Ressources sur la GED et l'archivage à valeur probante
Des guides pratiques pour qui tient les archives d'une entreprise en France : comment bâtir le plan de classement, combien de temps conserver chaque typologie, comment organiser la gestion électronique du courrier, et comment traiter une demande d'effacement sans enfreindre une obligation légale de conservation.
Guides et ressources par thème documentaire
Guides du cycle de vie du document
Étape par étape, de l'arrivée du pli à son élimination : enregistrement, indexation, visa, versement, fin de DUA et bordereau d'élimination.
Durées de conservation applicables en France
Combien de temps conserver quoi : 10 ans pour les livres, registres comptables et pièces justificatives (C. com. L123-22), 6 ans pour les documents soumis au droit de contrôle (LPF L102 B), 5 ans pour les contrats commerciaux et les bulletins de paie côté employeur, 30 ans pour les documents relatifs aux biens immobiliers.
Tutoriels vidéo 4docs
Ouvrir un registre de courrier arrivée/départ, définir un circuit de visa par service, lancer une recherche plein texte dans une archive de plusieurs dizaines de milliers de documents — en vidéos de moins de trois minutes.
Modèles et listes de contrôle
Modèle de plan de classement par typologies, modèle de tableau de gestion avec DUA et sort final, liste de contrôle pour la numérisation fidèle des factures papier (arrêté du 22 mars 2017) et modèle de bordereau d'élimination.
RGPD et archivage : la doctrine CNIL en pratique
Comment concilier la limitation de la conservation (art. 5.1.e du RGPD) avec les obligations légales de conservation, comment répondre de manière motivée à une demande d'effacement fondée sur l'art. 17, et quand vous pouvez légitimement la refuser.
Support dédié
Les réponses de l'interlocuteur désigné pour votre entreprise, sous un jour ouvré — vous pouvez joindre directement le document concerné par votre question.
Les services de gestion documentaire
Une documentation détaillée pour chaque service — archivage électronique, registre du courrier, circuit de validation, recherche, conservation et RGPD, partage sécurisé.
Archivage électronique →
Une archive numérique structurée par fonds et inventaire, avec des versions immuables et une empreinte cryptographique.
Registre électronique du courrier →
Courrier entrant et sortant avec numéro d’enregistrement attribué automatiquement, bordereaux et export pour les contrôles.
Circuit des documents →
Acheminement interne par service, validations avec échéances et alertes pour les documents bloqués.
Recherche plein texte →
Recherche dans le texte déjà présent dans les documents, pas seulement dans le nom du fichier. Les documents numérisés ont besoin d'une couche de texte ou d'une vérification manuelle.
Conservation et RGPD →
Durées légales de conservation par catégorie, propositions d’élimination validées et droit à l’effacement.
Partage sécurisé →
Droits d’accès par rôle, liens externes avec expiration et mot de passe, journal d’accès complet.
Pour qui
Des ressources regroupées selon l’état actuel des archives de l’entreprise et la fréquence à laquelle on les consulte.
Petites entreprises aux archives papier
Vous numérisez les classeurs une fois, puis vous y cherchez en plein texte au lieu de feuilleter les dossiers.
Voir les tarifsEntreprises au courrier quotidien
Courrier entrant et sortant numéroté automatiquement, avec bordereaux et export du registre pour les contrôles.
Voir les servicesEntreprises souvent contrôlées
Durées de conservation par catégorie, journal d’accès infalsifiable et export du registre sur n’importe quelle période.
Nous écrireVous ne savez pas quelle DUA appliquer à une typologie ?
Dites-nous de quel document il s'agit : nous vous indiquons où il se range dans le plan de classement, combien de temps le conserver, quel est son sort final et comment le paramétrer dans 4docs.