I termini legali di conservazione, in breve
Il punto di partenza è l'articolo 2220 del Codice civile: le scritture contabili si conservano per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione, e per lo stesso periodo le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie di quelli spediti. Sul piano fiscale l'orizzonte è mobile: l'articolo 39 del DPR 633/1972 rinvia all'articolo 22 del DPR 600/1973, per cui le scritture vanno conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti del periodo d'imposta corrispondente. Il libro unico del lavoro ha una regola propria: cinque anni dalla data dell'ultima registrazione. Per i documenti informatici con rilevanza tributaria, il DM 17 giugno 2014 aggiunge una scadenza di processo: la conservazione va conclusa entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale. Le altre categorie — corrispondenza, note interne, documentazione tecnica, fascicoli del personale — ricevono i propri tempi di conservazione attraverso il titolario di classificazione e il massimario di scarto dell'azienda. Non cerchi di memorizzare questi termini a mente: li scriva una sola volta nel titolario e lasci che sia la piattaforma ad applicarli.
Cosa richiede il GDPR oltre ai termini della normativa archivistica
Il Regolamento (UE) 2016/679 aggiunge un principio che si applica sopra tutti gli altri: la limitazione della conservazione, prevista all'art. 5, par. 1, lett. e). I dati personali si conservano in una forma che consente l'identificazione delle persone solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono trattati. Il diritto alla cancellazione, previsto all'art. 17, dà all'interessato la possibilità di chiedere l'eliminazione dei propri dati — ma questo diritto non è assoluto: cede, tra l'altro, di fronte agli obblighi legali di conservazione. In pratica, se un ex dipendente chiede la cancellazione, il libro paga non può essere cancellato, perché la legge ne impone la conservazione. 4docs.net contrassegna esplicitamente queste situazioni, affinché la decisione sia documentata, non improvvisata.
Come si presenta, in piattaforma, la cancellazione alla scadenza
La cancellazione automatica, senza controllo, è un'idea sbagliata: una regola configurata male può eliminare un'intera categoria. Per questo il flusso ha sempre una persona al suo interno. Con un intervallo configurabile prima della scadenza, la piattaforma genera un elenco di proposte: quali documenti raggiungono la scadenza, di quale categoria, su quale base. Il responsabile rivede l'elenco, esclude ciò che deve essere conservato ulteriormente (ad esempio, un fascicolo coinvolto in una controversia) e approva il resto. Lo smaltimento produce un verbale con ciò che è stato eliminato e in base a quale regola, e il log conserva la traccia. Il documento scompare, la prova che è stato eliminato correttamente resta.
Le richieste degli interessati, tenute in un unico posto
Una richiesta di accesso o di cancellazione ricevuta via e-mail e gestita a memoria è il punto di fallimento più frequente della conformità. In piattaforma, la richiesta viene registrata come tale: chi l'ha formulata, cosa richiede, quando è stata ricevuta ed entro quando deve essere data risposta. La ricerca nell'archivio le mostra dove compaiono i dati della persona interessata, nei documenti digitali e nelle scansioni con livello di testo; le scansioni senza livello di testo si verificano a mano. La risposta viene registrata insieme ai documenti che l'hanno motivata. In caso di controllo, non deve più ricostruire cosa è successo otto mesi prima: l'evidenza è lì, con scadenze e decisioni.
