Ką iš tikrųjų reiškia gerai sutvarkytas elektroninis archyvas
Skirtumas tarp bendro aplanko ir elektroninio archyvo yra ne saugyklos talpa, o struktūra. Archyve yra klasifikavimo sąrašas: įmonės kuriamų ar gaunamų dokumentų kategorijų sąrašas, kiekviena su saugojimo terminu. Yra fondas — visi įmonės sukurti dokumentai, suskirstyti į inventorius, dažniausiai pagal metus ir skyrių. Ir yra archyvo vienetas — byla, sugrupuojanti to paties tipo dokumentus per tam tikrą laikotarpį. 4docs atkartoja šią logiką skaitmeniniu formatu. Įkeliant dokumentą, pasirenkate jo kategoriją iš sąrašo, o platforma automatiškai nustato, kur jis patenka ir kiek laiko turi būti saugomas. Rezultatas — archyvas, kuris išlieka tvarkingas pats, o ne sugenda augant.
Kaip perkelti į platformą archyvą, kurį jau turite
Beveik niekas nepradeda nuo nulio: saugykloje yra fizinių bylų, nuskaitytų failų aplankuose, priedų, likusių kieno nors el. pašto dėžutėje. Perkėlimas prasideda nuo žemėlapio: kokios dokumentų kategorijos yra, kokiais metais, kokiu kiekiu. Skaitmeniniai dokumentai įkeliami masiškai, susiejant esamų aplankų pavadinimus su klasifikavimo sąrašo kategorijomis, kad sena struktūra nepražūtų, o būtų išversta. Popieriniai dokumentai nuskaitomi etapais, pradedant nuo dažniausiai naudojamų ir tų, kurių saugojimo terminas artėja. Kiekvienam archyvo vienetui išsaugoma ir fizinė nuoroda — lentyna, dėžė, byla — kad nuo paieškos rezultato galėtumėte pereiti prie popierinio originalo, kol jis dar egzistuoja.
Sandėlis neišnyksta, kai archyvas skaitmenizuojamas
Teisės aktai reikalauja žinoti ne tik ką saugoti, bet ir kur. Kol fiziniai segtuvai egzistuoja, kas nors turi iš karto atsakyti, kurioje dėžėje, kurioje lentynoje, kuriame sandėlyje yra archyvo vienetas — o per patikrinimą tai tikrinama. 4docs sandėlis yra tikra struktūra: sandėlis, patalpa, lentyna, skyrius, dėžė, kiekviena su kodu ir, jei norite, deklaruota talpa, kad dėžėje nebūtų daugiau, nei telpa. Kiekviena dėžė gali atsispausdinti etiketę su vidinių vienetų sąrašu. Kai byla išeina iš sandėlio, ji išeina su kortele: kas paėmė, kokiam tikslui, iki kada. Negrąžintos laiku bylos rodomos atskirai, nes dingusi byla yra vienintelis būdas, kaip archyvas tikrai praranda dokumentus. Konsultavimasis patalpoje registruojamas atskirai nuo išdavimo, nes rizika nėra ta pati. Perkėlimai tarp skyriaus ir archyvo ar į išorinį sandėlį fiksuojami perdavimo-priėmimo aktu su vienetų sąrašu ir lapų skaičiumi — o ne el. laiškais ir atmintimi.
Kiek laiko saugoti kiekvieną dokumentą
Terminai nėra vienodi ir jų negalima atspėti. Kiekvienai dokumentų rūšiai saugojimo terminą nustato teisės aktai arba įmonės patvirtintas archyvo klasifikavimo sąrašas. Buhalterinius dokumentus, darbo dokumentus ir susirašinėjimą reglamentuoja skirtingi reikalavimai, todėl jų terminai gali skirtis. Konkrečius terminus patikrinkite aktualiose teisės aktų redakcijose e-tar.lt ir pasitarkite su buhalteriu arba teisininku. 4docs terminas yra kategorijos, o ne failo savybė: jį nustatote kartą klasifikavimo sąraše, ir jis automatiškai taikomas visiems dokumentams, patenkantiems į tą kategoriją. Įspėjimas apie artėjantį terminą ateina prieš, o ne po.
Elektroninio dokumento teisinė galia
Nuskaitymas, įmestas į aplanką, pats savaime neturi įrodomosios galios. Elektroniniu formatu archyvuojamų dokumentų teisinę galią lemia sąlygos: dokumentas turi būti vientisas, identifikuojamas, pridėti metaduomenys ir prieinamas visą saugojimo laikotarpį, o archyvo administravimas vykdomas pagal teisės aktuose nustatytas sąlygas. 4docs suteikia vidinės drausmės dalį: privalomus metaduomenis, vientisumo atspaudą, skaičiuojamą įkeliant, prieigos žurnalą ir automatiškai taikomą saugojimą. Dokumentams, kuriems teisė reikalauja parašo, pasirašymas atliekamas atskirai — sutartims ir skaitmeniniam pasirašymui skirta platforma 4mycontracts.net.
