Маршрутът се определя веднъж, а не при всеки документ
Всяка фирма има свои правила: получена фактура се проверява от лицето, което е направило поръчката, после от финансовия отдел; докладна за необходимост над определен праг стига до ръководството; вътрешна заповед за персонала минава през човешките ресурси. Тези правила вече съществуват, но обикновено само в главите на няколко души. В 4docs.net ги записвате веднъж, под формата на маршрути, които се задействат автоматично според вида на документа, отдела, който го инициира, или неговата стойност. Оттогава системата насочва правилно при всеки документ, включително когато човекът, който „знаеше как се прави", е в отпуск или е напуснал фирмата.
Съгласуване паралелно или по ред, според реалността
Не всеки документ трябва да минава през верига. Често искате два отдела да погледнат едновременно, за да спестите дни — така е при независими проверки, които не зависят една от друга. Друг път редът е от съществено значение: първо техническата проверка, след това финансовата, защото втората се опира на първата. Платформата поддържа и двата модела, както и комбинации между тях, със стъпки по избор и условни стъпки. Всеки съгласуващ вижда документа, приложенията и бележките на останалите и записва решението си директно в платформата, без да сваля и изпраща отново нищо.
Срокове, напомняния и ескалация
Маршрут без срокове бързо се превръща в същия забравен имейл, само с друг интерфейс. Затова всяка стъпка има собствен срок, а отговорникът получава напомняне преди изтичането му. Ако срокът мине, правило за ескалация може автоматично да изпрати решението към ръководител или да уведоми инициатора. Практическият ефект не е наказанието на закъснелия, а видимостта: ръководството вижда на един екран къде се натрупват забавянията и може да се намеси при причината — недостатъчно хора в отдел, твърде дълъг маршрут, стъпка, която не е била нужна.
Какво остава, след като документът е одобрен
В края на маршрута документът не изчезва в папка: той преминава в електронния архив, в категорията от номенклатурата, която му съответства, със съответния срок за съхранение и с цялата история на съгласуванията. Това означава, че след две години при проверка можете да покажете не само документа, но и пътя му: кой го е инициирал, кой го е съгласувал, кога и с какви бележки. Ако документът трябва да бъде подписан с правна сила, подписването се извършва извън 4docs — за договори и електронен подпис вижте сестринската платформа 4mycontracts.net.
