Dokumenthåndtering for norske bedrifter
4docs samler bedriftens dokumenter i ett arkiv. Du registrerer dokumentet, sender det til godkjenning, finner det igjen med søk og setter det opp til sletting når oppbevaringsfristen er over. Alt skjer i samme løsning, uten å lete i mapper og e-postkasser.
- Oppbevaring etter bokføringsloven § 13
- Søk i dokumentenes digitale tekst
- Sletting ved fristens utløp, i tråd med GDPR
Hva er et dokumenthåndteringssystem (DMS)?
Et dokumenthåndteringssystem (DMS) er programmet der en virksomhet oppbevarer alle dokumentene sine elektronisk: registrerer dem, klassifiserer dem etter arkivplanen, sender dem til godkjenning, finner dem ut fra innholdet og lagrer dem akkurat så lenge loven krever. Det erstatter den vanlige løsningen: papirmappene, den felles disken og journalen i Excel.
4docs.net er et slikt system for norske små og mellomstore bedrifter: et elektronisk arkiv med automatisk registreringsnummer, godkjenningsflyt på tvers av avdelinger, søk i dokumenter med digital tekst og oppbevaringsfrister knyttet til dokumenttypene.
Hva du kan gjøre med 4docs.net
Seks konkrete ting du gjør i samme program, uten å eksportere filer.
Du arkiverer hele virksomhetens dokumentasjon elektronisk
Dokumentene ligger i et digitalt arkiv, organisert etter arkivplanen, ikke i mapper oppkalt etter personen som lagret dem.
Du fører inngående og utgående postjournal
Hvert mottatt eller sendt dokument får automatisk et registreringsnummer, og oversiktene lages fra registeret.
Du sender dokumentene gjennom godkjenning
Du bestemmer hvem som godkjenner, i hvilken rekkefølge og innen hvor lang tid. Dokumentet forsvinner ikke mellom to kontorer.
Du søker i teksten, ikke i filnavnet
Dokumenter med digital tekst kan finnes etter et beløp, et leverandørnavn eller et nummer som står i dem.
Du overholder de lovpålagte oppbevaringsfristene
Hver dokumenttype har sin frist, som følges automatisk. Ved utløp får du forslag om sletting, ikke en overraskelse ved kontroll.
Du gir styret tilgang i stedet for kopier på e-post
Du deler etter rolle og med lenker som utløper, og hver åpning registreres i tilgangsloggen.
Hva du får, og hva du bør være oppmerksom på
Fordeler
- Du finner ethvert dokument på få sekunder, også eldre skanninger med digital tekst, fordi søket går i innholdet.
- Registreringsnummeret gis automatisk, og det parallelle registeret i Excel forsvinner.
- Oppbevaringsfristene følges av systemet, ikke av en kollegas hukommelse.
- Dokumentene sirkulerer ikke som vedlegg: du har én versjon med historikk.
- Plassen til fysisk arkiv og transporten til arkivlokalet går markant ned.
- Ved en kontroll har du straks listen over dokumentene, og hvem som har åpnet dem, og når.
Begrensninger å kjenne til
- Det tar tid å flytte det gamle papirarkivet over: skanning og registrering av papirdokumenter er reelt arbeid, som du gjør internt eller med en skanningsleverandør.
- Tekstgjenkjenning (OCR) finnes i dag bare for rumenske dokumenter. Skannede bilag uten tekstlag og håndskrevne eller falmede dokumenter må kontrolleres manuelt.
- Arkivplanen må tenkes gjennom på forhånd. Hvis du improviserer den, blir det like vanskelig å finne dokumenter som før.
- Papiroriginaler som loven krever å oppbevare fysisk, forsvinner ikke av seg selv. Elektronisk arkivering har egne krav, og noen originaler må fortsatt oppbevares fysisk.
Slik virker 4docs.net, i 4 steg
Du oppretter arkivplanen din
Du definerer avdelinger og dokumenttyper og knytter en oppbevaringsfrist til hver av dem. Du starter fra en mal bygget på bokføringsloven og tilpasser den til virksomheten.
Du laster opp eller skanner dokumentene
Hvert dokument får automatisk registreringsnummer, dato, avdeling og ansvarlig. Tekstgjenkjenning (OCR) finnes i dag bare for rumenske dokumenter, så skannede dokumenter må ha et tekstlag eller kontrolleres manuelt før du stoler på søket.
Du sender det til godkjenning
Du velger godkjenningsflyten per avdeling. Hvert trinn har en frist og en ansvarlig, og du ser hvor dokumentet står, uten å jage noen på e-post.
Du oppbevarer det i lovens frist og sletter kontrollert
Når fristen er ute, får du forslag om sletting. Sletting skjer først etter din beslutning, og handlingen står i tilgangsloggen.
4docs.net sammenlignet med andre måter å føre bedriftens arkiv på
Hver løsning har sin plass. Tabellen sammenligner det som betyr noe når du leter etter et gammelt dokument, eller når Skatteetaten ber om materiale.
| Kriterium | 4docs.net | Mapper på server eller felles disk | SharePoint | Fysisk arkiv med ekstern lagring | Klassisk DMS installert lokalt |
|---|---|---|---|---|---|
| Automatisk registreringsnummer | Ja, ved hver inngående og utgående post | Nei — føres manuelt, typisk i Excel | Ja, men krever eget oppsett | Ja, i papirjournalen | Ja |
| Søk i dokumentets innhold | Ja, for dokumenter med digital tekst | Bare etter filnavn | Ja, i planer som inkluderer indeksering | Nei — søk skjer i fortegnelsen | Vanligvis en egen modul med egen lisens |
| Oppbevaringsfrister følges automatisk | Ja, ut fra arkivplanen | Nei | Ja, via oppbevaringsregler satt opp av en administrator | Ja, ivaretatt av lagerleverandøren | Ja, etter oppsett |
| Godkjenningsflyt med frister | Ja, inkludert | Via e-post, uten oppfølging | Ja, med automatiseringer bygget separat | Nei | Ja |
| Tilgangslogg per dokument | Ja, for hver åpning | Begrenset til mappens rettigheter | Ja | Papirbasert konsultasjonsregister | Ja |
| Hva oppstarten krever | En konto og virksomhetens arkivplan | Ingenting — men rotet blir | Lisenser, oppsett og en administrator | Oppbevaringsavtale, transport, leveringstid ved forespørsel | Server, lisenser, implementeringsprosjekt |
SharePoint og lokalt installerte DMS-systemer dekker lignende behov, men krever lisenser, oppsett og en egen administrator. Et eksternt arkiv er fortsatt nyttig for papiroriginalene du må oppbevare. Elektronisk fakturering og elektronisk signering av kontrakter hører ikke til i denne sammenligningen: 4docs.net forvalter dokumentarkivet, men oppretter ingen fakturaer og signerer ingen kontrakter.
Les veiledningen: dokumenthåndtering i bedriftenDer dokumentene samler seg mest
Papirmengden er ikke lik overalt. I bransjene under koster et dokument du ikke finner fakturerbar tid, et gebyr eller en dags forsinkelse. For hver av dem løser 4docs.net noe annet.
Se tjenesteneRegnskapsbyråer og rådgivere
Kundemappen blir komplett og søkbar, uten permer på hyllene og uten arkiv i kjelleren.
Bygg og anlegg
Tillatelser, overtakelsesprotokoller og byggedokumentasjon ligger sammen med prosjektet de hører til.
Transport og logistikk
Fraktbrev og transportdokumenter finner du etter nummer eller innhold, ikke etter esken i lageret.
Helse og omsorg
Dokumentene til virksomheten får rollebasert tilgang, og hver åpning føres i loggen.
Kommuner og offentlig sektor
Postjournal, vedtak og korrespondanse får automatisk løpenummer, og svarfristene er synlige i panelet.
Industri og produksjon
Tekniske filer, kvalitetsrapporter og arbeidsinstrukser sirkulerer bare i siste godkjente versjon.
Detaljhandel
Dokumenter fra leverandører og butikker havner i samme register, uansett hvem som skanner dem.
Profesjonelle tjenester
Prosjektmapper, møtereferater og korrespondanse arkiveres per kunde, med full historikk.
4docs.net i 4b2b-nettverket
Selskapets dokumentarkiv står ved siden av applikasjonene du allerede bruker: dokumenter lastes opp fra panelet eller importeres fra en mappe, hvert dokument får et nummer, en frist og en godkjenningsflyt, og varsler om frister og godkjenninger når deg på SMS eller WhatsApp, bare hvis du har takket ja. Se alle 4b2b-plattformene
- Det kommer inn fra flere kanalerEn PDF, også skannet, en fil lastet opp i panelet, en masseimport fra en mappe eller en opplastingslenke avsenderen bruker til å sende inn filen — dokumentet havner i samme register, med samme registreringsnummer.
- Bare én versjon bestårVedlegg slutter å sirkulere. Kolleger får en lenke til dokumentet med rettighetene for sin rolle, og historikken bevares.
- Frister glipper ikke ubemerketOppbevaringsfrister og forfallsdatoer er synlige i panelet, så du ser hvilke dokumenter som nærmer seg en frist.
Du finner dokumentet etter det som står i det, ikke etter filnavnet
Hvert dokument får et registreringsnummer, en dato, en avdeling og en ansvarlig, og arkiveres i sin mappe. Du skriver et beløp, et organisasjonsnummer, et leverandørnavn eller et registreringsnummer og får dokumentet, plassen i mappen og opplysningene om det. Tekstsøket dekker dokumenter med digital tekst, altså dokumenter som allerede inneholder lesbar tekst.
Søket dekker bare dokumentene rollen din har tilgang til.
Partnerprogram
Tjen gjentakende provisjon når du anbefaler 4docs.net til selskapene du samarbeider med