Risorse sulla gestione documentale
Guide pratiche per chi tiene l'archivio di un'azienda: costruire il titolario, assegnare la durata di conservazione a ogni tipologia documentale, avviare il registro di protocollo in entrata e in uscita e rispondere a una richiesta di cancellazione senza violare un obbligo di conservazione.
Guide e risorse per tema documentale
Il percorso del documento, passo per passo
Dalla ricezione allo scarto: protocollazione con segnatura, classificazione per titolario, iter approvativo con scadenza, archiviazione, scadenza del termine e proposta di scarto motivata.
Tempi di conservazione, per tipologia
Quanto si tiene ogni categoria: i 10 anni dell'art. 2220 del Codice Civile per scritture contabili, fatture e corrispondenza; l'estensione fiscale dell'art. 22 del DPR 600/1973 fino alla definizione degli accertamenti; i cinque anni del Libro Unico del Lavoro; e i formati idonei alla conservazione dell'Allegato 5 delle Linee guida AgID.
Video tutorial 4docs.net
Come aprire il registro di protocollo in entrata e in uscita, come disegnare un iter approvativo per ufficio e come cercare full text dentro un archivio di decine di migliaia di documenti con testo — in clip da meno di 3 minuti.
Modelli e checklist
Modello di titolario di classificazione per tipologia documentale, checklist per la digitalizzazione dei faldoni storici (risoluzione, formato, metadati dell'Allegato 2) e modello di elenco di scarto motivato.
GDPR e conservazione, insieme
Come conciliare la limitazione della conservazione (art. 5.1.e GDPR) con l'obbligo decennale, come rispondere in modo motivato a una richiesta di cancellazione fondata sull'art. 17 e quando la cancellazione si può legittimamente rifiutare.
Assistenza dedicata
Apri un ticket dal pannello e allega direttamente il documento a cui si riferisce la domanda: la risposta arriva di norma entro un giorno lavorativo.
I servizi di gestione documentale
Documentazione dettagliata per ogni servizio — archiviazione elettronica, protocollo, iter di approvazione, ricerca, conservazione e GDPR, condivisione sicura.
Archiviazione elettronica →
Un archivio digitale strutturato per fondo e inventario, con versioni immutabili e impronta crittografica.
Protocollo elettronico →
Documenti in entrata e in uscita con numero di protocollo assegnato automaticamente, distinte di trasmissione ed export per i controlli.
Iter dei documenti →
Instradamento interno per ufficio, approvazioni con scadenze e avvisi per i documenti fermi.
Ricerca full-text →
Ricerca nel testo già presente nei documenti, non solo nel nome del file. I documenti scansionati richiedono uno strato di testo o una verifica manuale.
Conservazione e GDPR →
Termini legali di conservazione per categoria, proposte di scarto approvate e diritto alla cancellazione.
Condivisione sicura →
Diritti di accesso per ruolo, link esterni con scadenza e password, registro degli accessi completo.
A chi serve
Risorse raggruppate in base a come si presenta oggi l’archivio aziendale e a quanto spesso viene richiesto.
Piccole aziende con archivio cartaceo
Digitalizzi i faldoni una volta sola, poi li cerchi full-text invece di sfogliare i fascicoli.
Vedi i prezziAziende con protocollo quotidiano
Entrate e uscite numerate automaticamente, con distinte di trasmissione ed export del registro per i controlli.
Vedi i serviziAziende con controlli frequenti
Termini di conservazione per categoria, registro degli accessi non modificabile ed export del protocollo su qualsiasi periodo.
ScriviciNon trovi la durata di conservazione di una tipologia documentale?
Scrivici che documento hai e ti diciamo in quale voce del titolario rientra, per quanto tempo va conservato e come impostarlo in 4docs.net.