Che cos'è l'archiviazione elettronica dei documenti?
L'archiviazione elettronica è la conservazione organizzata, per il termine di legge, dei documenti aziendali in formato digitale.
Risposta breve
- L'archiviazione elettronica significa conservare i documenti dell'azienda in formato digitale, in modo strutturato e con un termine di conservazione stabilito per ogni tipologia.
- Non è la stessa cosa di "scansiono e metto i file in una cartella": un archivio vero ha un titolario di classificazione, un inventario e la tracciabilità degli accessi.
- Il formato digitale non cambia i termini legali — questi si calcolano in base al tipo di documento, non al supporto.
- In Italia il quadro normativo è il CAD (D.Lgs. 82/2005), con le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, in vigore dal 1° gennaio 2022.
Cosa dice la legge (in breve)
- Il CAD (D.Lgs. 82/2005) stabilisce il valore del documento informatico e rinvia alle Linee guida AgID per le regole tecniche di formazione, gestione e conservazione.
- Le Linee guida AgID, in vigore dal 1° gennaio 2022, definiscono il processo di conservazione, i metadati obbligatori e il ruolo del responsabile della conservazione.
- L'art. 2220 del codice civile: le scritture contabili, le fatture e la corrispondenza si conservano per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione.
- L'art. 22 del DPR 600/1973 va oltre: le scritture si conservano fino alla definizione degli accertamenti del periodo d'imposta, anche oltre i dieci anni del codice civile.
- Il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), art. 5, par. 1, lett. e): i dati personali non vengono conservati più a lungo di quanto necessario per la finalità.
Esempi pratici
- Un'azienda con 40 dipendenti scansiona 12 raccoglitori di decisioni interne, li indicizza per anno e reparto e libera tre scaffali di deposito.
- Un documento di trasporto ricevuto in formato elettronico viene registrato direttamente in digitale, con numero di protocollo, e non viene più stampato.
- Il fascicolo di un dipendente si chiude alla sua uscita, ma il Libro Unico del Lavoro resta conservato cinque anni dall'ultima registrazione.
- Un'autorizzazione di funzionamento rilasciata nel 2019 si ritrova nel 2026 nella stessa forma, con tutta la cronologia degli accessi.
Errori frequenti
- L'archivio è in realtà una cartella condivisa: senza titolario, senza inventario, senza termini.
- I documenti vengono scansionati senza OCR, quindi esistono in archivio ma non si possono trovare in base al contenuto.
- La cancellazione avviene "quando si riempie il disco", non alla scadenza del termine legale.
- Nessuno può dire chi ha aperto o scaricato un documento e quando.
- Si distrugge la carta senza un processo di conservazione a norma, quindi senza un duplicato informatico opponibile a terzi.
Come ti aiuta 4docs
- Strutturi l'archivio per titolario di classificazione, fascicolo e tipo di documento, esattamente come nel manuale di gestione documentale dell'azienda.
- Ogni file riceve un termine di conservazione e una data di scadenza calcolata automaticamente.
- Cerchi nel contenuto dei documenti scansionati, non solo nel nome del file.
- Il registro degli accessi mostra chi ha visualizzato, scaricato o condiviso ogni documento.
Il ciclo di vita dei contratti e la firma digitale non fanno parte di 4docs. Per contratti e firma digitale esiste un prodotto dedicato nell'ecosistema: 4mycontracts.net