Firemný archív vedený poriadne: každý dokument zaevidovaný, indexovaný a ľahko vyhľadateľný, uchovávaný presne tak dlho, ako vyžaduje zákon, a vyradený v termíne — so schválením a záznamom.
4docs je systém na správu dokumentov navrhnutý pre spôsob, akým v skutočnosti pracuje firma na Slovensku. Vychádzali sme z jednoduchého pozorovania: dokumenty firmy sa nestratia preto, že neexistujú, ale preto, že nikto už nevie, kde sú a ako dlho ich treba uchovávať. Prijaté faktúry, dodacie listy, zápisnice, interné rozhodnutia, korešpondencia s úradmi, personálne spisy, povolenia, správy — všetko končí v zakladačoch, na súborových serveroch alebo v e-mailových schránkach, každé podľa inej logiky. 4docs ich spája na jednom mieste: zaevidujete ich v registratúre s jedinečným číslom a dátumom, pošlete ich interným obehom na schválenie s termínmi, vyhľadáte ich fulltextovo, uchováte ich pokiaľ to vyžadujú platné predpisy (pri účtovných dokladoch napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve) a vyradíte ich v stanovenom termíne v súlade so zásadou obmedzenia uchovávania podľa GDPR. Čo nerobíme: nespravujeme životný cyklus zmlúv a nevydávame elektronické podpisy — na zmluvy a digitálne podpisovanie slúži 4mycontracts.net, samostatná aplikácia z toho istého ekosystému; dokument podpísaný tam sa môže archivovať tu.
Elektronický archív bez registratúrneho plánu je len väčší priečinok, nič viac. Preto je prvým krokom každej implementácie zoznam kategórií dokumentov firmy, každá s vlastnou lehotou uchovávania a osudom po jej uplynutí. Od tejto chvíle sa všetko ostatné — číslovanie v registratúre, obeh na schválenie, návrhy na vyradenie — uplatňuje automaticky.
Každý archivovaný dokument má kryptografický odtlačok, časovú pečiatku a nemenné verzie; každé zobrazenie, stiahnutie alebo zdieľanie sa zapíše do záznamu, ktorý používatelia nemôžu upraviť. Keď príde kontrola alebo audit, nevysvetľujete, ako by archív mal fungovať — ukážete ho.
Netvrdíme, že digitál automaticky nahrádza každý papierový originál. Či môže sken nahradiť originál, závisí od typu dokumentu a od predpisov, ktoré ho upravujú. Pri elektronickom archivovaní platia podmienky, ktoré ustanovujú osobitné predpisy; pred skartáciou papierového originálu si ich overte. 4docs pripravuje dokumenty na tento proces — metadáta, odtlačok, časovú pečiatku, záznam — no otvorene hovoríme, kde končí zodpovednosť platformy a kde začína vaša.
Za 4docs stojí zmiešaný tím archivárov, špecialistov na ochranu osobných údajov a softvérových inžinierov so sídlom v Európskej únii. Každý účet dostane vyhradeného kontaktného pracovníka, ktorý pomôže s nastavením registratúrneho plánu, registrov príchodzej a odchodzej pošty, obehov na schválenie podľa oddelení a s importom existujúceho archívu — vrátane toho, čo sa naskenovalo zo zakladačov.
Dokumenty sa ukladajú šifrovane, na infraštruktúre v Európskej únii, so zálohami každý deň a bez prenosu mimo EÚ. Prístup sa udeľuje podľa roly a kategórie dokumentu a prístupový záznam je nemenný a exportovateľný na audit. Zákonné lehoty uchovávania sa priraďujú kategóriám, nespoliehajú sa na pamäť niekoho. Napríklad účtovné doklady a účtovné knihy sa podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, § 35 ods. 3 písm. c), uchovávajú desať rokov po roku, ktorého sa týkajú, a účtovné závierky a výročné správy podľa § 35 ods. 3 písm. a) rovnako desať rokov. Ostatné kategórie dostanú lehotu podľa registratúrneho plánu firmy a zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. Vyradenie po uplynutí lehoty vždy prechádza schválením a žiadosti o vymazanie podľa čl. 17 GDPR sa vybavujú po predbežnej kontrole zákonných povinností uchovávania.
4docs nie je izolovaná aplikácia. Patrí do ekosystému 4b2b: jeden účet, rovnaké prístupové práva a jedna faktúra za všetky firemné aplikácie, ktoré používate. Tam, kde to aplikácie ekosystému podporujú, môžu dokumenty z nich smerovať do archívu, pričom kategória a lehota uchovávania sa uplatnia podľa registratúrneho plánu. Na zmluvy a digitálne podpisovanie má ekosystém vyhradenú aplikáciu — 4mycontracts.net.
Nastavíme registratúrny plán firmy, otvoríme registre príchodzej a odchodzej pošty, určíme obehy na schválenie podľa oddelení a importujeme dokumenty, ktoré už máte. Kontaktný pracovník vás sprevádza každou etapou.
