Recorridos internos configurables para revisar y aprobar: el documento llega solo a la persona indicada, con plazo, recordatorios e historial completo de las decisiones.
Los documentos no se traban porque la gente se niegue a aprobarlos, sino porque nadie sabe dónde están. Una memoria justificativa enviada por correo desaparece entre otros cien mensajes, una factura recibida espera la conformidad del área técnica sin que esta lo sepa, y un pedido de compra da vueltas en papel entre oficinas. El circuito de aprobación lleva ese recorrido a la plataforma: se define una vez quién aprueba qué, en qué orden y en qué plazo, y desde ese momento cada documento entra solo en el recorrido correcto. Al final queda un historial completo de quién decidió, cuándo y por qué.
En lugar de decidir cada vez a quién se reenvía un documento, se define el circuito por tipo: por ejemplo, factura recibida, luego depósito, luego jefe de área y finalmente administración. Las reglas pueden depender del monto o del departamento: una compra por encima de cierto monto suma la aprobación de la gerencia. Cuando entra un documento nuevo de ese tipo, arranca solo por el recorrido definido.
Algunas decisiones necesitan un orden estricto: el técnico valida antes de que el financiero apruebe. Otras pueden avanzar a la vez: jurídico y compras revisan en paralelo. El circuito admite ambos modos, también combinados, y el documento solo avanza cuando se cumplen las condiciones de cada paso.
Cada paso tiene un plazo. Antes de que venza, el responsable recibe un recordatorio; si se supera, el documento puede escalarse automáticamente al superior y aparece en el panel del coordinador con los días de demora. Si alguien está de vacaciones, su suplente recibe los documentos y la delegación queda registrada.
Queda un historial que no puede modificarse: quién aprobó, cuándo, con qué decisión y con qué observación. Ese historial muestra el recorrido interno ante un auditor o ante la gerencia. Pero una aprobación en el circuito es una acción interna registrada, no una firma electrónica con efectos frente a terceros; para eso está 4mycontracts.net. El documento aprobado pasa al archivo con su serie y su plazo de conservación.
Sí. Cada tipo de documento puede tener su propio circuito, y las reglas pueden depender del departamento o del monto.
Cada usuario puede designar un suplente para un período. Los documentos van automáticamente al suplente y la delegación queda registrada: consta quién aprobó, en nombre de quién y durante qué período.
Sí, con un motivo. El documento vuelve a quien lo inició con la indicación de qué corregir, y la devolución queda en el historial.
En el panel de documentos trabados: dónde está cada uno, desde hace cuántos días y cuál es el siguiente paso. También puede abrir el mapa del circuito de cualquier documento.
Sí. Cada aprobación queda en un historial inalterable y exportable, con autor, fecha, hora, decisión y observación.
No. La aprobación en el circuito es una acción interna registrada, no una firma electrónica con efectos frente a terceros. Para firmar con esos efectos existe 4mycontracts.net.
Recorridos configurados según sus reglas, plazos en cada paso y un panel que muestra exactamente dónde está trabado cada documento.
