El archivo de la empresa, bien llevado: cada documento registrado, indexado, localizable en segundos, conservado durante el plazo que usted configura y eliminado al vencimiento, con aprobación y trazabilidad.
Sobre 4docs: es un sistema de gestión documental pensado para cómo trabaja una empresa en el día a día. Partimos de una observación sencilla: los documentos de una empresa no se pierden porque no existan, sino porque nadie sabe ya dónde están ni cuánto tiempo hay que guardarlos. Facturas recibidas, comprobantes, actas, decisiones internas, notificaciones, expedientes de personal, autorizaciones, informes — todo acaba en carpetas, en servidores de archivos o en el correo, cada uno con su propia lógica. 4docs los reúne en un solo lugar: los anota en el registro de entrada y salida con número y fecha, los envía a un circuito interno de aprobación con plazos, los encuentra por su texto digital y por sus metadatos, los conserva durante el plazo que usted configura para cada serie y los elimina al vencimiento, con una aprobación previa. Lo que no hacemos: no gestionamos el ciclo de vida de los contratos ni emitimos firmas electrónicas — para contratos y firma existe 4mycontracts.net, una aplicación independiente del mismo ecosistema; el documento firmado allí se archiva aquí.
Un archivo electrónico sin cuadro de clasificación no es más que una carpeta más grande. Por eso la primera fase de cualquier implantación es la lista de series documentales de la empresa, cada una con su plazo de conservación y su destino al vencimiento. A partir de ahí, todo lo demás — la numeración en el registro de entrada y salida, el circuito de aprobación, las propuestas de eliminación — se aplica automáticamente.
Cada documento archivado tiene una huella criptográfica, una fecha y hora de archivo y versiones inmutables; cada consulta, descarga o compartición queda en un registro que los usuarios no pueden modificar. Cuando llega una auditoría o una revisión, no tiene que explicar cómo debería funcionar el archivo: lo muestra.
No afirmamos que lo digital reemplace automáticamente cualquier original en papel. Si una copia digitalizada puede reemplazar al original depende del tipo de documento y de la normativa que le aplica, y eso lo define junto con su contador. 4docs prepara los documentos para ese proceso — metadatos, huella, fecha de archivo, registro de accesos — pero le decimos con claridad dónde termina la responsabilidad de la plataforma y dónde empieza la suya.
Le acompañamos a configurar el cuadro de clasificación y los plazos de conservación, el libro de registro de entrada y salida, los circuitos de aprobación por departamento y la importación del archivo existente, incluido el que se digitaliza desde las carpetas en papel.
Los documentos se guardan en la plataforma 4docs.net. El acceso se concede por rol y por tipo de documento, y el historial de accesos registra quién abrió cada documento. Los plazos de conservación se asocian a las series documentales: usted los configura según la normativa que aplica a su empresa y el criterio de su contador. La eliminación al vencimiento pasa por una aprobación, y las solicitudes de supresión de datos personales se tramitan tras comprobar si existe una obligación vigente de conservación. La ubicación de los servidores se consulta por escrito con el proveedor.
4docs no es una aplicación aislada. Forma parte del ecosistema 4b2b: una sola cuenta, los mismos permisos de acceso y una sola facturación para todas las aplicaciones de negocio que utilice. Los archivos de las demás aplicaciones se suben al archivo a mano, con la serie y el plazo de conservación que usted asigne. Para contratos y firma electrónica, el ecosistema tiene una aplicación dedicada: 4mycontracts.net.
Configuramos juntos el cuadro de clasificación y los plazos de conservación, abrimos el libro de registro de entrada y salida, definimos los circuitos de aprobación por departamento e importamos los documentos que ya tiene. Escríbanos y le respondemos con una propuesta concreta para su empresa.
