Circuitul documentelor în firmă

Dokumentų ciklas įmonėje

Konfigūruojami vidiniai keliai derinimui ir tvirtinimui — dokumentas pats pasiekia tinkamą asmenį, su terminu, priminimais ir visa sprendimų istorija.

Dokumentai strigo ne todėl, kad žmonės atsisako jų patvirtinti, o todėl, kad niekas nežino, kur jie yra. Pažymėjimas, išsiųstas el. paštu, dingsta tarp dviejų šimtų kitų laiškų; gauta sąskaita laukia techninio skyriaus vizos, o apie tai niekas nežino; poreikio aktas keliauja tarp kabinetų popieriniu pavidalu. Dokumentų ciklas perkelia tą kelią į platformą: kartą apibrėžiate, kas ką derina, kokia tvarka ir per kiek laiko, ir nuo tada kiekvienas dokumentas automatiškai patenka į tinkamą kelią. Pabaigoje lieka išsami istorija: kas derino, kada ir su kokia pastaba — naudinga tiek vidinei kontrolei, tiek auditui.

Konfigūruojami keliai pagal dokumento rūšį, skyrių, vertę ar taisyklių derinius.
Derinimas lygiagrečiai (keli derintojai vienu metu) arba nuosekliai (griežta tvarka).
Automatinis paskirstymas tinkamam asmeniui, su nurodytu pavaduotoju atostogų laikotarpiui.
Terminas kiekvienam žingsniui, su automatiniais priminimais ir eskalavimu vadovui pagal taisykles.
Pastabos prie dokumento, o ne išbarstytos el. laiškų grandinėse.
Grąžinimas su priežastimi: dokumentas grįžta iniciatoriui su tuo, ką reikia ištaisyti.
Skydelis su užstrigusiais dokumentais: pas ką jie yra, kiek dienų ir koks kitas žingsnis.
Išsami, eksportuojama kiekvieno derinimo istorija — autorius, data, laikas, sprendimas, pastaba.

Kelias apibrėžiamas vieną kartą, o ne kiekvienam dokumentui

Kiekviena įmonė turi savas taisykles: gautą sąskaitą tikrina užsakymą pateikęs asmuo, paskui finansų skyrius; poreikio aktas virš tam tikros ribos eina vadovybei; vidinis personalo dokumentas eina per žmogiškųjų išteklių skyrių. Šios taisyklės jau egzistuoja, bet paprastai tik kelių žmonių galvose. 4docs jas užrašote vieną kartą kaip kelius, kuriuos automatiškai paleidžia dokumento rūšis, ją inicijuojantis skyrius ar jo vertė. Nuo tada sistema nukreipia teisingai kiekvieną kartą, įskaitant tuos atvejus, kai žmogus, „kuris žinojo, kaip tai daroma", atostogauja ar yra išėjęs iš įmonės.

Lygiagretus ar nuoseklus derinimas — pagal tikrovę

Ne kiekvienas dokumentas turi eiti per grandinę. Dažnai norite, kad du skyriai pažiūrėtų vienu metu, kad sutaupytumėte dienų — tai nepriklausomos patikros, kurios viena nuo kitos nepriklauso. Kartais tvarka yra esminė: pirma techninė patikra, tik tada finansinė, nes pastaroji remiasi pirmąja. Platforma palaiko abu modelius ir jų derinius, su neprivalomais ir sąlyginiais žingsniais. Kiekvienas derintojas mato dokumentą, priedus ir kitų pastabas ir savo sprendimą įrašo tiesiai platformoje, neatsisiųsdamas ir nepersiųsdamas nieko.

Terminai, priminimai ir eskalavimas

Kelias be terminų greitai virsta tuo pačiu pamirštu el. laišku, tik kitoje sąsajoje. Todėl kiekvienas žingsnis turi savo terminą, o atsakingasis gauna priminimą prieš jo pabaigą. Jei terminas praeina, eskalavimo taisyklė gali automatiškai perduoti sprendimą vadovui arba informuoti iniciatorių. Praktinis poveikis — ne vėluojančiojo baudimas, o matomumas: vadovybė vienu ekranu mato, kur kaupiasi vėlavimai, ir gali įsikišti prie priežasties — nepakankamai aprūpintą skyrių, per ilgą kelią, nereikalingą žingsnį.

Kas lieka patvirtinus dokumentą

Pasibaigus keliui, dokumentas neišnyksta aplanke: jis patenka į elektroninį archyvą, į atitinkamą klasifikavimo sąrašo kategoriją, su saugojimo terminu ir visa prijungta derinimų istorija. Tai reiškia, kad po dvejų metų patikrinimo metu galite parodyti ne tik dokumentą, bet ir jo kelią: kas inicijavo, kas derino, kada ir su kokiomis pastabomis. Jei dokumentą be to dar reikia pasirašyti teisine galia, pasirašymas vyksta už 4docs ribų — sutartims ir skaitmeniniam pasirašymui skirta platforma 4mycontracts.net.

Referințe legale

Dokumentų ir archyvų įstatymas — patvirtinti dokumentai patenka į įmonės archyvo apskaitą su klasifikavimo sąrašo saugojimo terminais
Teisės aktai dėl dokumentų saugojimo elektroniniu formatu — derinimo istorija yra saugomo dokumento dalis; aktualią redakciją patikrinkite e-tar.lt
Buhalterinės apskaitos teisės aktai — buhalteriniai dokumentai, einantys ciklu, lieka pagal savo saugojimo terminus

Întrebări frecvente

Ar galiu turėti skirtingus kelius skirtingiems dokumentams?

Taip, tai ir yra modulio paskirtis. Apibrėžiate, kiek kelių reikia ir kokios taisyklės juos paleidžia: dokumento rūšis, iniciatorius skyrius, vertė arba jų derinys. Dokumentas automatiškai patenka į tinkamą kelią, be to, kad kas nors rankiniu būdu pasirinktų.

Kas nutinka, jei derintojas yra atostogose?

Kiekvienam vaidmeniui galima nustatyti pavaduotoją, aktyvų tam tikrą laikotarpį. Dokumentai automatiškai nukreipiami pavaduotojui, o istorijoje įrašoma, kas iš tikrųjų patvirtino. Taip nebūtina sustabdyti viso kelio dėl vieno nebuvimo.

Ar derintojas gali grąžinti dokumentą?

Taip. Grąžinimas daromas nurodant priežastį, o dokumentas grįžta iniciatoriui su pridėta pastaba. Istorijoje nieko nepraranda: grąžinimas taip pat yra įrašytas žingsnis su autoriumi ir data.

Kaip matau, kur dokumentas užstrigo?

Skydelis realiuoju laiku rodo dokumentus derinime: kas juos turi, kiek dienų ir koks kitas žingsnis. Filtrai pagal skyrių ir laukimo trukmę greitai parodo pasikartojančius sustojimus.

Ar lieka patvirtinimų įrodymas?

Taip. Kiekvienas derinimas įrašomas su autoriumi, data, laiku, sprendimu ir pastaba, o pilną istoriją galima eksportuoti. Ji lieka prijungta prie dokumento ir pasibaigus jo perkėlimui į archyvą.

Ar ciklas reiškia ir dokumento pasirašymą?

Ne. Vidinis derinimas yra platformoje įrašytas sprendimas, o ne teisinę galią turintis parašas. Kai dokumentą reikia pasirašyti, tai daroma atskirai — sutartims ir skaitmeniniam pasirašymui skirta platforma 4mycontracts.net.

Articole utile

Elektroninė registratūra →Dokumentas patenka į kelią tiesiai nuo registracijos momento.Saugus dalijimasis →Išoriniai derintojai mato tik jiems skirtą dokumentą, ribotą laikotarpį.Kaip organizuoti dokumentų ciklą įmonėje? →Įprasti keliai ir klaidos, dėl kurių derinimai įstringa.Sutartys ir skaitmeninis pasirašymas (4mycontracts) →Kai dokumentą reikia pasirašyti, o ne tik suderinti viduje.Prenumeratos ir kainos →Susisiekti su komanda →

Perkelkite derinimus iš el. pašto

Keliai pagal jūsų taisykles, terminai kiekvienam žingsniui ir skydelis, kuris parodo, kur tiksliai dokumentas užstrigo.

Vezi abonamente Contactează un consultant