Įmonės archyvas, tvarkomas pagal taisykles: kiekvienas dokumentas užregistruotas, susietas su saugojimo terminu, randamas per kelias sekundes, saugomas tiek, kiek reikalauja teisės aktai, ir pašalinamas laiku — su patvirtinimu ir žurnalu.
4docs yra dokumentų valdymo sistema, sukurta pagal tai, kaip iš tikrųjų dirba įmonė. Pradėjome nuo paprasto pastebėjimo: įmonės dokumentai dingsta ne todėl, kad jų nėra, o todėl, kad niekas nebežino, kur jie yra ir kiek laiko juos reikia saugoti. Gautos sąskaitos, važtaraščiai, protokolai, vidiniai sprendimai, susirašinėjimas su institucijomis, asmens bylos, leidimai, ataskaitos — visa tai patenka į segtuvus, failų serverius ar el. pašto dėžutes, kiekvienas su savo logika. 4docs sujungia juos vienoje vietoje: registruojate juos registre su unikaliu numeriu ir data, siunčiate per vidinį derinimo ciklą su terminais, ieškote pagal tekstą (OCR taikomas tik rumunų kalbos dokumentams), saugote tiek, kiek reikalauja teisės aktai, ir šalinate laiku, laikydamiesi BDAR (GDPR) saugojimo ribojimo principo. Ko nedarome: nevaldome sutarčių gyvavimo ciklo ir neišduodame elektroninių parašų — sutartims ir skaitmeniniam pasirašymui skirta atskira programa tame pačiame ekosistemoje, 4mycontracts.net; ten pasirašytas dokumentas čia archyvuojamas.
Elektroninis archyvas be dokumentų sąrašo ir saugojimo terminų yra tiesiog didesnis aplankas, nieko daugiau. Todėl pirmasis bet kokio diegimo etapas — įmonės dokumentų kategorijų sąrašas, kiekvienai nustatant saugojimo terminą. Nuo tos akimirkos viskas kita — numeracija registre, derinimo ciklas, šalinimo siūlymai — taikoma automatiškai.
Kiekvienas archyvuotas dokumentas turi kriptografinį pirštų atspaudą, laiko žymą ir nekeičiamas versijas; kiekviena peržiūra, atsisiuntimas ar bendrinimas patenka į žurnalą, kurio naudotojai negali redaguoti. Atėjus patikrinimui ar auditui, nereikia aiškinti, kaip archyvas turėtų veikti — jį parodote.
Netvirtiname, kad skaitmeninė kopija automatiškai pakeičia bet kokį popierinį originalą. Elektroninio archyvo teisinis režimas priklauso nuo dokumento rūšies ir taikomų teisės aktų, o kai kuriais atvejais taikomi papildomi reikalavimai. 4docs paruošia dokumentus šiam režimui — metaduomenys, atspaudas, žurnalas, — bet atvirai sakome, kur baigiasi platformos atsakomybė ir prasideda jūsiškė.
Už 4docs stovi mišri komanda: archyvistų, asmens duomenų apsaugos specialistų ir programinės įrangos inžinierių, dirbančių Europos Sąjungoje. Kiekviena paskyra gauna atsakingą kontaktinį asmenį archyvo klasifikavimo sąrašui, įeinamųjų ir išeinamųjų registrų, derinimo ciklų pagal skyrius ir esamo archyvo importo sukonfigūravimui — įskaitant tą, kas nuskaityta iš segtuvų.
Dokumentai saugomi šifruoti, Europos Sąjungoje esančioje infrastruktūroje, su kasdienėmis atsarginėmis kopijomis ir be perdavimo už ES ribų. Prieiga suteikiama pagal vaidmenį ir dokumentų kategoriją, o prieigos žurnalas yra nekeičiamas ir eksportuojamas auditui. Saugojimo terminai priskiriami kategorijoms, o ne laikomi kieno nors atmintyje: jie nustatomi pagal teisės aktus, kurių aktualią redakciją rekomenduojame patikrinti e-tar.lt. Šalinimas pasibaigus terminui visada praeina patvirtinimą, o prašymai ištrinti duomenis pagal BDAR (GDPR) 17 straipsnį nagrinėjami patikrinus teisines saugojimo pareigas.
4docs nėra izoliuota programa. Ji priklauso 4b2b ekosistemai: viena paskyra, tos pačios prieigos teisės ir viena sąskaita už visas verslo programas, kurias naudojate. Kitose ekosistemos programose sukurti dokumentai gali patekti tiesiai į archyvą, su kategorija ir saugojimo terminu. Sutartims ir skaitmeniniam pasirašymui ekosistema turi atskirą programą — 4mycontracts.net.
Sukonfigūruojame įmonės archyvo klasifikavimo sąrašą, atidarome įeinamųjų ir išeinamųjų registrus, nustatome derinimo ciklus pagal skyrius ir importuojame jau turimus dokumentus. Jūsų kontaktinis asmuo padės visais etapais.
