Archivo electrónico de documentos de empresa

Un archivo digital organizado por cuadro de clasificación, series documentales e inventario: cada documento recibido o emitido tiene su lugar, su plazo de conservación y su historial.

En una empresa los documentos se acumulan más rápido de lo que alguien logra ordenarlos: facturas recibidas, notas de remisión, actas, decisiones internas, correspondencia, legajos del personal, permisos. Guardados en carpetas y en estantes compartidos, se vuelven imposibles de encontrar justo cuando hacen falta: en una inspección, en una auditoría o cuando un empleado pide su documentación. El archivo electrónico resuelve esto desde la raíz: los documentos se escanean o llegan ya en formato digital, reciben metadatos coherentes, entran en una estructura de series e inventario construida según el cuadro de clasificación de su empresa, y el plazo de conservación de cada serie se controla automáticamente.

Estructura por cuadro de clasificación, series documentales e inventario, construida sobre sus departamentos reales, no sobre una plantilla genérica.
Carga individual o masiva, con captura de los metadatos habituales: tipo de documento, emisor, fecha, número, departamento y plazo de conservación.
Un único lugar para todas las categorías: facturas recibidas, notas de remisión, actas, decisiones, correspondencia, legajos del personal, permisos e informes.
Plazo de conservación asociado a cada serie, con aviso previo al vencimiento y eliminación controlada, nunca un borrado accidental.
Control de versiones: cada reemplazo de un documento conserva la versión anterior, con autor, fecha y hora.
Registro de accesos completo: quién abrió, descargó o modificó cada documento, y cuándo.
Localización en segundos por metadatos y por el texto de los documentos digitales.
Topografía del depósito: sala, estante, balda y caja, con etiquetas imprimibles y registro de préstamos de expedientes en papel.

Qué es, en concreto, un archivo electrónico bien hecho

La diferencia entre una carpeta compartida y un archivo electrónico no está en el espacio de almacenamiento, sino en la estructura. Un archivo tiene un cuadro de clasificación: la lista de series documentales que la empresa crea o recibe, cada una con su plazo de conservación. Tiene un fondo, es decir, el conjunto de documentos producidos por la empresa, dividido en inventarios, normalmente por año y por departamento. Y tiene unidades de conservación: el expediente que agrupa los documentos del mismo tipo de un período. 4docs.net reproduce esa lógica en formato digital. Al subir un documento se elige su serie, y la plataforma calcula dónde corresponde y cuánto tiempo debe guardarse. El resultado es un archivo que se mantiene ordenado solo, en lugar de desordenarse a medida que crece.

Cómo llevar a la plataforma el archivo que ya tiene

Casi ninguna empresa empieza de cero: hay cajas en un depósito, escaneos sueltos en carpetas y adjuntos en el correo de alguien. La migración empieza con un mapa de lo que existe: qué series, de qué años y en qué volumen. Los documentos digitales se cargan en bloque, con una correspondencia entre las carpetas actuales y las series del cuadro, para que la estructura anterior no se pierda sino que se traduzca. El papel se digitaliza por etapas, empezando por lo que más se consulta y por lo que está cerca de vencer. De cada expediente se guarda además la referencia física (estante, caja, carpeta), para pasar del resultado de la búsqueda al papel mientras este exista.

Cuánto tiempo hay que guardar cada documento

Los plazos no son uniformes y no conviene adivinarlos. Cada empresa define el plazo de conservación de cada serie en su cuadro de clasificación, a partir de sus obligaciones con la administración tributaria, con su personal, con sus clientes y con sus proveedores, y con el asesoramiento de su contador o de su abogado. En 4docs.net el plazo es una propiedad de la serie, no del archivo: se configura una vez y se aplica a todos sus documentos, con aviso antes del vencimiento. La plataforma no fija plazos por usted: usted los define y ella los controla.

El valor del documento archivado

Un escaneo en una carpeta no demuestra nada por sí mismo. Lo que da fuerza a un documento electrónico es poder acreditar que no cambió desde que se archivó y que se sabe de dónde viene. 4docs.net aporta la parte que depende de la disciplina interna: metadatos obligatorios, huella de integridad calculada al subir el archivo, fecha y hora de cada operación, versiones que no se sobrescriben, registro de accesos y conservación aplicada automáticamente. Si el original en papel puede destruirse después de escanearlo, depende del tipo de documento y de lo que exija la normativa aplicable a su caso; 4docs no decide eso por usted. Para la gestión de contratos y la firma electrónica existe la plataforma hermana 4mycontracts.net.

Preguntas frecuentes

¿Qué es exactamente el archivo electrónico?

Es la conservación ordenada de los documentos de la empresa en formato digital, dentro de una estructura de cuadro de clasificación, series e inventario, con metadatos, plazos de conservación y registro de accesos. No es lo mismo que "escaneo y lo dejo en una carpeta": sin estructura ni metadatos, los documentos existen, pero no se encuentran ni se eliminan a su debido tiempo.

¿Qué tipos de documentos puedo guardar en 4docs.net?

Todo el archivo de la empresa: facturas recibidas, notas de remisión, actas, decisiones internas, correspondencia con organismos públicos, legajos del personal, permisos, informes y documentación técnica. La gestión de contratos y su firma electrónica no forman parte de 4docs: para eso está 4mycontracts.net.

¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos?

Depende de cada serie, y lo define la propia empresa en su cuadro de clasificación, con el asesoramiento de su contador o de su abogado. En la plataforma el plazo se configura por serie y se aplica solo; no le proponemos plazos genéricos que no hayamos verificado para su caso.

¿Puedo tirar el papel después de escanear?

No de forma automática. Antes de destruir un original en papel conviene confirmar con su asesor si ese tipo de documento puede eliminarse tras digitalizarse. Mientras tanto, escanee e indexe todo para trabajar en digital, y guarde el papel donde tenga dudas.

¿Qué pasa cuando un documento llega al final de su plazo?

Recibe un aviso antes del vencimiento, no después. El documento entra en una lista de propuestas de eliminación que aprueba una persona responsable. Nada se borra de forma automática y silenciosa: la eliminación es una decisión consciente, que queda registrada.

¿Quién puede ver los documentos del archivo?

Solo quien tenga un permiso explícito. El acceso se concede por rol y por departamento, y a terceros se les pueden dar permisos temporales limitados a un expediente concreto. Cada apertura y descarga queda en el registro de accesos.

Pase el archivo de su empresa a formato electrónico

Armamos juntos el cuadro de clasificación, cargamos los documentos que ya tiene y configuramos los plazos de conservación por serie. La primera estructura de series e inventario la dejamos preparada nosotros.

Ver precios Hablar con un consultor