Čo presne znamená dobre urobený elektronický archív
Rozdiel medzi zdieľaným priečinkom a elektronickým archívom nie je v úložnom priestore, ale v štruktúre. Archív má registratúrny plán: zoznam kategórií dokumentov, ktoré firma vytvára alebo prijíma, a každá kategória má svoju lehotu uchovávania. Má fond — súhrn dokumentov, ktoré vytvorila firma — rozdelený do inventárov, zvyčajne podľa roka a oddelenia. A má archívnu jednotku: spis, ktorý zoskupuje dokumenty rovnakého typu z jedného obdobia. 4docs.net preniesol túto logiku do digitálnej podoby. Pri nahrávaní dokumentu zvolíte jeho kategóriu z registratúrneho plánu a platforma automaticky určí, kam patrí a ako dlho ho treba uchovávať. Výsledkom je archív, ktorý zostáva usporiadaný sám od seba, namiesto toho, aby sa s rastom rozkladal.
Ako do platformy preniesť archív, ktorý už máte
Takmer žiadna firma nezačína od nuly: existujú spisy v depozitári, skeny v priečinkoch, prílohy zostali v e-mailoch niektorých ľudí. Migrácia začína mapou toho, čo máte: aké kategórie dokumentov existujú, za aké roky a v akom objeme. Digitálne dokumenty sa nahrávajú hromadne, s mapovaním medzi existujúcimi názvami priečinkov a kategóriami z registratúrneho plánu, aby sa stará štruktúra nestratila, ale preložila. Papierové dokumenty sa skenujú postupne, najskôr tie, ktoré sa často hľadajú, a tie, ktorých lehota sa blíži. Pri každej archívnej jednotke sa uchováva aj fyzický odkaz — regál, škatuľa, spis — aby ste sa z výsledku vyhľadávania dostali priamo k papierovému originálu, pokiaľ ešte existuje.
Depozitár nezmizne, keď sa archív digitalizuje
Pri archívnych dokumentoch nestačí vedieť, čo uchovávate, ale aj kde. Pokiaľ fyzické spisy existujú, niekto musí vedieť okamžite povedať, v ktorej škatuli, na ktorom regále a v ktorom depozitári sa archívna jednotka nachádza — a pri kontrole sa to overuje. V 4docs.net je depozitár skutočnou štruktúrou: depozitár, miestnosť, regál, polica, škatuľa, každá s kódom a voliteľne s deklarovanou kapacitou, aby do škatule nepribudlo viac, než sa tam zmestí. Každá škatuľa si môže vytlačiť štítok so zoznamom jednotiek vnútri. Keď spis opúšťa depozitár, odchádza s kartou: kto si ho vzal, na aký účel, dokedy — a spisy nevrátené v termíne sa zobrazia osobitne, lebo spis, ktorý odišiel a nevrátil sa, je jediný spôsob, ako archív naozaj stratí dokumenty. Nahliadnutie na mieste sa eviduje osobitne od výpožičky, pretože riziko nie je rovnaké. Presuny medzi oddelením a archívom alebo do externého depozitára sa zaznamenávajú odovzdávacím protokolom so zoznamom jednotiek a počtom listov — nie e-mailom a pamäťou.
Ako dlho treba uchovávať jednotlivé dokumenty
Lehoty nie sú jednotné a nedajú sa uhádnuť. Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve ustanovuje pri účtovných dokladoch a účtovných knihách desať rokov po roku, ktorého sa týkajú (§ 35 ods. 3 písm. c)), a rovnako desať rokov pre účtovné závierky a výročné správy (§ 35 ods. 3 písm. a)). Pri ostatných kategóriách — korešpondencii, personálnych spisoch, povoleniach, interných dokumentoch — stanovuje lehotu registratúrny plán firmy, zostavený podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. Pri niektorých dokladoch môže platiť iná lehota podľa osobitného predpisu; presné lehoty si overte pred nastavením v registratúrnom pláne, najlepšie s účtovníkom alebo právnikom firmy. V 4docs.net je lehota vlastnosťou kategórie, nie súboru: nastavíte ju raz v registratúrnom pláne a uplatní sa automaticky na všetky dokumenty, ktoré tam pribudnú. Upozornenie na blížiacu sa lehotu príde vopred, nie dodatočne.
Právna hodnota elektronicky archivovaného dokumentu
Naskenovaný súbor odložený do priečinka sám osebe nemá dôkaznú hodnotu. Podmienky, za ktorých elektronický dokument môže slúžiť ako dôkaz, ustanovujú osobitné predpisy; všeobecne platí, že dokument musí zostať neporušený, identifikovateľný, sprevádzaný metadátami a dostupný po celú lehotu uchovávania. 4docs.net vám dáva časť, ktorá patrí k vnútornej disciplíne: povinné metadáta, odtlačok integrity vypočítaný pri nahrávaní, prístupový záznam a automatické uplatnenie lehoty uchovávania. Pri dokumentoch, kde zákon vyžaduje podpis, sa podpisovanie robí oddelene — na zmluvy a digitálne podpisovanie slúži sesterská platforma 4mycontracts.net.
