Elektroniskt diarium för företag

Ett gemensamt in- och utgående diarium med automatisk numrering, fördelning till avdelningar, spårade svarsfrister och överlämningsprotokoll som tas fram med två klick.

Ett in- och utgående diarium som förs i en bok eller ett kalkylblad har tre återkommande problem: nummer dubbleras eller hoppas över, ingen vet vem som har handlingen efter att den diarieförts, och svarsfristen missas tills någon klagar. Det elektroniska diariet tar bort alla tre. Handlingen registreras en gång, får automatiskt nästa nummer i diariet, tilldelas en ansvarig person och startar med en frist. Från det ögonblicket kan den som har rätt att se se var den befinner sig, och till slut finns en komplett logg över företagets korrespondens som inte beror på någons minne.

Automatisk, unik och sammanhängande numrering, i separata diarier för inkommande och utgående post.
Snabb registrering: avsändare eller mottagare, dokumenttyp, datum, befordringssätt, antal bilagor.
Omedelbar fördelning till en avdelning eller person, med svarsfrist och synlig ansvarig.
Frister som följs automatiskt, med varning före förfall och en lista över handlingar som ännu saknar svar.
Överlämningsprotokoll som tas fram från ett urval, redo att skrivas ut eller skickas.
Koppling mellan den inkommande handlingen och det utgående svaret — en korrespondenstråd, inte två orelaterade poster.
Ett diarium som går att konsultera när som helst, med filter efter period, avdelning, avsändare eller status.
Automatisk överföring av avslutade handlingar till det elektroniska arkivet, med gallringsfristen för deras kategori.

Varför manuell numrering går sönder först

Ett diarium som förs för hand fungerar så länge en enda person diarieför handlingar. Så fort det finns två personer, två arbetsplatser eller en dag med stor volym uppstår dubbla nummer, hoppade nummer och inlägg som görs i efterhand "så att det stämmer". Konsekvensen är inte kosmetisk: ett diarienummer man inte kan lita på försvagar exakt det bevis det ska ge — att handlingen kom in i företaget ett visst datum. I det elektroniska diariet genereras numret av systemet vid registreringen, från en följd som är unik för varje diarium och år. Det kan inte redigeras manuellt och inte återanvändas, och varje annullering syns som en annullering, inte som ett hål i följden.

Från registrering till ansvarig person, i samma steg

Den vanligaste tidsförlusten är inte själva registreringen utan handlingens väg efteråt. I 4docs.net ingår fördelningen i registreringsformuläret: du väljer avdelning eller person och frist, och den ansvariga får handlingen direkt, med bilagor. Det finns inget steg längre där man "lägger den på skrivbordet och säger till". Från första minuten har handlingen en ägare och ett datum till vilket den ska vara avslutad, och dess status syns för alla som har rätt att se den. När ärendet är komplicerat och går över flera avdelningar kan handlingen gå direkt in i en godkännandeväg som konfigurerats i modulen för dokumentflöde.

Frister, varningar och handlingar utan svar

Korrespondens med myndigheter, partner och anställda kommer nästan alltid med en frist — ibland fastställd i lag, ibland helt enkelt av affärsmässiga skäl. Det elektroniska diariet bevakar dessa frister åt dig: varje registrerad handling har ett förfallodatum, och den ansvariga får en varning i förväg, inte efteråt. Ledningen får i sin tur en kort lista: handlingar nära fristen och de som redan passerat den, grupperade per avdelning. Varningarna skickas via SMS eller WhatsApp, och bara till den som har aktiverat dem. Listan visar vad som behöver hanteras innan fristen går ut.

Överlämningsprotokoll och överföringar mellan avdelningar

När handlingar förflyttas mellan arbetsplatser eller lämnas till ett bud, är överlämningsprotokollet fortfarande nödvändigt. I stället för att skrivas om varje gång genereras det från ett urval av handlingar: du väljer vad och till vem som överlämnas, och plattformen tar fram den numrerade listan med diarienummer, avsändare och datum. Överlämnade handlingar byter status automatiskt, så att diariet speglar verkligheten. Samma logik gäller vid årsskiftet: inventeringen av registrerade handlingar tas fram ur diariet, i stället för att rekonstrueras ur minnet.

Rättsliga referenser

Arkivlagstiftning — enligt tillämplig lagstiftning: förteckning över handlingar som skapats och mottagits, arkivplan och gallringsfrister
Lagstiftning om arkivering av dokument i elektronisk form — enligt tillämplig lagstiftning: ramverket för handlingar som flyttas från diariet till arkivet
Förordning (EU) 2016/679 (GDPR), artikel 5.1 e — korrespondens med personuppgifter sparas endast så länge som nödvändigt

Vanliga frågor

Kan numreringen ändras manuellt?

Nej. Numret genereras av systemet, från en följd som är unik för varje diarium och år, vid registreringen. Det kan varken redigeras eller återanvändas. Om en post måste annulleras förblir den synlig som annullerad, med orsak och författare — den försvinner inte, just för att följden ska kunna verifieras.

Kan jag hålla separata diarier för inkommande och utgående post?

Ja, och det är standardinställningen. Du kan definiera extra diarier, till exempel per arbetsplats eller per typ av korrespondens, var och en med sin egen nummerföljd. Alla förblir sökbara tillsammans, med filter.

Hur vet jag vem som har en handling?

Fördelningen sker vid registreringen, och handlingens status syns hela tiden: vem som har den, sedan när, vilken frist den har och vad som hänt med den hittills. Historiken sparar varje steg, med författare och tidsstämpel.

Vad händer med handlingarna när de är avslutade?

De flyttas automatiskt till det elektroniska arkivet, under den arkivplanskategori som passar, tillsammans med gallringsfristen. Det finns inget mellanstadium längre där handlingen "ligger någonstans" tills någon tar hand om den.

Kan jag koppla ett svar till handlingen det besvarar?

Ja. Den utgående handlingen kopplas till korrespondenstråden för den inkommande, så att du ser hela växlingen på ett ställe: begäran, eventuella mellanliggande handlingar och svaret, med deras diarienummer.

Kan överlämningsprotokoll tas fram?

Ja. Du väljer handlingarna och mottagaren, och protokollet genereras numrerat, med diarienummer, avsändare och datum. Överlämnade handlingar byter automatiskt status i diariet.

Relaterade artiklar

Dokumentflöde →En registrerad handling går direkt in i rätt godkännandeväg.Elektronisk arkivering →Avslutade handlingar flyttas till arkivet med sin gallringsfrist.Hur organiserar man ett företags elektroniska diarium? →De praktiska stegen: diarier, numrering, fördelning, frister.Hur sköter man dokumentflödet i ett företag? →Från registrering till godkännande, utan handlingar som fastnar på vägen.Abonnemang och priser →Kontakta teamet →

Stäng diariets bok för gott

Automatisk numrering, fördelning med frist och ett diarium som går att konsultera när som helst. Vi konfigurerar diarierna och avdelningarna tillsammans.

Se abonnemang Kontakta en rådgivare