Сроковете за съхранение, накратко
Отправната точка е законодателството за счетоводството и другите приложими нормативни актове, които определят сроковете за съхранение на различните категории документи. Например Законът за счетоводството определя различни срокове за счетоводни регистри, финансови отчети и ведомости за заплати — точните срокове трябва да се проверят в действащия текст на закона. Другите категории — кореспонденция, вътрешни бележки, техническа документация, лични досиета — получават сроковете си от номенклатурата на фирмата, съобразени с приложимото законодателство. Не се опитвайте да запомните тези срокове: запишете ги веднъж в номенклатурата и оставете платформата да ги прилага.
Какво изисква GDPR над сроковете от архивното законодателство
Регламент (ЕС) 2016/679 добавя принцип, който важи над всички останали: ограничение на съхранението, предвидено в чл. 5, параграф 1, буква д). Личните данни се пазят във форма, която позволява идентифициране на хората, само за времето, необходимо за целта, за която се обработват. Правото на изтриване по чл. 17 дава на засегнатото лице възможност да поиска премахване на данните си — но това право не е абсолютно: то отстъпва, наред с другото, пред законовите задължения за съхранение. На практика, ако бивш служител поиска изтриване, ведомостта за заплати не може да бъде изтрита, защото законът налага съхранението й. 4docs.net отбелязва изрично тези случаи, за да бъде отговорът ви правилно мотивиран, а не импровизиран.
Как изглежда изтриването в срок в платформата
Автоматичното изтриване без контрол е лоша идея: едно грешно настроено правило може да премахне цяла категория. Затова потокът винаги има човек в себе си. С настройваем интервал преди изтичането платформата генерира списък с предложения: кои документи достигат срока си, от каква категория, на какво основание. Отговорникът преглежда списъка, изключва това, което трябва да се пази по-нататък (например досие, свързано със съдебен спор), и одобрява останалото. Премахването създава протокол с това, което е премахнато, и на основание на кое правило, а дневникът пази следата. Документът изчезва, доказателството, че е премахнат правилно, остава.
Исканията на засегнатите лица, на едно място
Искане за достъп или за изтриване, получено по имейл и решено по памет, е най-честата точка на провал в съответствието. В платформата искането се регистрира като такова: кой го е отправил, какво иска, кога е получено и до кога трябва да се отговори. Търсенето в архива показва къде се появяват данните на това лице, включително в сканирани документи — при условията за търсене по текст, описани в услугата. Отговорът се записва заедно с документите, които го обосновават. При проверка не се налага да възстановявате по памет какво е станало преди осем месеца: записът е там, със сроковете и с решенията.
