Hva er elektronisk arkivering av dokumenter?
Elektronisk arkivering er organisert oppbevaring av virksomhetens dokumenter i digitalt format, i tråd med oppbevaringsfristene.
Kort svar
- Elektronisk arkivering betyr å oppbevare virksomhetens dokumenter digitalt, strukturert og med en fastsatt oppbevaringstid for hver type.
- Det er ikke det samme som å skanne og legge filene i en mappe: et reelt arkiv har arkivplan, oversikt og logg over tilgang.
- Digitalt format endrer ikke fristene. De regnes ut per dokumenttype, ikke per medium.
- For regnskapsmateriale er hovedregelen bokføringsloven § 13. Personvernforordningen (GDPR) setter grenser for hvor lenge personopplysninger kan beholdes.
Hva lovverket sier (kort)
- Bokføringsloven § 13 setter oppbevaringstider for regnskapsmateriale: fem år for årsregnskap, spesifikasjoner og bokført dokumentasjon, og tre år og seks måneder for visse andre kategorier, fra utgangen av regnskapsåret. Sjekk gjeldende tekst på lovdata.no.
- Regnskapsmateriale må oppbevares i Norge (bokføringsloven § 13). Velg lagringssted med dette for øye.
- Personvernforordningen (GDPR) art. 5 nr. 1 bokstav e: personopplysninger oppbevares ikke lenger enn nødvendig for formålet.
- Andre dokumenter, for eksempel personalsaker og avtaler, kan ha egne frister etter annet regelverk. Avklar dette med rådgiver.
Praktiske eksempler
- En bedrift med 40 ansatte skanner 12 permer med interne vedtak, indekserer dem etter år og avdeling og frigjør tre hyller i arkivrommet.
- Et følgeseddel mottatt elektronisk registreres direkte digitalt med registreringsnummer, og skrives ikke ut.
- En personalmappe lukkes når den ansatte slutter, men lønnsspesifikasjonene beholdes i fristen bokføringsloven krever, regnet fra utgangen av regnskapsåret.
- En driftstillatelse fra 2019 finnes igjen i samme form, med hele tilgangshistorikken, flere år senere.
Vanlige feil
- Arkivet er egentlig en delt mappe: uten arkivplan, oversikt og frister.
- Dokumentene skannes uten søkbart tekstlag, så de finnes i arkivet, men kan ikke finnes etter innhold.
- Sletting skjer «når disken blir full», ikke ved utløpet av den lovpålagte fristen.
- Ingen kan si hvem som åpnet eller lastet ned et dokument, og når.
- Papiret destrueres før du har kontrollert om originalen er påkrevd for den dokumenttypen.
Slik hjelper 4docs deg
- Du strukturerer arkivet etter serier og arkivenheter, akkurat som i virksomhetens arkivplan.
- Hver fil får en oppbevaringstid og en utløpsdato som beregnes automatisk.
- Du søker i innholdet i dokumenter som har tekst, ikke bare i filnavnet.
- Tilgangsloggen viser hvem som har sett, lastet ned eller delt hvert dokument.
Livssyklusen for kontrakter og digital signering er ikke en del av 4docs. For kontrakter og digital signering finnes et eget produkt i økosystemet: 4mycontracts.net