Ръководство: управление на документите във фирмата
Кратки отговори на въпросите, които си задава всяка фирма, когато подрежда документите: какво пази, за колко време и как бързо го намира.
Управлението на документите означава четири неща: регистрирате ги при постъпване, изпращате ги по вътрешен маршрут, архивирате ги структурирано и ги премахвате в срок.
Правните основания зависят от вида на документа и се определят по българското законодателство — например Законът за счетоводството за счетоводната информация. GDPR важи за личните данни в целия Европейски съюз.
Всяка страница по-долу отговаря на един въпрос, кратко и ясно.
Архивиране и правна стойност
Какво означава правилният цифров архив и кога документът, пазен в електронна форма, заменя оригинала.
Какво е електронното архивиране на документи?
Електронното архивиране е организирано съхранение на документите на фирмата в цифров формат, за законовия срок.
Какво означава архивиране с правна стойност?
Цифровият документ има стойност само ако можете да докажете, че не е променян след регистрацията.
Физически или електронен архив: какво избирате?
Изборът не променя законовите срокове: променя само разхода, времето за търсене и риска от загуба.
Срокове за съхранение и съответствие
Колко време пазите всеки документ и как съвместявате законовите срокове със задълженията по GDPR.
Колко време се пазят счетоводните документи?
Срокът се определя по вида на документа и се записва в номенклатурата на фирмата.
Как се определя политика за съхранение на документите съгласно GDPR?
Политиката за съхранение означава писан срок за всеки вид документ и изтриване, което наистина се извършва.
Ежедневното движение на документите
Как документите влизат във фирмата, по какви маршрути минават и как ги намирате, след като стигнат до архива.
Как се организира електронната регистратура на фирмата?
Регистратурата е входът на документите във фирмата и първата стъпка към архива.
Как работи OCR при сканирани документи?
OCR превръща сканираната страница от обикновено изображение в документ, в който можете да търсите думи; в платформата това важи само за румънски документи.
Как се организира движението на документите във фирмата?
Добрият маршрут има три елемента: регистриран документ, ясни стъпки и срок за всяка стъпка.
Модулите на 4docs
Шестте модула, които покриват темите в това ръководство.
Електронно архивиране
Цифров архив, структуриран по фонд и опис, със срокове за съхранение по вид документ.
Електронна регистратура
Входящи и изходящи документи в един регистър, с автоматично определян регистрационен номер и отчети за предаване.
Движение на документите
Вътрешно маршрутизиране по отдели, съгласуване със срок и отговорник с име на всяка стъпка.
Търсене по пълен текст в документи
Търсене по съдържание в документи с текстов слой; при български сканирания — текстов слой или ръчна проверка.
Съхранение и GDPR
Законови срокове за съхранение, изтриване в срок с човешко одобрение и регистър на премахванията.
Защитено споделяне
Права по роля, линкове с изтичащ срок за външни лица и пълен дневник за достъп.
Подредете архива на фирмата
Вижте кои модули ви подхождат и колко струват, или ни пишете за обема на документите си.