Ce este arhivarea electronică a documentelor?
Arhivarea electronică este păstrarea organizată, pe termen legal, a documentelor firmei în format digital.
Kort svar
- Arhivarea electronică înseamnă păstrarea documentelor firmei în format digital, structurat și cu termen de păstrare stabilit pentru fiecare tip.
- Nu este același lucru cu „scanez și pun fișierele într-un folder": arhiva reală are nomenclator, inventar și evidența accesului.
- Formatul digital nu schimbă termenele legale — acestea se calculează pe tip de document, nu pe suport.
- Cadrul principal în România este Legea 16/1996, completată de Legea 135/2007 pentru documentele păstrate în formă electronică.
Ce spune legislația (pe scurt)
- Legea 16/1996 (Legea Arhivelor Naționale): orice firmă este creator și deținător de documente și își întocmește propriul nomenclator arhivistic.
- Legea 135/2007 (republicată) reglementează arhivarea documentelor în formă electronică și rolul administratorului de arhivă electronică.
- Legea 82/1991 a contabilității stabilește, ca regulă generală, 10 ani pentru registre și documente justificative și 50 de ani pentru statele de salarii.
- OMFP 2634/2015 prevede pentru o parte dintre documentele financiar-contabile un termen mai scurt, de 5 ani.
- Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), art. 5(1)(e): datele personale nu se păstrează mai mult decât este necesar scopului.
Exemple practice
- O firmă cu 40 de angajați scanează 12 bibliorafturi de decizii interne, le indexează pe an și departament și eliberează trei rafturi de depozit.
- Un aviz de însoțire a mărfii primit în format electronic se înregistrează direct digital, cu număr de înregistrare, și nu se mai tipărește.
- Dosarul unui angajat se închide la plecarea acestuia, dar statul de salarii aferent rămâne în arhivă 50 de ani.
- O autorizație de funcționare emisă în 2019 se regăsește în 2026 în aceeași formă, cu tot istoricul de acces.
Greșeli frecvente
- Arhiva este de fapt un folder partajat: fără nomenclator, fără inventar, fără termene.
- Documentele se scanează fără OCR, deci există în arhivă, dar nu pot fi găsite după conținut.
- Ștergerea se face „când se umple discul", nu la expirarea termenului legal.
- Nimeni nu poate spune cine a deschis sau a descărcat un document și când.
- Se distruge hârtia înainte de a verifica dacă pentru acel tip de document originalul este obligatoriu.
Cum te ajută 4docs
- Structurezi arhiva pe fond, inventar și tip de document, exact ca în nomenclatorul firmei.
- Fiecare fișier primește termen de păstrare și dată de expirare calculată automat.
- Cauți în conținutul documentelor scanate, nu doar în denumirea fișierului.
- Jurnalul de acces arată cine a vizualizat, a descărcat sau a partajat fiecare document.
Ciclul de viață al contractelor și semnarea digitală nu fac parte din 4docs. Pentru contracte și semnare digitală există un produs dedicat în ecosistem: 4mycontracts.net