Kodėl rankinė numeracija pasiduoda pirmoji
Rankiniu būdu vedamas registras veikia tol, kol dokumentus registruoja vienas žmogus. Kai yra du žmonės, du darbo vietos arba didelės apimties diena, atsiranda pasikartojantys numeriai, praleisti numeriai ir įrašai, padaryti atgal datuojant „kad išeitų". Pasekmė ne estetinė: registracijos numeris, kurio negalima pagrįsti, silpnina būtent tą įrodymą, kurį turėtų duoti — kad dokumentas įėjo į įmonę tam tikrą dieną. Elektroninėje registratūroje numerį sugeneruoja sistema registracijos metu iš unikalios sekos pagal registrą ir metus. Jo negalima redaguoti rankiniu būdu ir nebegalima panaudoti dar kartą, o bet koks anuliavimas lieka matomas kaip anuliavimas, o ne kaip tuščia vieta sekoje.
Nuo registracijos iki atsakingo asmens — tuo pačiu žingsniu
Dažniausias laiko praradimas — ne pati registracija, o dokumento kelias po jos. 4docs paskirstymas yra registravimo formoje: pasirenkate skyrių arba asmenį ir terminą, o atsakingasis iš karto gauna dokumentą su priedais. Nebelieka etapo „paliksiu ant stalo ir pasakysiu". Nuo pirmos minutės dokumentas turi savininką ir datą, iki kurios jis turi būti išspręstas, o jo būsena matoma visiems, kurie turi teisę ją matyti. Kai problema sudėtinga ir eina per kelis skyrius, dokumentas gali iš karto pradėti kelią pagal derinimo grandinę, sukonfigūruotą dokumentų ciklo modulyje.
Terminai, įspėjimai ir dokumentai be atsakymo
Susirašinėjimas su institucijomis, partneriais ir darbuotojais beveik visada turi terminą — kartais nustatytą teisės aktų, kartais verslo sumetimais. Elektroninė registratūra vietoj jūsų seka tuos terminus: kiekvienas įregistruotas dokumentas turi pabaigos datą, o atsakingasis gauna įspėjimą prieš, o ne po. Vadovybė taip pat turi trumpą ir nepatogų, bet naudingą sąrašą: dokumentai, artėjantys prie termino, ir jau pavėluoti, sugrupuoti pagal skyrius. Iš įdiegimų patirties būtent šis sąrašas keičia elgseną labiau nei bet kuri rašyta procedūra, nes perkelia pokalbį nuo „nežinojome" prie „pamatėme ir nusprendėme".
Perdavimo aktai ir perdavimas tarp skyrių
Kai dokumentai keliauja tarp darbo vietų arba perduodami kurjeriui, perdavimo-priėmimo aktas išlieka privalomas. Vietoj to, kad jis būtų rašomas rankiniu būdu kiekvieną kartą, jis generuojamas iš dokumentų pasirinkimo: pasirenkate, ką ir kam perduodate, o platforma sukuria sunumeruotą sąrašą su registracijos numeriu, siuntėju ir data. Perduoti dokumentai automatiškai pakeičia savo būseną, todėl registras atspindi tikrovę. Ta pati logika taikoma ir metų pabaigoje: įregistruotų dokumentų inventorius generuojamas iš registro, o ne rekonstruojamas iš atminties.
