Как се организира движението на документите във фирмата?
Добрият маршрут има три елемента: регистриран документ, ясни стъпки и срок за всяка стъпка.
Кратък отговор
- Започвате от регистрирания документ: без регистрационен номер няма маршрут.
- Определяте стъпките — кой получава, кой съгласува, кой одобрява, кой архивира.
- Всяка стъпка има срок и отговорник с име, а не цял отдел.
- В края документът отива в архива, заедно с цялата история на съгласуванията.
Какво казва законодателството (накратко)
- Архивното законодателство изисква документът да се намира и да се предаде на архив в края на движението, със срока за съхранение от номенклатурата.
- Електронният документ, съдържащ историята на съгласуванията, се пази цялостен и достъпен през срока си.
- Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR): достъпът по маршрута се дава само на лицата, участващи в съответната стъпка, а не на цялата фирма.
- Счетоводните документи, минаващи по маршрута, остават при сроковете на Закона за счетоводството.
Практически примери
- Получена фактура: регистратура → проверка от отговорника по закупуванията → одобрение за плащане → архив, общ срок 5 работни дни.
- Заявление за отпуск: прекият ръководител (1 ден) → човешки ресурси (1 ден) → лично досие.
- Вътрешно решение: изготвяне → правно становище (2 дни) → одобрение от управителя → съобщаване по отделите.
- Придружителна разписка за стоки стига до склада и до закупуванията едновременно, по два успоредни клона на маршрута.
Чести грешки
- Маршрутът живее в имейла, затова никой не знае на кого е останал документът.
- Стъпките нямат срок и документите стоят блокирани седмици наред.
- Одобрението се иска от група, а не от конкретно лице, и отговорността се размива.
- Одобреният документ остава на бюрото на един човек и никога не стига до архива.
- Няма заместване по време на отпуск, така че маршрутът спира.
Как ви помага 4docs
- Маршрути, настройваеми по вид документ, със стъпки последователни или паралелни.
- Срок и напомняне за всяка стъпка, плюс отчет за документите със закъснение.
- Заместник за времето на отсъствие, с отбелязване на решенията му.
- Архивиране в края на маршрута, с прикачената история на съгласуванията.
Ако документът, който циркулира, е договор, който трябва и да се подпише електронно, използвайте специализирания продукт от екосистемата: 4mycontracts.net