein- und ausgehend registrieren und wie Sie auf ein Löschersuchen reagieren, ohne eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht zu verletzen.
Leitfäden und Ressourcen nach Dokumententhema
Leitfäden zum Dokumentenfluss
Schritt für Schritt vom Posteingang bis zur Kassation: Registrierung mit Nummer, Indexierung, Freigabe mit Frist, Archivierung nach Aktenplan, Fristablauf und protokollierter Aussonderungsvorschlag.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
Wie lange Sie was aufbewahren: 8 Jahre für Buchungsbelege seit dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz (§ 147 AO), 10 Jahre für Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Handelsbücher (§ 257 Abs. 4 HGB), 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe und für das Lohnkonto (§ 41 EStG), 2 Jahre für Arbeitszeitaufzeichnungen (§ 17 MiLoG).
4docs-Videoanleitungen
Wie Sie den Posteingang mit automatischer Registriernummer eröffnen, einen Freigabe-Workflow über mehrere Abteilungen definieren und in einem Archiv mit Zehntausenden digitalen Dokumenten per Volltextsuche finden – in Clips unter drei Minuten.
Vorlagen und Checklisten
Muster-Aktenplan mit Dokumentarten und Fristen, Checkliste für die Digitalisierung des Papierarchivs und ein Gerüst für die Scananweisung als Baustein Ihrer Verfahrensdokumentation.
DSGVO im Firmenarchiv
Wie Sie Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) und gesetzliche Aufbewahrungspflicht zusammenbringen: Bis zum Fristablauf wird nicht gelöscht, sondern die Verarbeitung eingeschränkt (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Danach greift Ihr Löschkonzept mit Löschklassen nach DIN 66398, und die Kassation wird protokolliert.
Persönlicher Support
Stellen Sie Ihre Frage per Ticket aus der Anwendung und hängen Sie das betreffende Dokument direkt an. Antwort in der Regel innerhalb eines Werktages.
Leistungen für das Dokumentenmanagement
Ausführliche Beschreibung jeder Leistung — elektronische Archivierung, Posteingangs- und Postausgangsbuch, Freigabe-Workflow, Volltextsuche, Aufbewahrung und DSGVO, sichere Freigabe.
Elektronische Archivierung →
Ein digitales Archiv, gegliedert nach Aktenplan und Bestand, mit unveränderbaren Versionen und kryptografischem Fingerabdruck.
Elektronisches Postbuch →
Ein- und Ausgänge mit automatisch vergebener Eingangsnummer, Übergabelisten und Export für Prüfungen.
Dokumentenumlauf →
Interne Weiterleitung nach Abteilungen, Freigaben mit Fristen und Hinweise auf liegengebliebene Dokumente.
Volltextsuche →
Suche im vorhandenen Text der Dokumente, nicht nur im Dateinamen. Gescannte Seiten brauchen eine Textebene oder manuelle Prüfung.
Aufbewahrung und DSGVO →
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen je Kategorie, freigegebene Löschvorschläge und das Recht auf Löschung.
Sichere Freigabe →
Zugriffsrechte nach Rolle, externe Links mit Ablaufdatum und Passwort, lückenloses Zugriffsprotokoll.
Für wen
Ressourcen danach geordnet, wie das Firmenarchiv heute aussieht und wie oft es gebraucht wird.
Kleine Unternehmen mit Papierarchiv
Sie digitalisieren die Aktenordner einmal und durchsuchen sie danach im Volltext, statt Ordner durchzublättern.
Preise ansehenUnternehmen mit täglicher Registratur
Ein- und Ausgänge automatisch nummeriert, mit Übergabelisten und Export des Postbuchs für Prüfungen.
Leistungen ansehenUnternehmen mit häufigen Prüfungen
Aufbewahrungsfristen je Kategorie, ein unveränderbares Zugriffsprotokoll und Export des Postbuchs für jeden Zeitraum.
Schreiben Sie unsSie finden die Aufbewahrungsfrist für eine Dokumentart nicht?
Schreiben Sie uns, um welches Dokument es geht. Wir sagen Ihnen, in welche Position des Aktenplans es gehört, wie lange es aufbewahrt werden muss und wie Sie das in 4docs einstellen.