Elektronická archivace dokumentů pro české firmy
4docs drží účetní a daňové doklady na jednom místě. Nahrajete PDF nebo sken, dokument dostane číslo registratury, text PDF se zpřístupní pro hledání a retenční lhůta hlídá, kdy smí být skartován.
- Spisový a skartační řád podle zákona č. 499/2004 Sb.
- Vyhledávání v textu dokumentů
- Skartace po uplynutí lhůty, v souladu s GDPR
Co je systém pro správu dokumentů (DMS)?
Systém pro správu dokumentů je aplikace, v níž firma vede všechny své dokumenty v elektronické podobě: eviduje je, třídí, posílá na schvalovací oběh, vyhledává podle obsahu a uchovává přesně tak dlouho, jak vyžaduje zákon. Nahrazuje obvyklou kombinaci pořadačů, sdílené složky na serveru a podacího deníku vedeného v tabulce.
4docs.net je takový systém postavený pro firmy v České republice: elektronický archiv podle spisového plánu, podací deník s automatickým pořadovým číslem, interní schvalování s termínem u každého kroku, hledání v textu PDF a lhůty uložení sledované podle skartačního řádu — 5 let u účetních dokladů podle § 31 zákona o účetnictví a 10 let u daňových dokladů podle § 148 daňového řádu.
Co můžete s 4docs.net dělat
Šest konkrétních věcí, které zvládnete v jedné aplikaci, bez exportu souborů mezi nástroji.
Archivujte podle spisového plánu, ne do složek
Třídíte podle agendy, oddělení a druhu dokumentu. Každý druh má vlastní lhůtu uložení a vlastní pravidlo skartace.
Veďte podací deník
Každý přijatý i odeslaný dokument dostane automaticky pořadové číslo, datum, oddělení a odpovědnou osobu, bez paralelní tabulky.
Posílejte dokumenty ke schválení
Určíte, kdo schvaluje, v jakém pořadí a do kolika dnů. Dokument se přestane ztrácet mezi jednotlivými stoly.
Hledejte v textu, ne v názvu souboru
PDF s textovou vrstvou se prohledávají: dokument najdete podle částky, IČO nebo názvu dodavatele, který je v něm napsán.
Plňte lhůty uložení
Každý druh dokumentu má svou lhůtu — 5 let u účetních dokladů podle § 31 zákona o účetnictví, 10 let u daňových dokladů podle § 148 daňového řádu — sledovanou automaticky, s návrhem na skartaci po jejím uplynutí.
Dávejte přístup podle role, ne kopie e-mailem
Sdílejte podle oprávnění a odkazů s platností a každé otevření se zapíše do záznamu přístupů.
Co získáte a s čím počítat
Výhody
- Najdete libovolný dokument během pár sekund, i staré skeny, protože vyhledávání prohledává obsah.
- Pořadové číslo se přiděluje samo: zmizí paralelní podací deník vedený v tabulce.
- Lhůty uložení hlídá systém, ne paměť kolegy.
- Dokumenty přestanou kolovat jako přílohy e-mailů: zůstane jedna verze s celou historií.
- Klesne počet pořadačů a náklady na externí archiv.
- Při kontrole máte okamžitě seznam dokumentů, kdo je otevřel a kdy.
Limity, které je dobré znát
- Převod starého archivu zabere čas: skenování a indexace papírů zůstávají skutečnou prací, ať už ji děláte interně, nebo s externí digitalizační firmou.
- Skeny bez textové vrstvy se nedají prohledávat; u rukopisů, vybledlého papíru nebo nekvalitních skenů je potřeba kontrola člověkem.
- Spisový plán je třeba promyslet jednou a s rozmyslem. Když se improvizuje, hledání dokumentů zůstává stejně obtížné jako dřív.
- Digitalizace nezbavuje firmu všech povinností: sama rozhoduje, které listinné originály zůstanou zachovány, a odpovídá za zákonné lhůty a za výmaz osobních údajů podle GDPR a zákona č. 110/2019 Sb. Software to usnadňuje, nenahrazuje.
Jak 4docs.net funguje, ve 4 krocích
Nastavte spisový plán
Vypište druhy dokumentů, které ve firmě skutečně procházejí — přijaté faktury, dodací listy, mzdové doklady, korespondenci, zápisy — a každému přiřaďte lhůtu uložení a pravidlo skartace. Vycházejte ze šablony podle zákona č. 499/2004 Sb. a daňového řádu a přizpůsobte ji firmě.
Nahrajte nebo naskenujte dokumenty
Každý dokument dostane číslo podacího deníku, datum, oddělení a odpovědnou osobu. Dokumenty s textovou vrstvou jsou k nalezení podle obsahu; sken bez ní je třeba zkontrolovat ručně.
Pošlete jej do interního schvalování
Vyberete schvalovací trasu podle oddělení. Každý krok má termín a odpovědnou osobu a stav dokumentu je vidět v reálném čase, bez dotazů e-mailem.
Uchovejte jej po stanovenou dobu a skartujte jej zdokumentovaně
Po uplynutí lhůty dostanete návrh na skartaci. Smazání proběhne na základě vašeho rozhodnutí a zapíše se do záznamu přístupů. Výmaz osobních údajů se řídí GDPR.
4docs.net oproti jiným způsobům vedení firemního archivu
Každá varianta má své místo. Tabulka níže porovnává to, na čem záleží, když hledáte starý doklad nebo když přijde kontrola.
| Kritérium | 4docs.net | Síťová složka nebo NAS | Papírový podací deník nebo Excel | Obecný cloud (SharePoint, Drive, Dropbox) | Klasický DMS instalovaný ve firmě |
|---|---|---|---|---|---|
| Automatické pořadové číslo | Ano, u došlé i odeslané pošty | Ne | Ručně | Ne | Ano |
| Vyhledávání v obsahu dokumentu | Ano, v textu PDF souborů | Jen podle názvu souboru | Ne, hledá se v deníku | Částečně, obvykle jen u textových souborů | Obvykle samostatný modul s vlastní licencí |
| Automaticky hlídané lhůty uložení | Ano, podle spisového plánu | Ne | Zapisují se ručně | Ne | Ano, po nastavení |
| Schvalovací oběh s termínem u každého kroku | Ano, v ceně | E-mailem, bez sledování | Ne | Základní schvalování bez termínu u kroků | Ano |
| Záznam přístupů ke každému dokumentu | Ano, u každého otevření | Omezeno na oprávnění ke složce | Ne | Částečně | Ano |
| Co je potřeba na začátek | Účet a spisový plán firmy | Nic, ale nepořádek zůstane | Nic, ale nic se nedá najít | Licence, konfigurace a správce | Server, licence a implementační projekt |
SharePoint a DMS instalované na vlastním serveru řeší podobné potřeby, ale vyžadují licence, konfiguraci a správce na plný úvazek. Externí archiv zůstává užitečný pro listinné originály, které firma musí fyzicky uchovat. Elektronická fakturace a podepisování smluv do srovnání nepatří: 4docs.net spravuje dokumentový archiv, faktury nevystavuje a smlouvy nepodepisuje.
Přečtěte si průvodce: správa dokumentů ve firměKde se hromadí nejvíc dokumentů
Objem papíru není všude stejný. V oborech níže stojí těžko dohledatelný doklad fakturovatelný čas, pokutu nebo den zpoždění. Pro každý z nich 4docs.net řeší něco jiného.
Zobrazit službyÚčetní kanceláře a daňové poradenství
Spis každého klienta zůstane úplný a prohledatelný, bez regálů pořadačů a bez archivu ve sklepě.
Stavebnictví a montáže
Stavební povolení, předávací protokoly a stavební deník zůstávají připojené k projektu, ke kterému patří.
Doprava a logistika
Dodací listy a přepravní dokumenty najdete podle čísla nebo podle textu, ne podle krabice ve skladu.
Zdravotnictví a sociální služby
Dokumenty zařízení a klientů mají přístup podle rolí a každé otevření zůstane v záznamu přístupů.
Veřejná správa a samospráva
Podací deník přiděluje čísla sám a lhůty pro odpovědi se sledují automaticky.
Průmysl a výroba
Technické listy, zprávy o kvalitě a pracovní postupy kolují jen v poslední schválené verzi.
Obchod a prodejní sítě
Doklady od dodavatelů a z poboček vstupují do stejného deníku, bez ohledu na to, kdo je naskenuje.
Profesní služby
Spisy projektů, zápisy a korespondence se archivují podle klienta, s úplnou historií.
4docs.net v síti 4b2b
Firemní archiv dokumentů stojí vedle aplikací, které už používáte. Dokumenty do něj nahráváte ze skeneru nebo ze souborů a účet i přístupová práva jsou společné pro celý ekosystém 4b2b. Všechny platformy 4b2b
- Přijde z různých zdrojůNaskenované PDF, soubor nahraný v panelu, hromadný import podle složek nebo odkaz, přes který korespondent odešle soubor do spisu, který firma předem vybrala. Vše končí v archivu.
- Zůstane jediná verzePřílohy už nekolují. Kolegové dostanou odkaz na dokument s právy podle své role a historie zůstane úplná.
- Lhůty nezapadnouLhůty uložení a termíny podacího deníku jsou vidět v panelu. Pokud zapnete upozornění, firma dostane SMS nebo zprávu WhatsApp dřív, než lhůta vyprší.
Dokument najdete podle toho, co je v něm napsané, ne podle názvu souboru
Každý nahraný dokument se dostane do vyhledávacího indexu podle textu, který už obsahuje; naskenované dokumenty bez textové vrstvy je potřeba ověřit ručně. Zadáte částku, jméno dodavatele nebo číslo z papíru starého pět let a dostanete dokument, stránku a spis, ve kterém leží — včetně skenů pořízených dřív, než jste přešli na 4docs.net.
Hledá se jen v dokumentech, ke kterým má vaše role přístup.
Partnerský program
Získávejte opakované provize doporučením 4docs.net firmám, se kterými spolupracujete