Prístup podľa roly, nie podľa osoby
Práva udelené osobu za osobou sa na začiatku zdajú jednoduché a po tridsiatom zamestnancovi sa stanú neudržateľné. Model, ktorý obstojí, je model podľa rolí: definujete, čo môže rola robiť — napríklad „zodpovedný za personalistiku“ alebo „ekonóm“ — a rolu priradíte ľuďom. Keď niekto zmení pozíciu, zmeníte mu rolu a práva sa upravia samé. Keď odíde z firmy, deaktivujete účet a naraz mu zmiznú všetky prístupy vrátane tých, ktoré boli udelené ad hoc. Nad roly sa kladú práva podľa oddelenia a kategórie dokumentov, takže manažér vidí všetko, čo patrí do jeho oblasti, ale nič zo zón, ktoré sa ho netýkajú.
Odkazy s platnosťou pre tých, kto nemá účet
Externý audítor, advokát, banka alebo partner občas potrebujú dokumenty, ale nepotrebujú trvalý účet. Pre nich platforma vygeneruje odkazy s platnosťou: vyberiete dokument alebo spis, dobu platnosti a či je povolené sťahovanie, alebo len zobrazenie. Odkaz môže vyžadovať dodatočné heslo a dá sa kedykoľvek odvolať, aj pred uplynutím platnosti. Na rozdiel od e-mailovej prílohy, ktorá sa po odoslaní definitívne vymyká kontrole, odkaz zostáva vaším: vidíte, koľkokrát bol otvorený, a zatvoríte ho, keď spolupráca skončí.
Vodoznak a záznam: odstrašenie a dôkaz
Žiadne technické opatrenie nezabráni fotografii obrazovky. Dá sa znížiť pokušenie a uchovať dôkaz. Vodoznak na odkazoch odoslaných mimo firmy nesie meno príjemcu, dátum a čas — a dokument, ktorý koluje ďalej, ukáže svoj pôvod sám. Prístupový záznam dopĺňa obraz: každé otvorenie, stiahnutie a zdieľanie zostáva zapísané s autorom a časovou pečiatkou. Pri podozrení na únik informácií dostane otázka „kto mal prístup k tomuto dokumentu za posledné tri mesiace?“ presnú odpoveď, nie zoznam domnienok.
Zdieľanie a súlad s GDPR
Veľa dokumentov firmy obsahuje osobné údaje: personálne spisy, potvrdenia, korešpondenciu so zamestnancami, údaje zástupcov partnerov. Pri týchto dokumentoch nie je kontrola prístupu organizačnou preferenciou, ale požiadavkou súladu. Praktickým princípom je minimalizácia: každá osoba vidí presne to, čo potrebuje na svoju úlohu. Prístupový záznam dodáva druhú zložku, ktorú vyžaduje — schopnosť dokázať, kto čo otvoril. Spolu s pravidlami uchovávania sú to dve veci, ktoré kontrola overuje ako prvé, keď sa pýta, ako sú chránené údaje vo vašom archíve.
