Por qué la numeración manual es lo primero que falla
Cuando varias personas registran en el mismo libro o en la misma planilla, tarde o temprano dos documentos reciben el mismo número o queda un hueco que nadie sabe explicar. Y un registro con huecos pierde justamente lo que lo hace útil: la prueba de cuándo entró cada cosa. En 4docs.net el número lo asigna la plataforma, en orden estrictamente creciente, con fecha y hora. No se puede reutilizar ni saltar, y un asiento anulado sigue visible como "anulado", igual que una línea tachada en un libro de papel.
Del registro al responsable, en un solo paso
Registrar un pedido de información no sirve de mucho si después queda en una bandeja. Al registrar, el documento se asigna a un departamento o a una persona, con un plazo de respuesta. El responsable lo ve en su lista de tareas, y quien tenga permiso puede ver en cualquier momento dónde está y quién lo tiene. Así se trabaja en cualquier organización que quiera saber qué recibió, qué respondió y qué queda pendiente.
Plazos, avisos y documentos sin respuesta
Muchos documentos llegan con un plazo explícito o implícito: un pedido de información, un reclamo de un cliente, una notificación. La plataforma avisa al responsable antes de que venza el plazo y mantiene una lista de lo que sigue sin respuesta, con los días de demora. Cuando se envía la respuesta, se registra como salida vinculada a la entrada, y el hilo queda cerrado.
Listados de envío y traspasos entre departamentos
Para los envíos físicos, la plataforma genera listados con los documentos, los destinatarios y un espacio para la firma de recepción de quien lleva o recoge la correspondencia. Los traspasos internos entre departamentos quedan registrados de la misma forma. Cuando un documento se resuelve, pasa al archivo electrónico con el plazo de conservación de su serie, sin tener que volver a subirlo.
