Come stabilisci la politica di conservazione dei documenti conforme al GDPR?

La politica di conservazione significa un termine scritto per ogni tipo di documento e una cancellazione che avviene davvero.

Risposta breve

Fai l'inventario delle tipologie di documenti che contengono dati personali.
Per ogni tipologia stabilisci un termine di conservazione e la sua base giuridica: obbligo di legge o interesse legittimo documentato.
Quando il termine scade, il documento viene segnalato per la cancellazione o l'anonimizzazione e un responsabile lo conferma, non "quando qualcuno se ne ricorda".
Ogni cancellazione viene registrata, così puoi dimostrare il rispetto del principio di limitazione della conservazione.

Regolamento (UE) 2016/679, art. 5, par. 1, lett. e) — limitazione della conservazione: i dati personali si conservano solo per il tempo necessario alla finalità.
Regolamento (UE) 2016/679, art. 17 — il diritto alla cancellazione; non si applica quando la conservazione è imposta da un obbligo di legge.
L'art. 2220 c.c. (dieci anni) e l'art. 22 del DPR 600/1973 (fino alla definizione degli accertamenti) prevalgono su una richiesta di cancellazione: l'obbligo di legge viene prima.
Il Libro Unico del Lavoro si conserva cinque anni dall'ultima registrazione, anche se il rapporto di lavoro è cessato prima.
Il titolario di classificazione e il manuale di conservazione sono i documenti in cui questi termini vengono effettivamente scritti, tipologia per tipologia.

CV dei candidati non selezionati: termine breve stabilito dall'azienda, spesso 6–12 mesi, con informativa preventiva al candidato.
Un ex dipendente chiede la cancellazione dei dati: il fascicolo non può essere cancellato integralmente, perché il Libro Unico del Lavoro ha un termine legale di cinque anni dall'ultima registrazione.
Registro degli accessi alla sede: termine di alcuni mesi, poi cancellazione dopo conferma di un responsabile.
Un'azienda con 300 tipologie di documenti riduce l'elenco a 42 categorie con termine distinto e automatizza il resto.

La politica esiste sulla carta, ma non è mai stata effettuata alcuna cancellazione reale.
Si accetta qualsiasi richiesta di cancellazione, anche per documenti con termine legale obbligatorio.
Le copie di backup restano con i dati già cancellati dal sistema principale.
Non si conserva alcuna prova della cancellazione, quindi la conformità non può essere dimostrata.
I termini sono fissati "per prudenza" a 30 anni per tutto, il che viola il principio di limitazione della conservazione.

Termine di conservazione configurato per ogni tipo di documento, con la relativa base giuridica annotata a fianco.
Avviso prima della scadenza, così la cancellazione viene verificata da un responsabile.
Cancellazione o anonimizzazione a scadenza, registrata nel registro, anche per i file allegati.
Il registro delle cancellazioni resta come prova per l'autorità di controllo.