Koliko dugo se čuvaju računovodstvene isprave?
Rok čuvanja određuje se prema vrsti dokumenta i upisuje se u popis gradiva tvrtke.
Kratki odgovor
- Poslovne knjige i knjigovodstvene isprave čuvaju se najmanje 11 godina (Zakon o računovodstvu, čl. 10. i 13.).
- Za pojedine vrste isprava, poput isplatnih lista i analitičke evidencije o plaćama, vrijede posebni rokovi.
- Rok počinje teći posljednjeg dana poslovne godine na koju se dokument odnosi, a ne od datuma na dokumentu.
- Ostale kategorije dobivaju rok kroz popis gradiva tvrtke, u skladu s propisima koji vrijede u Hrvatskoj.
Što kaže zakonodavstvo (ukratko)
- Zakon o računovodstvu, čl. 10. i 13.: poslovne knjige i knjigovodstvene isprave čuvaju se najmanje 11 godina.
- Zakon o računovodstvu, čl. 10. st. 2.: za isplatne liste i analitičku evidenciju o plaćama propisani su posebni rokovi.
- Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18 i izmjene): tvrtka utvrđuje popis gradiva s rokovima čuvanja.
- Opća uredba o zaštiti podataka (EU) 2016/679, čl. 5. st. 1. t. (e): nakon isteka zakonskog roka osobni podaci ne čuvaju se „za svaki slučaj".
- Rokovi se mogu mijenjati izmjenama propisa, a neke isprave imaju posebna pravila — konačni popis potvrdite s računovođom tvrtke.
Rokovi čuvanja prema vrsti dokumenta
| Vrsta dokumenta | Rok čuvanja | Osnova |
|---|---|---|
| Poslovne knjige (dnevnik, glavna i pomoćne knjige) | najmanje 11 godina od posljednjeg dana poslovne godine | Zakon o računovodstvu, čl. 13. |
| Knjigovodstvene isprave na temelju kojih su uneseni podaci u knjige | najmanje 11 godina od posljednjeg dana poslovne godine | Zakon o računovodstvu, čl. 10. |
| Isplatne liste i analitička evidencija o plaćama | posebni rokovi, ovisno o vrsti isprave | Zakon o računovodstvu, čl. 10. st. 2. |
| Ostali dokumenti tvrtke | određuje tvrtka u popisu gradiva | propisi koji vrijede u Hrvatskoj; Zakon o arhivskom gradivu i arhivima |
Praktični primjeri
- Dnevnik za 2026. čuva se najmanje 11 godina, dakle do 31. prosinca 2037.
- Isplatna lista za siječanj 2026. ima posebni rok iz Zakona o računovodstvu i ne uklanja se zajedno s ostatkom dosjea zaposlenika.
- Knjigovodstvena isprava iz ožujka 2026. na koju se odnosi dnevnik za 2026. može se ukloniti tek nakon 31. prosinca 2037.
- Na kontroli inspektor traži dokument iz 2018.: uz rok od 11 godina, dokument mora biti dostupan do 31. prosinca 2029.
Česte greške
- Primjenjuje se jedan rok za sve vrste dokumenata.
- Isplatne liste i evidencije o plaćama uništavaju se zajedno s ostatkom dosjea, a imaju posebne rokove.
- Dokumenti se čuvaju bez kraja: to nije oprez, nego rizik neusklađenosti s GDPR-om.
- Rok se računa od datuma dokumenta, a ne od posljednjeg dana poslovne godine.
- Popis gradiva nije ažuriran godinama, iako je tvrtka uvela nove vrste dokumenata.
Kako vam pomaže 4docs
- Popis gradiva s rokom čuvanja postavljen za svaku vrstu dokumenta.
- Datum isteka računa se automatski od posljednjeg dana poslovne godine.
- Dobivate upozorenje kad dosje uđe u mjesec u kojem se može ukloniti.
- Uklonjeni dokumenti ostaju zabilježeni u registru uklanjanja.