Plazos por serie, definidos por la empresa
Cada empresa define los plazos de conservación de sus series en el cuadro de clasificación, a partir de sus obligaciones con la administración, con sus clientes, con sus proveedores y con su personal, y con el asesoramiento de su contador o de su abogado. Un mismo tipo de documento puede tener plazos distintos según el caso, por eso la plataforma no trae plazos genéricos preconfigurados: los fija quien conoce la obligación. Lo que sí hace es aplicarlos de forma uniforme y avisar a tiempo.
Lo que implica tratar datos personales en la práctica
Cuando un documento contiene datos personales, conviene poder responder con rapidez a quien pregunte qué se guarda sobre él. La plataforma permite localizar los documentos donde aparece una persona, ver para cada uno su serie y su plazo, y documentar la respuesta: qué se eliminó, qué se mantiene y por qué. Es una herramienta de organización, no un dictamen sobre qué norma se aplica a su caso.
Cómo se ve la eliminación al vencimiento
Cuando vence el plazo, el documento no desaparece solo: entra en una lista de propuestas de eliminación agrupadas por serie y año. La persona responsable del archivo la revisa, excluye lo que deba seguir conservándose, por ejemplo lo que está bajo retención por litigio, y aprueba. Tras la aprobación el archivo se elimina definitivamente y queda un acta: serie, período, fecha y quién aprobó.
Las solicitudes de las personas interesadas, en un solo lugar
Cuando una persona pide acceso, corrección o eliminación de sus datos, la solicitud se registra con su plazo de respuesta. La plataforma muestra los documentos relacionados, con su serie y su plazo, y permite eliminar lo que corresponde y dejar constancia motivada de lo que debe mantenerse. Así la respuesta queda documentada y se puede mostrar cuando alguien la pida.
