Arhivare electronică a documentelor de firmă

Електронно архивиране на фирмени документи

Цифров архив, структуриран по фонд, опис и номенклатура — всеки получен или издаден документ има своето място, срок за съхранение и история.

Във фирмата документите се натрупват по-бързо, отколкото някой успява да ги подреди: получени фактури, стокови разписки, протоколи, вътрешни решения, кореспонденция, лични досиета, разрешителни. Съхранявани в папки и на споделени дискове, те стават невъзможни за намиране точно когато ви трябват — при проверка, при одит или при искане на служител. Електронното архивиране решава проблема в корена: документите се сканират или се получават директно в цифров вид, получават последователни метаданни, попадат в структура по фонд и опис, изградена по номенклатурата на фирмата, а срокът им за съхранение се следи автоматично до законното им премахване.

Структура по фонд, опис и номенклатура, изградена според работата на вашите отдели, а не по общ шаблон.
Качване на отделни документи или на по-голям обем, с автоматично попълване на обичайните метаданни: вид документ, издател, дата, номер, отдел, срок за съхранение.
Едно място за всички категории: получени фактури, разписки, протоколи, решения, кореспонденция, лични досиета, разрешителни, отчети.
Срок за съхранение към всяка архивна единица, с предупреждение преди изтичане и контролирано премахване, а не случайно изтриване.
Версиониране: при всяка подмяна на документ предишната версия се пази, с автор и времеви печат.
Пълен дневник на достъпа — кой е отворил, свалил или променил всеки документ и кога.
Намиране за секунди по метаданни или по съдържание, когато текстът в документа е наличен — вижте услугата за търсене по пълен текст.
Пренасяне на съществуващия архив: запазваме текущата структура от папки и я превръщаме в опис, без да губите връзката с физическите досиета.
Складова топография: склад, помещение, стелаж, рафт, полица и кутия, с декларирана вместимост и печатни етикети за кутиите — знаете в коя кутия е всяка архивна единица.
Регистър на заемане: кой е изнесъл досие от склада, с каква цел и с какъв срок за връщане — и кое не е върнато навреме.
Протоколи за приемане и предаване при прехвърляне от отделите, към държавен архив или към външен склад.
Печатен опис с брой листа, крайни дати и срок на всяка единица, плюс протокол за подбор с комисия.

Какво означава добре направен електронен архив

Разликата между споделена папка и електронен архив не е в мястото за съхранение, а в структурата. Архивът има номенклатура: списък с категориите документи, които фирмата създава или получава, всяка със собствен срок за съхранение. Има фонд — съвкупността от документите, създадени от фирмата — разделен на описи, обикновено по година и по отдел. И има архивна единица: досието, което групира документите от един и същи вид за даден период. 4docs.net пренася точно тази логика в цифров формат. Когато качвате документ, избирате категорията му от номенклатурата, а платформата автоматично определя къде попада и колко дълго трябва да се пази. Резултатът е архив, който остава подреден сам, вместо да се разпада с растежа си.

Как пренасяте съществуващия архив в платформата

Почти никоя фирма не започва от нулата: има физически досиета в склада, сканирания в папки, прикачени файлове в пощата на някого. Миграцията започва с карта на наличното: какви категории документи има, за кои години, в какъв обем. Цифровите документи се качват масово, със съпоставка между съществуващите имена на папки и категориите от номенклатурата, така че старата структура да не се губи, а да се превежда. Хартиените документи се сканират постепенно, като се започва с най-често използваните и с тези, които наближават срока си за съхранение. За всяка архивна единица се пази и физическата препратка — рафт, кутия, досие — за да можете от резултата на търсенето да стигнете до хартиения документ, докато той съществува.

Складът не изчезва, когато архивът се дигитализира

Изискванията за архивиране не се изчерпват с това да знаете КАКВО пазите, а включват и ГДЕ се намира всяка единица. Докато съществуват физическите досиета, трябва веднага да може да се отговори в коя кутия, на кой рафт, в кой склад се намира дадена архивна единица — и при проверка това се проверява. В 4docs.net складът е реална структура: склад, помещение, рафт, полица, кутия, всяка с кода си и, ако желаете, с декларирана вместимост, така че една кутия да не получава повече, отколкото може да побере. Всяка кутия може да отпечата етикета си със списъка на единиците в нея. Когато досие излезе от склада, излиза с карта: кой го е взел, с каква цел, до кога. Досиетата, невърнати в срок, се показват отделно, защото изгубеното досие е единственият начин, по който архивът наистина губи документи. Прегледът на място се записва отделно от заемането, защото рискът не е същият. А преместванията между отдел и архив, към държавен архив или към договорен външен склад се отразяват с протокол за приемане и предаване, с опис на единиците и брой листа — не с имейли и памет.

Колко дълго се пази всеки документ

Сроковете не са еднакви и не могат да се отгатват. Те се определят по българското законодателство според вида на документа — например Законът за счетоводството определя различни срокове за счетоводни регистри, финансови отчети и ведомости за заплати. За другите категории сроковете се определят в номенклатурата, одобрена от фирмата, съгласувано с приложимите правила. В 4docs.net срокът е свойство на категорията, а не на файла: задавате го веднъж в номенклатурата и се прилага автоматично за всички документи, които попадат там. Предупреждението за изтичане идва преди срока, а не след него.

Правната стойност на електронно архивирания документ

Сканиран документ, хвърлен в папка, сам по себе си няма доказателствена сила. Правната стойност на електронно архивирания документ зависи от рамка: документът трябва да е цялостен, идентифицируем, придружен с метаданни и достъпен през целия срок на съхранение, а управлението на електронния архив трябва да е съобразено с приложимото законодателство. 4docs.net ви дава частта, която се отнася до вътрешната дисциплина: задължителни метаданни, отпечатък за цялост, изчисляван при качване, дневник за достъп и автоматично прилагане на срока за съхранение. За документите, при които законът изисква подпис, подписването се извършва отделно — за договори и електронен подпис вижте сестринската платформа 4mycontracts.net.

Referințe legale

Закон за счетоводството — изисквания за съхранение на счетоводна информация; сроковете се определят по закона и зависят от вида на документа
Закон за Националния архивен фонд — правила за съхранение и архивиране на документи
Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR), чл. 5, параграф 1, буква д) — ограничение на съхранението: личните данни се пазят само толкова, колкото е необходимо

Întrebări frecvente

Какво точно е електронното архивиране?

Това е организирано съхранение на фирмените документи в цифров формат, в структура по фонд, опис и номенклатура, с метаданни, срокове за съхранение и дневник за достъп. Не е същото като „сканирам и слагам в папка": без структура и без метаданни документите съществуват, но не могат да се намерят и да се премахнат в срок.

Какви видове документи мога да пазя в 4docs.net?

Целия фирмен архив: получени фактури, разписки, протоколи, вътрешни решения, бележки, кореспонденция с институции, лични досиета, разрешителни, отчети, техническа документация. Самото управление на договорите и тяхното цифрово подписване не са част от 4docs — за тях има платформата 4mycontracts.net.

Колко дълго трябва да пазя документите?

Зависи от категорията. Сроковете се определят по българското законодателство според вида на документа — например по Закона за счетоводството — а за останалите категории се задават в номенклатурата на фирмата. В платформата срокът се задава към категорията и се прилага автоматично. За конкретния случай се консултирайте с вашия счетоводител или юрист.

Мога ли да изхвърля хартията, след като сканирам документите?

Не автоматично. Премахването на хартиения носител е възможно само при условията, предвидени в закона, а за някои категории оригиналът остава задължителен. Практическа препоръка: сканирайте и индексирайте всичко, за да работите цифрово, но запазвайте хартията за категориите, при които не сте сигурни, че може да се премахне.

Как да прехвърля архива, който вече имам?

Започваме с опис на текущото състояние: какви категории имате, за кои години, в какъв обем. Цифровите документи се качват масово, със съпоставка между съществуващите папки и категориите от номенклатурата. Хартията се сканира поетапно, с приоритет там, където търсенето е често. За всяко досие се пази и физическата препратка, за да стигнете до оригинала.

Какво става, когато документ изтече срока си?

Получавате предупреждение преди изтичането, а не след него. Документът попада в списък с предложения за премахване, който се одобрява от отговорно лице. Нищо не се изтрива автоматично и тихомълком — премахването остава осъзнато решение, записано в дневника.

Кой може да вижда документите в архива?

Само този, който има изрично право. Достъпът се дава по роля и по отдел, а за външни лица могат да се дават временни права, ограничени до конкретно досие. Всяко отваряне и сваляне остава в дневника за достъп.

Articole utile

Търсене по пълен текст в документи →Търсене по съдържание в документи с текстов слой; при сканирания — ръчна проверка на метаданните.Съхранение и GDPR →Срокове за съхранение по категория и изтриване в срок, със следа в дневника.Какво е електронното архивиране на документи? →Кратък отговор, правната рамка и честите грешки при преминаването към цифров формат.Физически или електронен архив: какво избирате? →Сравнение по разходи, място, време за намиране и риск.Договори и електронно подписване (4mycontracts) →Сестринската платформа от екосистемата за жизнения цикъл на договорите.Абонаменти и цени →Свържете се с екипа →

Преминете архива на фирмата към електронен формат

Създаваме заедно номенклатурата, внасяме съществуващите документи и настройваме сроковете за съхранение. Първата структура по фонд и опис конфигурираме ние.

Vezi abonamente Contactează un consultant