Gallring av dokument och GDPR-efterlevnad

Gallringsfrister fastställda per kategori och tillämpade automatiskt, med gallringsförslag enligt plan, mänskligt godkännande och register över begäran om radering.

Efterlevnad av dokument har två sidor som verkar motsäga varandra. Å ena sidan kräver lagen att vissa kategorier sparas under lagstadgade frister, i vissa fall mycket långa, särskilt för räkenskapsregister och löneregister. Å andra sidan förbjuder GDPR att personuppgifter sparas längre än nödvändigt. Båda kraven uppfylls bara om du har en uttrycklig gallringspolicy, skriven per kategori och inte per fil. På 4docs.net finns platsen där policyn lever: varje kategori i arkivplanen har en gallringsfrist, fristen tillämpas automatiskt på varje dokument inom den, och vid utgång får du ett gallringsförslag som en människa godkänner.

En gallringsfrist fastställd per kategori i arkivplanen, inte per dokument — ställs in en gång och tillämpas överallt.
Automatisk beräkning av utgångsdatum, utgående från dokumentets datum eller avslutandet av ärendet.
En varning före utgång, via SMS eller WhatsApp till den som aktiverat det, och en lista över gallringsförslag, grupperad per kategori och år.
Gallring med godkännande av en människa och en skriftlig dokumentation — ingenting försvinner automatiskt och i tysthet.
Register över begäran från registrerade personer: åtkomst, rättelse, radering, med en uppföljd svarsfrist.
Blockering av radering för dokument som fortfarande omfattas av en rättslig bevarandeskyldighet, även om radering begärs.
En fullständig logg: vad som gallrats, när, av vem och enligt vilken regel.
En efterlevnadsrapport per kategori: vad som sparas, hur länge och på vilken grund.

Lagstadgade gallringsfrister, i korthet

Utgångspunkten är redovisnings- och löneregler. De kräver som regel att räkenskapsregister, verifikationer och löneregister sparas under lagstadgade frister, i vissa fall mycket långa, just för att anställningshistoriken rekonstrueras utifrån dem. För vissa räkenskapsdokument gäller en kortare frist. Övriga kategorier — korrespondens, interna anteckningar, teknisk dokumentation, personalakter — får sina frister genom företagets arkivplan, som upprättats enligt tillämplig lagstiftning. Försök inte memorera dessa frister: skriv in dem en gång i arkivplanen och låt plattformen tillämpa dem.

Vad GDPR kräver utöver arkivlagstiftningens frister

Förordning (EU) 2016/679 lägger till en princip som gäller över alla andra: lagringsbegränsning, enligt artikel 5.1 e. Personuppgifter sparas i en form som möjliggör identifiering av personer endast så länge som nödvändigt för det ändamål för vilket de behandlas. Rätten till radering enligt artikel 17 låter den registrerade begära att sina uppgifter raderas — men rätten är inte absolut: den väjer bland annat för rättsliga bevarandeskyldigheter. I praktiken: om en tidigare anställd begär radering kan ett löneregister inte raderas, eftersom lagen kräver att det sparas. 4docs.net flaggar uttryckligen sådana situationer, så att beslutet blir dokumenterat och inte improviserat.

Så ser gallring enligt plan ut i plattformen

Automatisk, okontrollerad radering är en dålig idé: en felkonfigurerad regel kan radera en hel kategori. Därför har processen alltid en människa med i kedjan. Med ett konfigurerbart intervall före utgång tar plattformen fram en lista med förslag: vilka dokument som närmar sig fristen, från vilken kategori och på vilken grund. Den ansvariga går igenom listan, undantar allt som fortfarande måste sparas (till exempel ett ärende som är föremål för en rättstvist) och godkänner resten. Gallringen ger en skriftlig dokumentation av vad som tagits bort och enligt vilken regel, och loggen behåller spåret. Dokumentet försvinner; beviset för att det gallrats korrekt finns kvar.

Begäran från registrerade personer, på ett ställe

En begäran om åtkomst eller radering som tas emot via e-post och hanteras ur minnet är den vanligaste felpunkten för efterlevnad. I plattformen registreras begäran som sådan: vem som gjort den, vad som begärs, när den togs emot och till vilket datum den måste besvaras. Sökning i arkivet visar var den personens uppgifter förekommer, i digitala dokument och i skanningar med textlager; skanningar utan textlager kontrolleras för hand. Svaret registreras tillsammans med de dokument som stödjer det. Vid en granskning behöver du inte längre rekonstruera vad som hände för åtta månader sedan: dokumentationen finns där, med frister och beslut.

Rättsliga referenser

Förordning (EU) 2016/679 (GDPR), artikel 5.1 e — lagringsbegränsning: personuppgifter sparas endast så länge som nödvändigt för ändamålet
Förordning (EU) 2016/679 (GDPR), artikel 17 — rätten till radering ("rätten att bli bortglömd"), som väjer för rättsliga bevarandeskyldigheter
Redovisnings- och löneregler — enligt tillämplig lagstiftning: lagstadgade bevarandetider för räkenskapsregister, verifikationer och löneregister
Föreskrifter om räkenskapsdokument — enligt tillämplig lagstiftning: kortare gallringsfrister för vissa räkenskapsdokument
Arkivlagstiftning — enligt tillämplig lagstiftning: gallringsfrister som fastställs genom företagets arkivplan

Vanliga frågor

Hur länge måste jag spara företagets dokument?

Det beror på kategorin. Som regel anger redovisnings- och löneregler lagstadgade bevarandetider som varierar beroende på typ av handling; för vissa räkenskapsdokument är fristen kortare. Övriga kategorier får sina frister genom företagets arkivplan.

Om någon begär att jag raderar hans uppgifter, måste jag radera allt?

Nej. Rätten till radering enligt artikel 17 i GDPR är inte absolut: den väjer överallt där en rättslig bevarandeskyldighet finns. Ett löneregister eller ett underlag som fortfarande ligger inom den lagstadgade fristen raderas inte. Plattformen flaggar sådana situationer, så att svaret till den registrerade är ordentligt motiverat.

Raderas dokument automatiskt vid utgång?

Inte automatiskt, och aldrig i tysthet. När fristen närmar sig får du en lista med gallringsförslag, granskar den, undantar det som fortfarande måste sparas och godkänner resten. Gallringen ger en skriftlig dokumentation och finns kvar i loggen.

Vad gör jag med dokument som är inblandade i en rättstvist?

Du lägger dem i spärr: de förblir blockerade mot radering oavsett kategorins frist, tills spärren hävs. Det är just denna mekanism som förhindrar att bevis gallras bara för att "regeln sa så".

Hur visar jag gallringspolicyn för en revisor?

Från efterlevnadsrapporten: vilka kategorier du har, vilken frist var och en har, på vilken rättslig grund, och vad som faktiskt gallrats, med den skriftliga dokumentationen. Det är en lista genererad från verkliga data, inte ett policydokument skilt från verkligheten.

Beräknas fristen från dokumentets datum?

Från dokumentets datum, eller från avslutandet av ärendet eller räkenskapsåret, beroende på kategorin. Regeln väljs en gång när arkivplanen konfigureras och tillämpas sedan automatiskt.

Relaterade artiklar

Elektronisk arkivering →Arkivplanen som varje dokument ärver sin frist från.Säker delning →Vem som ser vad — den andra halvan av GDPR-efterlevnaden.Hur fastställer man en GDPR-förenlig gallringspolicy? →De praktiska stegen för en policy per kategori, inte per fil.Hur länge sparas räkenskapsdokument? →De vanliga fristerna och deras rättsliga grund, kort förklarade.Abonnemang och priser →Kontakta teamet →

Låt gallringsfristerna gå på autopilot

Vi skriver gallringspolicyn per kategori tillsammans, tillämpar den i arkivplanen, och det enda som återstår för dig är att godkänna gallringar när de förfaller.

Se abonnemang Kontakta en rådgivare