Vanliga frågor om dokumenthantering

Att du kan visa ett arkiverat dokument för en tredje part — Skatteverket, en domstol, en revisor — eftersom du kan visa att det inte har ändrats sedan det arkiverades. Det krävs fyra saker: en pålitlig identifiering av dokumentet (kryptografisk hash), en uppgift om datum och tid för arkiveringen, metadata som beskriver dokumentet och en åtkomstlogg som visar vem som gjort vad med det. Bokföringslagen kräver att räkenskapsinformationen bevaras i sju år, men inte nödvändigtvis på papper: det avgörande är att uppgifterna går att kontrollera, är oförändrade och tillgängliga under hela bevarandetiden.

Det beror på dokumenttypen, och försiktighet är på sin plats. Bokföringslagen tillåter att räkenskapsinformation bevaras på annat medium än papper, under förutsättning att den går att läsa och kontrollera under hela bevarandetiden. 4docs lagrar för varje dokument hash, datum och tid för arkiveringen, metadata och en fullständig logg, men avgör inte åt dig vilket original som får kastas. Där originalet måste sparas rekommenderar vi ett blandat arkiv: papperet ligger kvar i pärmen, och med 4docs hittar du det på några sekunder. Vid tveksamhet, fråga din revisor.

En förteckning över de dokumentkategorier som företaget skapar, där varje kategori har en bevarandetid och ett öde när tiden gått ut: bevaras eller gallras. Myndigheter arbetar med arkivplaner och gallringsbeslut; ett företag är inte skyldigt att göra det, men har egna skyldigheter: sjuårskravet för räkenskapsinformation och förbudet att behålla personuppgifter längre än nödvändigt (artikel 5.1 e i GDPR). Utan arkivplan kan du inte motivera varför du gallrade ett dokument eller varför du fortfarande behåller ett annat. I 4docs är arkivplanen konfigurerbar och bevarandetiden tillämpas automatiskt på varje nytt dokument i kategorin.

Nej. Efter arkiveringen är filen oföränderlig: varje rättelse blir en ny version, kopplad till den föregående, och den ursprungliga versionen finns kvar i arkivet. Varje version har en egen kryptografisk hash, så du när som helst kan kontrollera att filen du laddar ner idag är identisk bit för bit med den som arkiverades för tre år sedan.

Dokumenten lagras på infrastrukturen i 4b2b-ekosystemet. Åtkomsten skyddas av inloggning och behörigheter efter roll, och varje visning, nedladdning och delning skrivs i åtkomstloggen. Den exakta platsen för servrarna och rutinerna för säkerhetskopiering bör du begära skriftligen från leverantören innan du inför tjänsten.

Nej. 4docs är ett system för dokumenthantering: arkiv, diarium, godkännandeflöde, fulltextsökning och bevarandetider. Avtalens livscykel och elektronisk signering täcks av en separat applikation i ekosystemet, 4mycontracts.net — för avtal och signering är det rätt ställe. Ett avtal som signerats där kan arkiveras här, med sin bevarandetid och företagets åtkomsträttigheter.

Varje handling som kommer in till eller går ut från företaget får ett unikt diarienummer, tilldelat automatiskt i strikt stigande ordning, tillsammans med datum och tid. Numret kan inte återanvändas och inte hoppas över: om en registrering annulleras finns den kvar i diariet med markeringen ”annullerad”, precis som i ett överstruket pappersdiarium. Du kan ha separata diarier per arbetsställe eller typ (inkommande, utgående, internt), var och en med egen nummerserie och med valfri årlig nollställning.

Ja, men manuellt. Diariet har ingen egen e-postadress och 4docs tar inte emot e-post automatiskt. Du sparar meddelandet eller bilagan som fil (till exempel ett exporterat e-postmeddelande) och registrerar det i diariet; diarienummer, datum och avsändare fylls i vid registreringen.

Ja. Registret exporteras som PDF eller XLSX för valfritt intervall, filtrerat på avdelning, avsändare, mottagare eller kategori. För utgående post kan du skapa följesedlar med förteckning över dokumenten, mottagarna och mottagarens signatur vid utlämning.

Endast användare med rollen som diariansvarig, och endast genom en motiverad annullering — inte genom radering. Skälet, författaren och tidpunkten finns kvar i loggen. Övriga användare kan bara registrera nya dokument och läsa det de har rätt att se.

Den interna väg ett dokument tar från mottagandet till avslutad handläggning: vem som tar emot det, vem som granskar, vem som godkänner och inom hur lång tid. Du definierar flödet en gång per dokumentkategori — till exempel inkommande faktura: lager → avdelningschef → ekonomi — och nya dokument i kategorin startar automatiskt på vägen.

Varje steg har en frist. När fristen närmar sig får den ansvarige en avisering; när den har passerats syns dokumentet i koordinatorns lista över försenade ärenden, med antalet försenade dagar. Du kan när som helst se flödets karta: vilka steg som är klara, vem som godkänt och när, det aktuella steget och vem som har det.

Nej, och skillnaden är viktig. Godkännandet i flödet är en intern handling som registreras i loggen — inloggad användare, tidpunkt, beslut, kommentarer — och används som bevis för den interna handläggningen. Det är inte en elektronisk signatur i den mening som avses i EU:s förordning eIDAS (910/2014). När du behöver signering med rättsverkan gentemot tredje part använder du 4mycontracts.net.

Ja. Varje användare kan ange en ersättare under en period, och dokument som skulle ha nått personen dirigeras automatiskt till ersättaren. Delegeringen syns i loggen: det antecknas att godkännandet gjordes genom delegering, av vem och under vilken period.

Det finns ingen automatisk textigenkänning (OCR) för svenska dokument: den finns bara för rumänska. Ett svenskt skannat dokument går att söka i texten bara om det har ett textlager; annars hittas det via metadata (kategori, datum, avsändare, diarienummer). Digitalt framställda PDF-filer (inte skannade) söks i hela texten, eftersom texten hämtas direkt från filen.

Du kan rätta den indexerade texten manuellt utan att röra originalfilen — rättelsen påverkar bara sökskiktet. Det finns ingen automatisk igenkänning för svenska dokument, så det finns inget igenkänningspoäng att kontrollera; för en stor mängd kan du filtrera fram dokument via metadata och rätta dem en i taget.

Vilket ord som helst i dokumentets innehåll, inte bara i filnamnet: ett fakturanummer, ett personnamn, ett organisationsnummer, ett belopp, en formulering i ett protokoll. Sökningen kombinerar texten med filter på metadata — kategori, datumintervall, avdelning, utfärdare, diarienummer — och tar hänsyn till å, ä och ö.

Nej. Resultaten filtreras efter dina rättigheter: ett dokument du inte får se visas varken i listan eller på något annat sätt. Annars skulle sökningen bli en väg för att läcka information om att vissa konfidentiella dokument finns.

Huvudregeln i bokföringslagen (1999:1078) är sju år från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Gallringen styrs av kategorin: sjuårsregeln gäller räkenskapsinformation, medan andra handlingar har egna frister som du väljer i arkivplanen. Är du osäker på en specifik handling bör du rådgöra med din revisor, eftersom undantag och särregler finns.

När bevarandetiden för ett dokument går ut hamnar det inte bort automatiskt. Det hamnar i en lista med gallringsförslag, som den arkivansvarige granskar och godkänner. Efter godkännandet raderas filen permanent, och i arkivet finns bara en registrering av att den har funnits och gallrats: kategori, intervall, datum och vem som godkände.

Rätten till radering (artikel 17 i GDPR) är inte absolut: den gäller inte när behandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig skyldighet att bevara uppgifterna. Ett CV som skickats in spontant och sparats ”för framtiden” bör raderas på begäran; en lönespecifikation eller en faktura ska inte det, eftersom den lagstadgade tiden går före. 4docs hjälper dig att hantera begäran: du söker fram alla dokument som innehåller personen, ser för varje dokument grunden och tiden, raderar det som får raderas och dokumenterar skälet för det som ligger kvar.

Genom bevarandetider som kopplas till kategorier, inte till enskilda dokument. Artikel 5.1 e i GDPR kräver att uppgifter inte bevaras längre än nödvändigt; i praktiken innebär det att du för varje kategori kan visa hur länge du behåller uppgifterna och varför. Rapporterna i 4docs listar just detta, med de dokument som passerat sin tid särskilt markerade.

Ja. Du kan lägga en spärr för gallring (”legal hold”) på ett dokument eller på ett helt ärende. Så länge spärren är aktiv kan dokumentet inte föreslås för gallring, oavsett om tiden har gått ut. Spärren, skälet och vem som satte den finns kvar i loggen.

Rättigheterna ges per roll och per dokumentkategori, inte fil för fil. En redovisningskonsult ser de ekonomiska kategorierna, en personalansvarig ser personalakterna och en chef ser allt som hör till hans eller hennes avdelning. Därutöver kan du begränsa känsliga akter till namngivna personer. Varje visning, nedladdning och delning registreras i åtkomstloggen.

Ja, via en säker länk: du bestämmer utgångsdatum, om mottagaren bara kan se eller också kan ladda ner, och eventuellt ett lösenord. Efter utgången fungerar inte länken längre, och i loggen finns kvar vem som skapade den, vem den skickades till och hur många gånger den öppnades. Du kan återkalla en länk när som helst före utgången.

Användaren, åtgärden (visning, nedladdning, ändring av metadata, delning, radering), dokumentet, tidpunkten och IP-adressen. Loggen kan inte redigeras eller raderas av användare, den kan exporteras för revision och den sparas åtminstone så länge det dokument den avser finns kvar.

Ja, i den meningen att 4docs ingår i 4b2b-ekosystemet: samma konto och samma åtkomsträttigheter för de appar du använder. Filer från andra appar laddar du upp till arkivet för hand, och avtal som signerats i 4mycontracts.net kan arkiveras här med sin bevarandetid.

Ja. Partnerprogrammet ger dig en unik rekommendationskod och en återkommande månatlig provision på prenumerationen för varje företag som registrerar sig genom dig, under hela deras prenumerationstid.

Ett konto och de dokument du redan har — skannade eller digitalt framställda (PDF, DOCX, XLSX, JPG, exporterade e-postmeddelanden). Vid aktiveringen fastställer vi tillsammans företagets arkivplan (dokumentkategorierna och bevarandetiden för varje), strukturen i arkivet och importerar sedan det befintliga arkivet. Du behöver ingen professionell skanner för att börja: du kan ladda upp fotografier från telefonen, men en fotografi utan textlager hittas via metadata, inte via texten.

I två steg. Först digitaliseringen: du skannar per kategori (inkommande fakturor, följesedlar, protokoll, korrespondens, personalakter), tydligt och rakt, så att sidorna förblir läsbara. Sedan indexeringen: vid uppladdningen extraherar 4docs texten automatiskt ur digitala dokument och föreslår kategori, datum och utfärdare, och du bekräftar. Pappersoriginalen ansvarar du för — om lagen kräver att originalet sparas ersätter inte den elektroniska kopian det automatiskt.

Ett enda månads- eller årsabonnemang, i euro, dimensionerat efter arkivutrymme, antal användare och volymen behandlade sidor. Du betalar inte per uppladdat dokument, per sökning eller per dokument som skickas i ett godkännandeflöde. Betalning sker med kort eller banköverföring mot proformafaktura.

Ja, när som helst. Vid en uppgradering räknas det återstående värdet av det löpande abonnemanget om, proportionellt per dag. Vid en nedgradering träder ändringen i kraft från nästa abonnemangsperiod, så att du inte förlorar arkivutrymme mitt i en månad du redan har betalat.

Vi exporterar hela arkivet: originalfilerna plus ett index i ett öppet format (CSV/XML) med alla metadata — kategori, diarienummer, datum, avsändare, bevarandetid — så att du kan bygga upp arkivet i ett annat system. Exporten finns tillgänglig i 30 dagar efter att abonnemanget upphört; därefter raderas uppgifterna permanent.