Guide: dokumenthåndtering i virksomheten
Åtte korte svar på spørsmålene enhver virksomhet stiller når den skal få orden på dokumentene: hva du oppbevarer, hvor lenge, og hvordan du finner det raskt.
Dokumenthåndtering handler om fire ting: du registrerer dokumentene når de kommer inn, sender dem gjennom en intern flyt, arkiverer dem strukturert, og sletter dem til rett tid.
De juridiske utgangspunktene er felles for norske virksomheter: bokføringsloven § 13 for oppbevaringstider for regnskapsmateriale, og personvernforordningen (GDPR) for personopplysninger. Sjekk alltid gjeldende tekst på lovdata.no.
Hver side nedenfor svarer på ett spørsmål, på under to minutter å lese.
Arkivering og rettslig verdi
Hva en riktig digital arkivering innebærer, og når et digitalt lagret dokument kan erstatte originalen.
Hva er elektronisk arkivering av dokumenter?
Elektronisk arkivering er organisert oppbevaring av virksomhetens dokumenter i digitalt format, i tråd med oppbevaringsfristene.
Hva betyr arkivering med rettslig verdi?
Et digitalt lagret dokument har verdi bare hvis du kan vise at det ikke er endret etter at det ble registrert.
Fysisk arkiv eller elektronisk arkiv: hva velger du?
Valget endrer ikke oppbevaringsfristene. Det endrer kostnaden, søketiden og risikoen for å miste dokumenter.
Oppbevaringstider og etterlevelse
Hvor lenge du beholder hvert dokument, og hvordan du får oppbevaringsfrister og GDPR til å gå sammen.
Den daglige dokumentflyten
Hvordan dokumenter kommer inn i virksomheten, hvor de går, og hvordan du finner dem etter at de er arkivert.
Hvordan organiserer du elektronisk postregistrering i virksomheten?
Postregistreringen er virksomhetens inngangsport for dokumenter og det første steget mot arkivet.
Hvordan fungerer OCR på skannede dokumenter?
OCR gjør en skannet side fra et enkelt bilde til et dokument der du kan søke etter ord; i plattformen gjelder dette bare for rumenske dokumenter.
Hvordan lager du en dokumentflyt med godkjenning i virksomheten?
En god dokumentflyt har tre elementer: et registrert dokument, tydelige trinn og en frist på hvert trinn.
Modulene i 4docs
De seks modulene som dekker temaene i denne guiden.
Elektronisk arkivering
Digitalt arkiv bygget etter arkivplanen, med oppbevaringstid per dokumenttype.
Elektronisk postregistrering
Inn- og utgående post i ett register, med automatisk nummer, fordeling og overleveringslister.
Dokumentflyt og godkjenning
Intern fordeling per avdeling, godkjenning med frist og navngitt ansvarlig på hvert trinn.
OCR og fulltekstsøk
Søk i innholdet i dokumenter som har tekst, og tekstgjenkjenning der den støttes.
Oppbevaring og GDPR
Lovpålagte oppbevaringstider, sletting ved frist med godkjenning og logg over slettinger.
Sikker deling
Tilgang per rolle, lenker med utløp for eksterne parter og fullstendig tilgangslogg.
Få orden på virksomhetens arkiv
Se hvilke moduler som passer deg og hva de koster, eller skriv til oss om hvor mye dokumentasjon du har.