Preguntas frecuentes sobre gestión documental

Significa que el documento archivado puede presentarse ante un tercero — un cliente, un proveedor, una autoridad o un juzgado — porque se puede demostrar que no ha cambiado desde que se archivó. Para eso hacen falta cuatro cosas: una identificación segura del documento (huella criptográfica o hash), la fecha y la hora de archivo registradas por el sistema, metadatos que describen el documento y un registro de accesos que muestra quién hizo qué con él. Si el archivo cumple estas condiciones, usted puede acreditar la integridad y el contenido del documento. El alcance que tiene cada tipo de documento depende de la normativa que le aplica a su empresa, y conviene consultarlo con su contador.

Depende del tipo de documento, y aquí conviene ser prudentes. Hay documentos que deben conservarse en original y otros que pueden digitalizarse, pero eso lo determina la normativa que aplica a su empresa, no la plataforma. 4docs guarda para cada documento la huella, la fecha y la hora de archivo, los metadatos y el registro completo, pero no reemplaza el cumplimiento de esos requisitos. Para los documentos cuyo original debe conservarse, recomendamos un archivo mixto: el original se guarda y 4docs se convierte en la herramienta para encontrarlo en segundos.

Es la lista de series documentales de la empresa, cada una con su plazo de conservación y su destino final: conservación permanente o eliminación. Sin un cuadro de clasificación, la empresa no puede justificar ni por qué eliminó un documento ni por qué guarda otro. En 4docs el cuadro es configurable: usted define las series y el plazo de cada una, y el plazo se aplica automáticamente a cada documento nuevo de esa serie. Los plazos los fija la empresa según su normativa y el criterio de su contador; 4docs no los determina por usted.

No. Una vez archivado, el documento queda inalterable: cualquier corrección se hace mediante una nueva versión vinculada a la anterior, y la versión inicial permanece en el archivo. Cada versión tiene su propia huella criptográfica, así que en cualquier momento puede comprobar que el archivo que descarga hoy es idéntico bit a bit al que archivó hace tres años.

En la infraestructura del ecosistema 4b2b. El acceso está protegido por inicio de sesión y por permisos según el rol. La ubicación exacta de los servidores se debe consultar por escrito con el proveedor antes de contratar el servicio.

No. 4docs es un sistema de gestión documental: archivo, registro de entrada y salida, circuito interno y conservación. El ciclo de vida de los contratos y la firma electrónica los cubre una aplicación independiente del ecosistema, 4mycontracts.net. El contrato firmado allí puede archivarse aquí, con su plazo de conservación y los permisos de acceso de la empresa.

Cada documento que entra o sale de la empresa recibe un número de registro único, asignado automáticamente y en orden estrictamente creciente, junto con la fecha y la hora. Así queda una trazabilidad verificable de cuándo llegó una notificación, un requerimiento o un contrato, y de quién se hizo cargo. El número no se puede reutilizar ni saltar: si un asiento se anula, sigue visible en el registro marcado como «anulado». Puede tener registros separados por sede o por tipo (entrada, salida, interno), cada uno con su serie y reinicio anual opcional.

Sí, pero manualmente. El registro no tiene dirección de correo propia y 4docs no recibe correos automáticamente: guarda el mensaje o el adjunto como archivo (por ejemplo, un correo exportado), lo sube y completa el número, la fecha y el remitente al registrarlo.

Sí. El registro se exporta en PDF o XLSX para cualquier periodo, filtrado por departamento, remitente, destinatario o serie. Para los envíos puede generar listados con los documentos, los destinatarios y la firma de recepción del mensajero o de la persona encargada.

Solo los usuarios con el rol de responsable del registro, y solo mediante una anulación motivada — nunca borrando. El motivo, el autor y el momento quedan en el registro de accesos. El resto de usuarios solo puede registrar documentos nuevos y consultar lo que tiene permiso para ver.

El recorrido interno de un documento desde que llega hasta que se resuelve: quién lo recibe, quién lo revisa, quién lo aprueba y en qué plazo. Se define una vez por serie documental — por ejemplo, factura recibida: depósito → jefe de departamento → administración — y los documentos nuevos de esa serie arrancan automáticamente por ese recorrido.

Cada paso tiene un plazo. Cuando se acerca, el responsable recibe un aviso; cuando se supera, el documento aparece en la lista de retrasos del coordinador, con los días de atraso. En cualquier momento puede ver el mapa del circuito: pasos completados, quién aprobó y cuándo, el paso actual y quién lo tiene.

No, y la diferencia importa. La aprobación en el circuito es una acción interna registrada — usuario autenticado, momento, decisión, observaciones — que sirve como prueba del recorrido interno. No es una firma electrónica con validez de firma cualificada. Si necesita una firma con efectos frente a terceros, utilice 4mycontracts.net.

Sí. Cada usuario puede designar un sustituto para un periodo, y los documentos que le llegarían se dirigen automáticamente al sustituto. La delegación queda visible en el registro: consta que se aprobó por delegación, quién lo hizo y durante qué periodo.

No. Los escaneos en español no se leen con OCR, así que su contenido no entra en la búsqueda por texto. La búsqueda por texto funciona sobre el texto digital: PDF, DOCX, XLSX y correos exportados cuyo texto se puede seleccionar. Los escaneos se encuentran por sus metadatos: número de registro, remitente, fecha, título, serie y el RUC o identificador tributario que usted escribió al archivarlos.

Búsquelo por sus metadatos: número de registro, remitente, fecha, serie o el RUC que escribió al archivarlo. Si al documento le faltan esos datos, complételos desde su ficha; la corrección afecta solo a los metadatos, nunca al documento original.

Cualquier palabra del texto digital de los documentos (PDF, DOCX, XLSX, correos exportados), no solo el nombre del archivo: un número de factura, el nombre de una persona, un RUC, un importe, una frase de un acta. Los escaneos se encuentran por sus metadatos. La búsqueda combina el texto con filtros de metadatos — serie, rango de fechas, departamento, emisor, número de registro — y normaliza los acentos, de modo que «gestion» y «gestión» encuentran el mismo documento.

No. Los resultados se filtran según sus permisos: un documento que no puede ver no aparece en la lista ni se le indica de ninguna forma. Si no, la búsqueda se convertiría en una fuga de información sobre la existencia de documentos confidenciales.

Los plazos los fija cada empresa según la normativa que le aplica y el criterio de su contador; no existe un único plazo para todos los documentos. Por eso 4docs no le propone una cifra: usted configura el plazo de cada serie documental, y la plataforma calcula la fecha de vencimiento de cada documento y le avisa cuando llegue. Antes de configurar las series, conviene revisar con su contador qué documentos tienen plazos especiales.

Cuando vence el plazo de conservación de un documento, no desaparece solo. Entra en una lista de propuestas de eliminación que el responsable del archivo revisa y aprueba. Tras la aprobación, el documento se borra definitivamente y en el archivo queda solo la constancia de que existió y fue eliminado: serie, periodo, fecha y quién lo aprobó. Esa constancia sirve para demostrar que nada desapareció antes de tiempo, ni se quedó más tiempo del debido.

No todas las solicitudes se pueden atender de inmediato: si un documento debe conservarse por una obligación vigente de la empresa, no se elimina mientras ese plazo siga abierto. 4docs le ayuda a tramitar la solicitud: localiza todos los documentos donde aparece la persona, comprueba para cada uno el plazo y la razón de conservación, elimina lo que puede eliminarse y documenta de forma motivada lo que se mantiene. Conviene validar cada caso con su contador o su asesor legal.

Con plazos asociados a las series documentales, no a cada documento suelto. En la práctica, eso significa poder demostrar, para cada serie, cuánto tiempo se guarda y por qué. Los informes de 4docs muestran exactamente eso, con los documentos que han superado el plazo destacados aparte.

Sí. Puede aplicar una retención por litigio («retención legal») a un documento o a un expediente entero: mientras esté activa, el documento no puede proponerse para eliminación aunque su plazo haya vencido. La retención, el motivo y quién la estableció quedan en el registro.

Los permisos se asignan por rol y por serie documental, no documento por documento. Un contador ve las series financieras, un responsable de personal ve los expedientes de personal, un director ve todo lo de su área. Además, puede restringir los expedientes sensibles a personas concretas. Cada consulta, descarga o compartición queda en el registro de accesos.

Sí, mediante un enlace seguro: usted fija la fecha de caducidad, si el destinatario solo puede ver o también descargar y, opcionalmente, una contraseña. Al caducar, el enlace deja de funcionar, y en el registro queda quién lo creó, a quién se envió y cuántas veces se abrió. Puede revocar el enlace en cualquier momento.

El usuario, la acción (consulta, descarga, cambio de metadatos, compartición, eliminación), el documento, el momento y la dirección IP. Los usuarios no pueden modificarlo ni borrarlo, se puede exportar para auditoría y se conserva como mínimo mientras exista el documento al que se refiere.

Sí, en el sentido de que 4docs forma parte del ecosistema 4b2b: la misma cuenta y los mismos permisos para las aplicaciones que utilice. Los archivos de otras aplicaciones se suben al archivo a mano, y los contratos firmados en 4mycontracts.net pueden archivarse aquí con su plazo de conservación.

Sí. El programa de afiliados le asigna un código de recomendación único para compartir con sus contactos.

Una cuenta y los documentos que ya tiene — escaneados o nativos digitales (PDF, DOCX, XLSX, JPG, correos exportados). Al activar la cuenta definimos juntos el cuadro de clasificación de la empresa — las series documentales, el plazo de conservación de cada una y su destino al vencimiento — y después importamos el archivo existente. No necesita un escáner profesional: también puede subir fotos hechas con el celular; una foto sin capa de texto se encuentra por sus metadatos, no por su contenido.

En dos fases. Primero la digitalización: escanee por series (facturas recibidas, comprobantes de entrega, actas, correspondencia, expedientes de personal), de forma clara y derecha para que se lea bien. Después la indexación: al subirlos, complete la serie, la fecha, el emisor y el número de registro; los documentos digitales se buscan por su texto, y los escaneos en español por esos metadatos. Los originales en papel siguen bajo su responsabilidad: una copia escaneada no reemplaza automáticamente al original.

Una única suscripción mensual o anual en EUR, dimensionada según el espacio de archivo y el número de usuarios. No paga por documento subido, por búsqueda ni por documento enviado al circuito. El pago se hace con tarjeta o por transferencia bancaria contra factura proforma.

Sí, en cualquier momento. Al pasar a un plan superior se descuenta proporcionalmente, por días, el valor restante de la suscripción en curso. Al pasar a un plan inferior, el cambio se aplica desde el siguiente periodo, para no perder espacio de archivo a mitad de un mes ya pagado.

Le exportamos el archivo completo: los documentos originales y un índice en formato abierto (CSV/XML) con todos los metadatos — serie, número de registro, fecha, emisor, plazo de conservación — para que pueda reconstruir el archivo en otro sistema. La exportación está disponible durante 30 días desde el fin de la suscripción; pasado ese plazo, los datos se eliminan definitivamente.