Често задавани въпроси

Въпроси и отговори за управлението на документи

Конкретни отговори за сроковете за съхранение на счетоводните документи по Закона за счетоводството, за електронния архив с доказателствена сила, за регистратурата с автоматично номериране и за изтриването при изтичане на срока по GDPR.

Срокове за съхранение

Колко години се пазят фактурите в България?

Счетоводната информация се пази по Закона за счетоводството. Регистрите и финансовите отчети, включително документите за данъчен контрол, се пазят 10 години. Точния срок за конкретен документ определете със счетоводителя.

Колко години се пазят ведомостите за заплати?

50 години, според чл. 12, ал. 1 от Закона за счетоводството. Срокът се брои от 1 януари на следващия отчетен период.

Може ли документите да се пазят само в имейла?

Не е добро решение. Имейлът няма регистър, права на достъп или правило за срок. Документът трябва да е в архива с номер, дата и отговорен служител.

Какво прави 4docs със срока на съхранение?

4docs пази документите и показва правилото за срок, което сте задали за техния вид. Системата не определя сама законовия срок.

Архив и регистратура

Какво означава архив с доказателствена сила?

Архивираният документ може да бъде представен на трето лице, например на контролен орган или одитор, и може да се докаже, че не е променян след архивирането. За това са нужни неизменност и журнал на достъпа, а не просто запазване на файл.

Как работи автоматичното номериране в регистратурата?

Всеки входящ и изходящ документ получава следващия номер автоматично. Системата записва и датата, отдела и отговорното лице. Номерата не се използват повторно, така че регистърът остава непрекъснат.

Може ли архивиран документ да се променя?

Не. След архивиране файлът е неизменен: всяка корекция е нова версия, свързана с предишната, а първоначалната версия остава в архива.

Къде се съхраняват документите?

Документите се съхраняват в инфраструктурата на екосистемата 4b2b. Достъпът е защитен с вход и права по роля, а всяко преглеждане, сваляне и споделяне се записва в журнала за достъп.