Достъп по роля, не по човек
Правата, давани човек по човек, изглеждат прости в началото и стават невъзможни за управление след тридесетия служител. Моделът, който издържа, е този по роли: определяте какво може да прави една роля — например „отговорник човешки ресурси" или „икономист" — и назначавате ролите на хората. Когато някой смени длъжността си, сменяте ролята му, а правата се нагласят сами. Когато напусне фирмата, деактивирате профила му и всички достъпи изчезват наведнъж, включително тези, давани ad hoc. Върху ролите се полагат правата по отдел и категория документи, така че ръководителят да вижда всичко, което е в неговата област, но нищо от зоните, които не го засягат.
Линкове с изтичащ срок за тези, които нямат профил
Външният одитор, адвокатът, банката или партньорът понякога се нуждаят от документи, но не се нуждаят от постоянен профил. За тях платформата генерира линкове със срок: избирате документа или досието, срока на валидност и дали се позволява сваляне или само преглед. Линкът може да изисква допълнителна парола и може да бъде отнет по всяко време, дори преди изтичане. За разлика от прикачен имейл файл, който излиза окончателно извън контрол в момента на изпращането, линкът остава ваш: виждате колко пъти е бил отварян и можете да го затворите, когато сътрудничеството приключи.
Воден знак и дневник: възпиране и доказателство
Никоя техническа мярка не спира снимка на екрана. Можете да намалите изкушението и да запазите доказателството. Воденият знак върху линковете, изпратени извън фирмата, носи името на получателя, датата и часа — а документ, който циркулира по-нататък, сам показва откъде е. Дневникът за достъп допълва картината: всяко отваряне, сваляне и споделяне остава записано, с автор и времеви печат. При подозрение за изтичане на информация въпросът „кой е имал достъп до този документ през последните три месеца?" получава точен отговор, а не списък с предположения.
Споделяне и съответствие с GDPR
Много от документите на една фирма съдържат лични данни: лични досиета, служебни бележки, кореспонденция със служители, данни за представители на партньори. За тези документи контролът на достъпа не е предпочитание на организацията, а изискване за съответствие. Практическият принцип е минимизиране: всеки човек вижда строго това, което му е нужно за задачата. Дневникът за достъп дава втората необходима част — възможност да се докаже кой какво е достъпил. Заедно с правилата за съхранение това са двете неща, които една проверка проверява първи, когато пита как са защитени данните в архива ви.
