Колко време се пазят счетоводните документи?
Срокът се определя по вида на документа и се записва в номенклатурата на фирмата.
Кратък отговор
- Счетоводните документи се пазят в срокове, определени по Закона за счетоводството; сроковете са различни за регистри, финансови отчети и ведомости за заплати.
- Точните срокове за всеки вид документ се проверяват в действащия текст на закона, а не се запомнят.
- Ако документът е от друг вид, срокът се определя по приложимите нормативни актове и се записва в номенклатурата.
- Сроковете се броят от определено начало, което се проверява по закона; при счетоводната информация то не е просто датата, написана на документа.
Какво казва законодателството (накратко)
- Законът за счетоводството определя сроковете за съхранение на счетоводната информация — регистрите, финансовите отчети и ведомостите за заплати имат различни срокове.
- Номенклатурата на фирмата е списък на видовете документи с техния срок — вътрешен акт, който трябва да се поддържа актуален.
- Сроковете могат да се променят с актове, влезли в сила по-късно, а някои документи имат особени правила — потвърдете окончателния списък с вашия счетоводител или юрист.
- Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR), чл. 5, параграф 1, буква д): след изтичане на законовия срок личните данни не се пазят „за всеки случай".
Срокове за съхранение по вид на документа
| Вид на документа | Срок за съхранение | Правна основа |
|---|---|---|
| Счетоводни регистри и финансови отчети | по срока, определен в закона; проверете актуалния текст | Закон за счетоводството |
| Ведомости за заплати | по срока, определен в закона; проверете актуалния текст | Закон за счетоводството |
| Други документи с данъчно значение | според вида на документа | приложимите нормативни актове |
| Списък на видовете документи със срок за всеки | изготвя се и се актуализира от фирмата | вътрешна номенклатура на фирмата |
Практически примери
- Регистърът за 2026 г. се пази по срока за вида си, а не по датата на последния документ в него.
- Ведомостта за заплати за януари 2026 г. остава в архива по срока за този вид документ, дори ако фирмата се реорганизира.
- Документ с определен срок, издаден през март 2026 г., не може да се премахне преди изтичането на срока, определен за този вид.
- При проверка инспекторът поиска документ от 2018 г.: ако срокът за този вид е още в сила, фирмата е длъжна да го представи.
Чести грешки
- Прилага се един срок — например „10 години" — за всички видове документи.
- Ведомостите за заплати се унищожават заедно с останалото досие на служителя, без да е проверен техният срок.
- Документите се пазят безкрайно: това не е предпазливост, а риск от несъответствие с GDPR.
- Срокът се брои от датата на документа, а не от началото, определено в закона.
- Номенклатурата не се актуализира с години, въпреки че фирмата е добавила нови видове документи.
Как ви помага 4docs
- Номенклатура със срок за съхранение, зададен за всеки вид документ.
- Датата на изтичане се изчислява автоматично от началото, определено за категорията.
- Получавате предупреждение, когато досие влезе в месеца, в който може да бъде премахнато.
- Премахнатите документи остават записани в регистър на премахванията.