Qué se busca y qué no: texto digital frente a papel escaneado
La búsqueda de texto completo trabaja con el texto que el documento ya contiene en formato digital: un PDF generado desde un programa, un documento de texto, una hoja de cálculo. Ese texto se indexa al subir el archivo, sin modificar el original. Un escaneo de papel, en cambio, es una imagen: para la búsqueda de texto es un archivo sin texto legible. Por eso, en los documentos escaneados en papel en español, la búsqueda se apoya en los metadatos que usted completa al registrarlos.
Búsqueda en el contenido más filtros de metadatos
La búsqueda de texto completo es potente, pero sola devuelve demasiado. Por eso se combina con los metadatos: serie, rango de fechas, departamento, emisor, número de registro. Busque "caldera" en las facturas recibidas de 2023 del departamento de mantenimiento y obtendrá exactamente eso. Los acentos se normalizan, así que una tilde olvidada no lo deja sin resultados.
Metadatos completados a partir del documento
En los documentos digitales, la plataforma propone la fecha a partir del texto que contienen; número, emisor e importe los completa usted al registrarlo. Unos metadatos coherentes son los que luego hacen útiles los filtros y los plazos de conservación, sobre todo para los documentos escaneados, que dependen de ellos para encontrarse.
Lo que la búsqueda no hace
No interpreta la escritura a mano ni lee el contenido de las imágenes escaneadas. Tampoco reemplaza el criterio de quien busca: un resultado es un punto de partida que hay que verificar contra el documento. Los resultados se muestran solo a quien tiene permiso para verlos.
