Företagets arkiv, skött enligt boken: varje dokument registrerat, indexerat och hittbart på några sekunder, sparat exakt så länge lagen kräver och gallrat i tid, med godkännande och logg.
4docs är ett system för dokumenthantering byggt för hur ett företag i Rumänien faktiskt arbetar. Vi utgick från en enkel iakttagelse: ett företags dokument försvinner inte för att de saknas, utan för att ingen längre vet var de finns eller hur länge de ska sparas. Inkommande fakturor, följesedlar, protokoll, interna beslut, korrespondens med myndigheter, personalakter, tillstånd, rapporter — allt hamnar i pärmar, på filservrar eller i inkorgar, var och en med sin egen logik. 4docs samlar dem på ett ställe: du registrerar dem i diariet med unikt nummer och datum, skickar dem genom ett internt granskningsflöde med tidsfrister, söker i dem i fulltext, sparar dem så länge gällande lagstiftning kräver och gallrar dem i tid, i linje med GDPR:s princip om lagringsbegränsning. Vad vi inte gör: vi hanterar inte avtalens livscykel och utfärdar inga elektroniska signaturer — för avtal och digital signering finns 4mycontracts.net, en separat applikation i samma ekosystem; ett dokument som signerats där arkiveras här.
Ett elektroniskt arkiv utan arkiveringsplan är bara en större pärm, inget mer. Därför är det första steget i varje införande listan över företagets dokumentkategorier, var och en med sin bevarandetid. Från det ögonblicket tillämpas allt annat — diarienumrering, granskningsflöde, förslag till gallring — automatiskt.
Varje arkiverat dokument har ett kryptografiskt fingeravtryck, en tidsstämpel och oföränderliga versioner; varje visning, nedladdning eller delning hamnar i en logg som användarna inte kan redigera. När en granskning eller revision kommer förklarar du inte hur arkivet borde fungera — du visar det.
Vi påstår inte att digitalisering automatiskt ersätter varje pappersoriginal. Den rättsliga ramen för elektroniskt arkiv regleras av gällande lagstiftning. 4docs förbereder dokumenten för denna ram — metadata, fingeravtryck, logg — men vi säger öppet var plattformens ansvar slutar och ditt börjar.
Bakom 4docs står ett blandat team av arkivarier, dataskyddsspecialister och mjukvaruingenjörer, baserat i Bukarest. Varje konto får en dedikerad kontaktperson för att konfigurera arkiveringsplanen, in- och utgående diarier, granskningsflöden per avdelning och för att importera ditt befintliga arkiv — inklusive det som skannats från pärmar.
Dokumenten lagras krypterade. Åtkomst beviljas efter roll och dokumentkategori, och åtkomstloggen går inte att redigera och kan exporteras för revision. De lagstadgade bevarandetiderna, som skiljer sig åt mellan dokumenttyper, är knutna till kategorierna, inte till något någon måste komma ihåg. Gallring vid utgången går alltid via ett godkännande, och begäran om radering enligt art. 17 GDPR hanteras efter en kontroll av de rättsliga bevarandeskyldigheterna.
4docs är inte en fristående applikation. Den är en del av 4b2b-ekosystemet: ett konto, samma åtkomsträttigheter och en enda faktura för alla affärsapplikationer du använder. Dokument som skapas i ekosystemets övriga applikationer kan gå direkt till arkivet, med kategori och bevarandetid tillämpade automatiskt. För avtal och digital signering har ekosystemet en särskild applikation — 4mycontracts.net.
Vi konfigurerar företagets arkiveringsplan, öppnar in- och utgående diarier, definierar granskningsflöden per avdelning och importerar de dokument du redan har. Din kontaktperson svarar dig första arbetsdagen.
