Фирменият архив, воден както трябва: всеки документ регистриран, индексиран, намерим за секунди, съхраняван точно толкова, колкото изисква законът, и премахван в срок — със съгласуване и дневник.
4docs е система за управление на документи, създадена за начина, по който всъщност работи една фирма в България. Тръгнахме от едно просто наблюдение: документите на една компания не се губят, защото ги няма, а защото никой вече не знае къде са и колко време трябва да се пазят. Получени фактури, стокови разписки, протоколи, вътрешни решения, кореспонденция с институции, лични досиета, разрешителни, отчети — всички попадат в папки, на файлови сървъри или в пощенски кутии, всеки със собствена логика. 4docs ги събира на едно място: регистрирате ги в регистратурата с уникален номер и дата, изпращате ги по вътрешен маршрут за съгласуване със срокове, търсите ги по пълен текст, съхранявате ги за срока, определен за съответния вид документ, и ги премахвате в срок, в съответствие с принципа за ограничение на съхранението по GDPR. Какво не правим: не управляваме жизнения цикъл на договорите и не издаваме електронни подписи — за договори и електронно подписване има 4mycontracts.net, отделно приложение от същата екосистема; документът, подписан там, се архивира тук.
Електронен архив без номенклатура е просто по-голяма папка, нищо повече. Затова първият етап на всяко внедряване е списъкът с категориите документи на фирмата, всяка със собствен срок за съхранение. От този момент всичко останало — номерацията в регистратурата, маршрутът за съгласуване, предложенията за премахване — се прилага автоматично.
Всеки архивиран документ има криптографски отпечатък, времеви печат и неизменими версии; всяко преглеждане, сваляне или споделяне влиза в дневник, който потребителите не могат да редактират. Когато дойде проверка или одит, не обяснявате как трябва да работи архивът — показвате го.
Не твърдим, че цифровата версия автоматично заменя всеки хартиен оригинал. Правният режим на електронния архив зависи от вида на документа и от приложимите правила. 4docs подготвя документите за този процес — метаданни, отпечатък, времеви печат, дневник — но ви казваме открито къде свършва отговорността на платформата и къде започва вашата.
Зад 4docs стои смесен екип от архивисти, специалисти по защита на личните данни и софтуерни инженери, с работа в рамките на Европейския съюз. Всеки профил получава личен контакт за настройката на номенклатурата, регистрите за входящи и изходящи документи, маршрутите за съгласуване по отдели и за внасянето на съществуващия архив — включително на този, сканиран от папки.
Документите се съхраняват криптирани, на инфраструктура в Европейския съюз, с ежедневни резервни копия и без предаване извън ЕС. Достъпът се дава по роля и по категория документ, а дневникът за достъп е неизменим и може да се експортира за одит. Законовите срокове за съхранение се определят по българското законодателство според вида на документа — например по Закона за счетоводството — и се прикрепват към категориите, а не се пазят в нечия памет. Изтриването при изтичане на срока винаги минава през одобрение, а исканията за изтриване на основание чл. 17 от GDPR се разглеждат след предварителна проверка на законовите задължения за съхранение.
4docs не е самостоятелно приложение. Той е част от екосистемата 4b2b: един профил, същите права за достъп и една фактура за всички бизнес приложения, които използвате. Документи, създадени в другите приложения на екосистемата, могат да попаднат директно в архива, с автоматично приложени категория и срок за съхранение. За договори и електронно подписване екосистемата разполага с отделно приложение — 4mycontracts.net.
Конфигурираме номенклатурата на фирмата, отваряме регистрите за входящи и изходящи документи, определяме маршрутите за съгласуване по отдели и внасяме документите, които вече имате. Вашият контакт ще се свърже с вас за следващите стъпки.
