Zákonné lehoty uchovávania v skratke
Východiskom je zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, ktorý pri účtovných dokladoch a účtovných knihách ustanovuje desať rokov po roku, ktorého sa týkajú (§ 35 ods. 3 písm. c)), a rovnako desať rokov pre účtovné závierky a výročné správy (§ 35 ods. 3 písm. a)). Pri ostatných kategóriách — korešpondencii, interných poznámkach, technickej dokumentácii, personálnych spisoch — lehotu určuje registratúrny plán firmy, zostavený podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. Pri niektorých účtovných dokladoch môže platiť iná lehota podľa osobitného predpisu; overte ju pred nastavením. Nesnažte sa lehoty držať v hlave: zapíšte ich raz do registratúrneho plánu a nechajte platformu, aby ich uplatňovala.
Čo GDPR pridáva k lehotám z archívneho práva
Nariadenie (EÚ) 2016/679 pridáva zásadu, ktorá platí nad všetkými ostatnými: obmedzenie uchovávania podľa čl. 5 ods. 1 písm. e). Osobné údaje sa uchovávajú v podobe umožňujúcej identifikáciu dotknutých osôb najdlhšie dovtedy, kým je to potrebné na účel, na ktorý sa spracúvajú. Právo na vymazanie podľa čl. 17 dáva dotknutej osobe možnosť požiadať o zmazanie jej údajov — no toto právo nie je absolútne: ustupuje pred zákonnými povinnosťami uchovávania. Ak bývalý zamestnanec požiada o vymazanie, mzdový list sa nedá zmazať, ak ho zákon vyžaduje uchovávať. 4docs.net takéto situácie označí, aby vaša odpoveď bola správne odôvodnená, nie improvizovaná.
Ako vyzerá vyradenie v termíne v platforme
Automatické vymazanie bez kontroly je zlý nápad: nesprávne nastavené pravidlo môže zmazať celú kategóriu. Preto tok vždy obsahuje človeka. Platforma v nastaviteľnom intervale pred uplynutím lehoty vygeneruje zoznam návrhov: ktoré dokumenty sa blížia k termínu, z akej kategórie, na akom základe. Zodpovedná osoba zoznam prekontroluje, vylúči to, čo treba uchovať ďalej (napríklad spis zapojený do súdneho sporu), a schváli zvyšok. Vyradenie vytvorí zápisnicu o tom, čo bolo vyradené a na základe akého pravidla, a denník uchová stopu. Dokument zmizne, dôkaz, že bol vyradený správne, zostane.
Žiadosti dotknutých osôb na jednom mieste
Žiadosť o prístup alebo vymazanie, ktorá prišla e-mailom a vybavila sa z pamäte, je najčastejším miestom zlyhania súladu. V platforme sa žiadosť zaeviduje ako taká: kto ju podal, čo žiada, kedy bola prijatá a dokedy treba odpovedať. Vyhľadávanie v archíve ukáže, kde sa údaje danej osoby objavujú, vrátane naskenovaných dokumentov — pri slovenských skenoch len tam, kde je textová vrstva alebo ručná kontrola. Odpoveď sa zapíše spolu s dokumentmi, na ktorých je založená. Pri kontrole nemusíte rekonštruovať, čo sa stalo pred dlhším časom: záznam je tam, s termínmi aj rozhodnutiami.
