Kako organizirati kruženje dokumenata u tvrtki?

Dobar tijek ima tri elementa: upisan dokument, jasne korake i rok za svaki korak.

Kratki odgovor

1. Krećete od upisanog dokumenta: bez broja upisa nema tijeka.
2. Definirate korake — tko prima, tko odobrava, tko donosi odluku, tko arhivira.
3. Svaki korak ima rok i odgovornu osobu po imenu, a ne cijeli odjel.
4. Na kraju dokument ulazi u arhivu, zajedno s poviješću odobravanja.

Što kaže zakonodavstvo (ukratko)

• Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18 i izmjene): dokument se mora moći pronaći i predati u arhivu na kraju tijeka, s rokom čuvanja iz popisa.
• eIDAS Uredba (EU) 910/2014: povijest odobravanja pripada elektroničkom dokumentu koji se čuva; interno odobrenje nije kvalificirani elektronički potpis.
• Opća uredba o zaštiti podataka (EU) 2016/679: pristup tijeku dodjeljuje se samo osobama uključenim u pojedini korak, a ne cijeloj tvrtki.
• Knjigovodstvene isprave koje prolaze tijek ostaju pod rokovima Zakona o računovodstvu (najmanje 11 godina).

Praktični primjeri

• Ulazna faktura: pisarnica → provjera odgovorne osobe za nabavu → odobrenje plaćanja → arhiva, s ukupnim rokom od 5 radnih dana.
• Zahtjev za godišnji odmor: neposredni rukovoditelj (1 dan) → ljudski resursi (1 dan) → osobni dosje.
• Interna odluka: izrada → pravno mišljenje (2 dana) → odobrenje direktora → priopćenje po odjelima.
• Otpremnica stiže u skladište i nabavu u isto vrijeme, na dvije paralelne grane tijeka.

Česte greške

• Tijek živi na e-pošti, pa nitko ne zna kome je dokument ostao.
• Koraci nemaju rok, pa dokumenti stoje tjednima.
• Odobrenje traži grupa, a ne osoba, pa odgovornost postaje raspršena.
• Odobren dokument ostane na nečijem stolu i nikad ne stigne u arhivu.
• Nema zamjenika za vrijeme godišnjih odmora, pa se tijek zaustavi.

Kako vam pomaže 4docs

• Tijekovi po vrsti dokumenta, sekvencijalni ili paralelni.
• Rok i upozorenje za svaki korak, plus izvješće o dokumentima u kašnjenju.
• Zamjenik za vrijeme odsutnosti, uz bilježenje odluka zamjenika.
• Arhiviranje na kraju tijeka, s poviješću odobravanja priloženom dokumentu.

Ako dokument koji kruži treba i digitalno potpisati kao ugovor, koristite posebnu platformu u ekosustavu: 4mycontracts.net

Pogledajte također

• Kako organizirati elektroničku pisarnicu tvrtke?
• Što je elektroničko arhiviranje dokumenata?
• Vodič: upravljanje dokumentima u tvrtki