Cosa significa, in concreto, un archivio elettronico ben fatto
La differenza tra una cartella condivisa e un archivio elettronico non è lo spazio di archiviazione, ma la struttura. Un archivio ha un titolario di classificazione: l'elenco delle categorie di documenti che l'azienda crea o riceve, ciascuna con il proprio termine di conservazione. Ha un fondo — l'insieme dei documenti creati dall'azienda — suddiviso in inventari, di norma per anno e per reparto. E ha un'unità archivistica: il fascicolo che raggruppa i documenti dello stesso tipo relativi a un periodo. 4docs.net riproduce esattamente questa logica in formato digitale. Quando carica un documento, ne sceglie la categoria dal titolario, e la piattaforma calcola automaticamente dove deve essere collocato e per quanto tempo deve essere conservato. Il risultato è un archivio che resta ordinato da solo, invece di degradarsi man mano che cresce.
Come portare in piattaforma l'archivio che possiede già
Quasi nessuna azienda parte da zero: esistono fascicoli fisici in deposito, scansioni sparse in cartelle, allegati rimasti nella posta elettronica di qualcuno. La migrazione inizia con una mappa di ciò che possiede: quali categorie di documenti esistono, per quali anni, in quale volume. I documenti digitali vengono caricati in massa, con una mappatura tra i nomi delle cartelle esistenti e le categorie del titolario, in modo che la vecchia struttura non vada persa, ma venga tradotta. I documenti cartacei vengono scansionati progressivamente, iniziando da quelli consultati con maggiore frequenza e da quelli che si avvicinano al termine di conservazione. Per ogni unità archivistica viene conservato anche il riferimento fisico — scaffale, scatola, fascicolo — in modo da poter passare dal risultato della ricerca direttamente al documento cartaceo, finché questo esiste ancora.
Il deposito non sparisce quando l'archivio si digitalizza
Un manuale di gestione documentale serio non dice soltanto COSA si conserva, ma anche DOVE: il titolario di classificazione, i tempi di conservazione e le regole del massimario di scarto si accompagnano a una collocazione fisica. Le Linee guida AgID ragionano allo stesso modo per l'archivio digitale, chiedendo che ogni documento resti identificabile e reperibile per tutta la durata della conservazione. Finché i fascicoli cartacei esistono, qualcuno deve poter dire subito in quale scatola, su quale scaffale e in quale deposito si trova un'unità archivistica — ed è esattamente ciò che verifica un'ispezione. In 4docs.net il deposito è una struttura reale: deposito, locale, scaffale, ripiano, scatola, ciascuno con il proprio codice e, se lo desideri, con la capacità dichiarata, così che una scatola non riceva più di quanto contenga. Ogni scatola può stampare la propria etichetta, con l'elenco delle unità all'interno. Quando un fascicolo esce dal deposito, esce con una scheda: chi l'ha preso, per quale motivo, fino a quando — e i fascicoli non restituiti nei termini compaiono separatamente, perché un fascicolo uscito e mai tornato è l'unico modo in cui un archivio perde davvero documenti. La consultazione in sede si registra distintamente dal prestito vero e proprio, perché il rischio non è lo stesso. E i movimenti tra ufficio e archivio, verso un outsourcer di archivio o verso un deposito esterno convenzionato si registrano con verbale di consegna, con l'elenco delle unità e il numero di carte — non con e-mail e memoria.
Per quanto tempo deve essere conservato ciascun documento
I termini non sono uniformi e non si possono indovinare. L'articolo 2220 del Codice civile impone di conservare le scritture contabili per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione, e per lo stesso periodo le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie di quelli spediti. Il fisco aggiunge il proprio orizzonte: l'articolo 39 del DPR 633/1972 rinvia all'articolo 22 del DPR 600/1973, in forza del quale le scritture vanno conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti del periodo d'imposta corrispondente — quindi anche oltre i dieci anni, se un accertamento è ancora aperto. Il libro unico del lavoro segue una regola propria: cinque anni dalla data dell'ultima registrazione. Altre categorie hanno tempi di conservazione stabiliti dal titolario e dal massimario di scarto approvati dall'azienda. In 4docs.net, il termine è una proprietà della categoria, non del file: lo si imposta una sola volta nel titolario e si applica automaticamente a tutti i documenti che vi rientrano, e l'avviso di scadenza arriva prima, non dopo.
Il valore legale del documento archiviato elettronicamente
Una scansione gettata in una cartella non ha, di per sé, valore probatorio. In Italia il quadro si chiama conservazione digitale a norma: il CAD (D.Lgs. 82/2005) e le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, in vigore dal 1° gennaio 2022, chiedono che il documento sia immodificabile, integro, corredato dei metadati previsti e reperibile per tutta la durata della conservazione, e che il processo sia governato da un responsabile della conservazione, con un manuale che lo descriva. Per i documenti con rilevanza tributaria si aggiunge il DM 17 giugno 2014, che fissa i tempi del processo: la conservazione va conclusa entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale. 4docs.net le fornisce la parte che dipende dalla disciplina interna: metadati obbligatori, impronta di integrità calcolata al momento del caricamento, registro degli accessi e conservazione applicata automaticamente. Per i documenti per i quali la legge richiede una firma, la firma viene apposta separatamente — per la gestione dei contratti e la firma digitale, si veda la piattaforma sorella 4mycontracts.net.
