Vodič: upravljanje dokumentima u tvrtki
Osam kratkih odgovora na pitanja koja si postavlja svaka tvrtka koja uređuje dokumente: što čuvati, koliko dugo i kako brzo pronaći.
Upravljanje dokumentima znači četiri stvari: upisujete ih pri ulasku, šaljete na interni tijek, arhivirate na strukturiran način i uklanjate u roku.
Pravna uporišta u Hrvatskoj su: Zakon o računovodstvu za rokove poslovnih knjiga i knjigovodstvenih isprava, Zakon o arhivskom gradivu i arhivima za popis gradiva, eIDAS Uredba (EU) 910/2014 za elektroničke dokumente i Opća uredba o zaštiti podataka (EU) 2016/679 za osobne podatke.
Svaka stranica u nastavku odgovara na jedno pitanje, za manje od dvije minute čitanja.
Arhiviranje i pravna snaga
Što znači ispravna digitalna arhiva i kad dokument pohranjen elektronički može zamijeniti izvornik.
Što je elektroničko arhiviranje dokumenata?
Elektroničko arhiviranje znači organizirano čuvanje dokumenata tvrtke u digitalnom obliku, na zakonom propisan rok.
Što znači arhiviranje s pravnom snagom?
Digitalno čuvani dokument ima pravnu snagu samo ako možete dokazati da nakon upisa nije izmijenjen.
Fizička ili elektronička arhiva: što odabrati?
Izbor ne mijenja zakonske rokove: mijenja samo trošak, vrijeme pretrage i rizik gubitka.
Rokovi čuvanja i usklađenost
Koliko dugo čuvate svaki dokument i kako uskladiti zakonske rokove s obvezama prema GDPR-u.
Svakodnevni tok dokumenata
Kako dokumenti ulaze u tvrtku, kojim putovima kruže i kako ih pronaći nakon što završe u arhivi.
Kako organizirati elektroničku pisarnicu tvrtke?
Pisarnica je ulazna točka dokumenata u tvrtku i prvi korak prema arhivi.
Kako funkcionira OCR na skeniranim dokumentima?
OCR pretvara skeniranu stranicu iz obične slike u dokument u kojem možete pretraživati riječi; na platformi to vrijedi samo za rumunjske dokumente.
Kako organizirati kruženje dokumenata u tvrtki?
Dobar tijek ima tri elementa: upisan dokument, jasne korake i rok za svaki korak.
Moduli 4docs
Šest modula koji pokrivaju teme iz ovog vodiča.
Elektronička arhiva
Digitalna arhiva strukturirana po fondu i inventaru, s rokovima čuvanja po vrsti dokumenta.
Elektronička pisarnica
Ulazi i izlazi u jednom registru, s automatski dodijeljenim brojem upisa i primopredajnim popisima.
Kruženje dokumenata
Usmjeravanje unutar odjela, odobravanje s rokom i odgovornom osobom za svaki korak.
Pretraga punog teksta i OCR
Pretraga po sadržaju dokumenata; OCR za rumunjske skenove, a hrvatski skenovi trebaju tekstualni sloj ili ručnu provjeru.
Čuvanje i GDPR
Rokovi čuvanja, uklanjanje po isteku, zahtjevi ispitanika i evidencija uklanjanja.
Sigurno dijeljenje
Prava pristupa po ulozi, poveznice s rokom za treće strane i potpun dnevnik pristupa.
Uredite arhivu tvrtke
Pogledajte koji su vam moduli potrebni i koliko koštaju ili nam opišite obujam svojih dokumenata.