Prieiga pagal vaidmenį, ne pagal asmenį
Teisės, suteikiamos asmeniui asmeniui, iš pradžių atrodo paprastos ir tampa neįmanomai valdomos po trisdešimtojo darbuotojo. Modelis, kuris išlaiko, yra vaidmenų modelis: apibrėžiate, ką gali daryti vaidmuo — pavyzdžiui, „personalo atsakingas asmuo" ar „ekonomistas" — ir priskiriate vaidmenį žmonėms. Kai kas nors keičia pareigas, pakeičiate jo vaidmenį, o teisės prisitaiko savaime. Kai žmogus išeina iš įmonės, išjungiate jo paskyrą, ir visos jo prieigos dingsta vienu metu, įskaitant tas, kurios buvo suteiktos atskirai. Virš vaidmenų uždedamos teisės pagal skyrių ir dokumentų kategoriją, todėl vadovas mato viską, kas susiję su jo sritimi, bet nieko iš zonų, kurios jo nelies.
Nuorodos su galiojimo pabaiga tiems, kas neturi paskyros
Išorinis auditorius, advokatas, bankas ar partneris retkarčiais reikia dokumentų, bet jiems nereikia nuolatinės paskyros. Jiems platforma generuoja nuorodas su galiojimo pabaiga: pasirenkate dokumentą ar bylą, galiojimo trukmę ir ar leidžiama atsisiųsti, ar tik peržiūrėti. Nuoroda gali reikalauti papildomo slaptažodžio ir gali būti atšaukta bet kada, net prieš pasibaigiant galiojimui. Skirtingai nuo el. laiško priedo, kuris visam laikui išeina iš kontrolės vos išsiuntus, nuoroda lieka jūsų: matote, kiek kartų ja naudotasi, ir ją galite uždaryti, kai bendradarbiavimas baigiasi.
Vandens ženklas ir žurnalas: atgrasymas ir įrodymas
Joks techninis veiksmas neužkerta kelio ekrano nuotraukai. Tai, ką galite padaryti — sumažinti pagundą ir išsaugoti įrodymą. Vandens ženklas ant nuorodų, siunčiamų už įmonės ribų, rodo gavėjo vardą, datą ir laiką — ir dokumentas, cirkuliuojantis toliau, pats parodo savo kilmę. Prieigos žurnalas papildo vaizdą: kiekvienas atidarymas, atsisiuntimas ir pasidalijimas įrašomas su autoriumi ir laiko žyma. Įtarus informacijos nutekėjimą, klausimas „kas turėjo prieigą prie šio dokumento per paskutinius tris mėnesius?" sulaukia tikslaus atsakymo, o ne spėlionių sąrašo.
Dalijimasis ir BDAR atitiktis
Daugelis įmonės dokumentų turi asmens duomenų: asmens bylos, pažymos, susirašinėjimas su darbuotojais, partnerių atstovų duomenys. Šiems dokumentams prieigos kontrolė yra ne organizavimo pageidavimas, o atitikties reikalavimas. Praktinis principas — kiekvienas asmuo mato griežtai tai, ko reikia jo užduočiai: duomenų minimizavimas. Prieigos žurnalas suteikia antrąją reikalaujamą dalį — galimybę įrodyti, kas prie ko prieinė. Kartu su saugojimo terminais tai du dalykai, kuriuos kontrolė patikrina pirmiausia klausdama, kaip apsaugomi jūsų archyvo duomenys.
