Permisos por rol y departamento, enlaces con caducidad para colaboradores externos y un registro completo: sabe en todo momento quién vio cada documento y cuándo.
Los documentos no solo se pierden cuando se borran; también cuando terminan donde no deberían. Un legajo del personal enviado por correo queda para siempre en la bandeja del destinatario, una carpeta compartida "por un rato" sigue abierta meses después, y cuando alguien deja la empresa nadie sabe a qué tenía acceso. La compartición segura cambia el modelo: el documento ya no se envía, se da acceso a él. El acceso se concede por rol y por departamento, puede limitarse en el tiempo, se revoca al instante y cada apertura y descarga queda registrada.
Asignar permisos documento por documento no escala y termina en excepciones que nadie recuerda. En 4docs.net los permisos se asignan por rol y por serie: el equipo de administración ve las series financieras, recursos humanos ve los legajos del personal, la gerencia ve su área. Cuando alguien cambia de puesto, cambia su rol y sus permisos cambian con él. Los expedientes sensibles pueden restringirse además a personas concretas.
Un contador externo, un auditor o un cliente no necesita una cuenta para ver un documento concreto. Se le envía un enlace seguro con fecha de caducidad, con permiso solo de lectura o también de descarga y, si se quiere, con contraseña. Al caducar deja de funcionar, y se puede revocar antes en cualquier momento.
La marca de agua de los enlaces externos, con el nombre del destinatario y la fecha, no impide que alguien fotografíe la pantalla, pero deja claro de dónde salió una copia. El registro de accesos (usuario, acción, documento, momento y dirección IP) no puede modificarse ni borrarse y se puede exportar para una auditoría.
Cuando un documento contiene datos personales, conviene que solo accedan a él quienes lo necesitan. Permisos por rol, enlaces con caducidad y un registro de accesos ayudan a cumplir ese objetivo y a documentarlo. Los documentos compartidos siguen sujetos a los mismos plazos de conservación: al eliminarse un documento, sus enlaces dejan de funcionar.
Con un enlace seguro: fija la caducidad, si puede solo ver o también descargar y, opcionalmente, una contraseña. En el registro queda quién lo creó, a quién se envió y cuántas veces se abrió.
Un administrador retira todos sus permisos con una sola acción, y los enlaces que hubiera creado se pueden anular desde la misma pantalla.
No las impide físicamente, pero disuade y permite saber de dónde salió una copia. Junto con el registro de accesos, es una constancia útil.
Sí. El registro de accesos muestra cada apertura, descarga y compartición, con usuario, momento y dirección IP.
No. Se asignan por rol y por serie o expediente, y los documentos los heredan. Puede restringir expedientes sensibles a personas concretas.
No. Compartir da acceso a un documento; no es una firma. Para la firma electrónica de contratos existe 4mycontracts.net.
Permisos por rol, enlaces con caducidad para colaboradores externos y un registro que le indica en todo momento quién vio qué.
