Retenție documente și conformitate GDPR

Dokumentų saugojimas ir BDAR atitiktis

Saugojimo terminai nustatomi pagal kategoriją ir taikomi automatiškai, su šalinimo pasiūlymais pasibaigus terminui, žmogaus patvirtinimu ir prašymų ištrinti registru.

Dokumentų atitiktis turi dvi priešingai atrodančias puses. Viena vertus, teisės aktai reikalauja kai kurias kategorijas saugoti ilgai — buhalterinius registrus, darbo dokumentus. Kita vertus, BDAR (GDPR) draudžia laikyti asmens duomenis ilgiau, nei būtina. Abi sąlygos tenkinamos tik tada, kai turite aiškią saugojimo politiką, surašytą pagal kategorijas, o ne pagal failus. 4docs.net suteikia vietą, kurioje ši politika gyvena: kiekviena klasifikavimo sąrašo kategorija turi terminą, terminas taikomas automatiškai visiems jos dokumentams, o pasibaigus terminui gaunate šalinimo pasiūlymą, kurį patvirtina žmogus.

Saugojimo terminas nustatomas kategorijai klasifikavimo sąraše, ne dokumentui — nustatote vieną kartą ir taikote visur.
Automatinis galiojimo pabaigos datos skaičiavimas, pradedant nuo dokumento datos arba bylos uždarymo.
Įspėjimas prieš terminą ir šalinimo pasiūlymų sąrašas, sugrupuotas pagal kategoriją ir metus.
Šalinimas su žmogaus patvirtinimu ir protokolu — niekas nedingsta automatiškai ir tyliai.
Asmenų, kurių duomenys tvarkomi, prašymų registras: prieiga, ištaisymas, ištrynimas, su sekamu atsakymo terminu.
Ištrynimo blokavimas dokumentams, kurie dar turi teisinę saugojimo pareigą, net jei prašoma ištrinti.
Išsamus žurnalas: kas pašalinta, kada, kas patvirtino ir pagal kurią taisyklę.
Atitikties ataskaita pagal kategorijas: kas saugoma, kiek laiko ir kokiu pagrindu.

Saugojimo terminai trumpai

Pradžios taškas — teisės aktai, reglamentuojantys konkrečias dokumentų rūšis. Buhalteriniams registrams ir pirminiams dokumentams, darbo užmokesčio dokumentams ir kitoms kategorijoms taikomi skirtingi terminai, o jų konkrečias reikšmes patikrinkite aktualiose teisės aktų redakcijose e-tar.lt ir pasitarkite su buhalteriu ar teisininku. Kitos kategorijos — susirašinėjimas, vidinės pastabos, techninė dokumentacija, asmens bylos — gauna terminus per įmonės archyvo klasifikavimo sąrašą. Nebandykite šių terminų laikyti atmintyje: surašykite juos kartą klasifikavimo sąraše ir leiskite platformai taikyti.

Ką BDAR (GDPR) prideda prie archyvo terminų

BDAR (GDPR) prideda principą, galiojantį virš visų kitų: saugojimo ribojimą, numatytą 5 straipsnio 1 dalies e punkte. Asmens duomenys laikomi tokia forma, leidžiančia identifikuoti asmenis, tik tiek, kiek reikia tikslui. Teisė reikalauti ištrinti duomenis, numatyta 17 straipsnyje, suteikia asmeniui galimybę prašyti pašalinti jo duomenis — bet ši teisė nėra absoliuti: ji nusileidžia teisinėms saugojimo pareigoms. Praktiškai, jei buvęs darbuotojas prašo ištrinti duomenis, darbo užmokesčio žiniaraščio ištrinti negalima, nes teisė reikalauja jį saugoti. 4docs.net tokius atvejus aiškiai pažymi, kad jūsų atsakymas būtų teisingas, o ne improvizuotas.

Kaip platformoje atrodo šalinimas pasibaigus terminui

Automatinis ištrynimas be kontrolės yra blogas sprendimas: neteisingai sukonfigūruota taisyklė gali pašalinti visą kategoriją. Todėl srautas visada turi žmogų. Su konfigūruojamu intervalu prieš galiojimo pabaigą platforma sugeneruoja pasiūlymų sąrašą: kurie dokumentai artėja prie termino, iš kokios kategorijos, kokiu pagrindu. Atsakingasis peržiūri sąrašą, išbraukia tai, ką reikia saugoti toliau (pavyzdžiui, bylą, susijusią su ginču), ir patvirtina likusius. Šalinimas sukuria protokolą su tuo, kas pašalinta ir pagal kurią taisyklę, o žurnalas išsaugo pėdsaką. Dokumentas dingsta, bet įrodymas, kad jis pašalintas teisingai, lieka.

Asmenų prašymai, laikomi vienoje vietoje

Prašymas dėl prieigos ar ištrynimo, gautas el. paštu ir išspręstas iš atminties, yra dažniausia atitikties klaidos vieta. Platformoje prašymas įregistruojamas kaip toks: kas jį pateikė, ko prašo, kada gautas ir iki kada reikia atsakyti. Paieška archyve parodo, kur tos asmens duomenys pasirodo, įskaitant nuskenuotus dokumentus per OCR (rumunų kalbos dokumentams). Atsakymas įrašomas kartu su dokumentais, kurie jį pagrindžia. Patikrinimo metu nebereikia atkurti, kas įvyko prieš aštuonis mėnesius: įrašai yra čia, su terminais ir sprendimais.

Referințe legale

BDAR (GDPR) 5 straipsnio 1 dalies e punktas — saugojimo ribojimas: asmens duomenys saugomi tik tiek, kiek reikia tikslui
BDAR (GDPR) 17 straipsnis — teisė į ištrynimą („būti pamirštam"), kuri nusileidžia teisinėms saugojimo pareigoms
Buhalterinės apskaitos teisės aktai — registrų ir pirminių dokumentų saugojimo terminai; konkrečias reikšmes patikrinkite e-tar.lt
Teisės aktai dėl darbo užmokesčio dokumentų saugojimo — ilgesni terminai, nustatyti teisės aktais; patikrinkite e-tar.lt
Dokumentų ir archyvų įstatymas — terminai, nustatyti archyvo klasifikavimo sąraše pagal dokumentų rūšį

Întrebări frecvente

Kiek laiko turiu saugoti įmonės dokumentus?

Priklauso nuo kategorijos. Buhalteriniams ir darbo užmokesčio dokumentams terminus nustato teisės aktai, kurių aktualias redakcijas patikrinkite e-tar.lt. Kitoms kategorijoms terminus nustato įmonės archyvo klasifikavimo sąrašas. Platformoje terminas nustatomas kategorijai ir taikomas automatiškai.

Jei kas nors prašo ištrinti jo duomenis, ar turiu ištrinti viską?

Ne. Teisė į ištrynimą pagal BDAR 17 straipsnį nėra absoliuti: ji nusileidžia teisinėms saugojimo pareigoms. Dokumentas, kurio saugojimo terminas dar galioja pagal teisės aktus, nešalinamas. Platforma pažymi tokius atvejus, kad atsakymas asmeniui būtų tinkamai pagrįstas.

Ar dokumentai pasibaigus terminui šalinami automatiškai?

Ne automatiškai ir niekada tyliai. Artėjant terminui gaunate šalinimo pasiūlymų sąrašą, jį peržiūrite, išbraukiate tai, ką reikia saugoti toliau, ir patvirtinate likusius. Šalinimas sugeneruoja protokolą ir lieka žurnale.

Ką daryti su dokumentais, susijusiais su ginču?

Pažymite juos kaip sulaikytus: jie lieka užblokuoti nuo šalinimo, nepriklausomai nuo kategorijos termino, kol sulaikymas nepanaikinamas. Tai tiksliai ta priemonė, kuri neleidžia pašalinti įrodymo vien todėl, kad „taip sako taisyklė".

Kaip auditoriui įrodyti saugojimo politiką?

Atitikties ataskaita: kokias kategorijas turite, kiekvienos terminą, kokiu pagrindu ir kas faktiškai pašalinta su protokolu. Tai sąrašas, sugeneruotas iš tikrų duomenų, o ne dokumentas, laikomas atskirai nuo tikrovės.

Ar terminas skaičiuojamas nuo dokumento datos?

Nuo dokumento datos arba nuo bylos ar finansinių metų uždarymo — priklausomai nuo kategorijos. Taisyklę pasirenkate konfigūruodami klasifikavimo sąrašą vieną kartą, ir ji taikoma automatiškai.

Articole utile

Elektroninis archyvavimas →Klasifikavimo sąrašas, iš kurio kiekvienas dokumentas paveldi savo terminą.Saugus dalijimasis →Kas ką mato — kita atitikties BDAR pusė.Kaip nustatyti dokumentų saugojimo politiką pagal BDAR? →Praktiniai žingsniai politikai pagal kategorijas, ne pagal failus.Kiek laiko saugomi buhalteriniai dokumentai? →Įprasti terminai ir jų teisinis pagrindas trumpai.Prenumeratos ir kainos →Susisiekti su komanda →

Įjunkite saugojimo terminus automatiniam režimui

Kartu parašysime saugojimo politiką pagal kategorijas, pritaikysime ją klasifikavimo sąraše, o jums liks tik šalinimo pasiūlymų patvirtinimas pasibaigus terminui.

Vezi abonamente Contactează un consultant