Per quanto tempo si conservano i documenti contabili?
Il termine di conservazione si stabilisce per tipo di documento e viene inserito nel titolario di classificazione e nel manuale di conservazione dell'azienda.
Risposta breve
- Le scritture contabili, le fatture e la corrispondenza si conservano dieci anni dalla data dell'ultima registrazione (art. 2220 del codice civile).
- Sul piano fiscale il termine si allunga: l'art. 22 del DPR 600/1973 impone di conservare fino alla definizione degli accertamenti del periodo d'imposta.
- Il Libro Unico del Lavoro si conserva cinque anni dalla data dell'ultima registrazione.
- Per i documenti informatici c'è anche una scadenza di processo: la conservazione a norma va chiusa entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione annuale.
Cosa dice la legge (in breve)
- L'art. 2220 del codice civile: dieci anni dalla data dell'ultima registrazione per le scritture contabili, e lo stesso termine per fatture, lettere e telegrammi ricevuti e spediti.
- L'art. 22 del DPR 600/1973: le scritture si conservano fino a quando non sono definiti gli accertamenti del periodo d'imposta, anche oltre i dieci anni civilistici.
- L'art. 3 del DM 17 giugno 2014, che rinvia all'art. 7, comma 4-ter, del DL 357/1994: il processo di conservazione dei documenti informatici va concluso entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione annuale.
- Regolamento (UE) 2016/679, art. 5, par. 1, lett. e): dopo la scadenza del termine legale, i dati personali non vengono più conservati "per ogni evenienza".
- I termini possono essere modificati da atti normativi successivi e alcuni documenti hanno regole speciali — conferma l'elenco definitivo con il commercialista dell'azienda.
Termini di conservazione per tipo di documento
| Tipo di documento | Termine di conservazione | Riferimento normativo |
|---|---|---|
| Scritture contabili, fatture, lettere e telegrammi ricevuti e spediti | 10 anni dalla data dell'ultima registrazione | Art. 2220 del codice civile |
| Scritture rilevanti ai fini fiscali | fino alla definizione degli accertamenti del periodo d'imposta, anche oltre i dieci anni civilistici | Art. 22 del DPR 600/1973 |
| Libro Unico del Lavoro | 5 anni dalla data dell'ultima registrazione | Art. 39 del DL 112/2008 |
| Chiusura del processo di conservazione dei documenti informatici | entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione annuale | Art. 3 del DM 17 giugno 2014, art. 7 comma 4-ter del DL 357/1994 |
Esempi pratici
- Il libro giornale con ultima registrazione a dicembre 2026 si conserva fino alla fine del 2036.
- Le fatture elettroniche del 2026 vanno portate in conservazione a norma entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione, non quando capita.
- Il Libro Unico del Lavoro con ultima registrazione a gennaio 2026 resta conservato fino a gennaio 2031.
- In un controllo, l'ispettore richiede un documento del 2018: se l'accertamento su quel periodo d'imposta non è ancora definito, il documento va comunque esibito.
Errori frequenti
- Si applica un unico termine, "10 anni", a tutte le tipologie: il termine civilistico e quello fiscale non coincidono.
- I documenti di lavoro vengono distrutti insieme al resto del fascicolo del personale, senza tenere conto dei loro termini propri.
- I documenti si conservano all'infinito: non è prudenza, è rischio di non conformità al GDPR.
- Il termine si calcola dalla data del documento e non dalla data dell'ultima registrazione.
- Il titolario di classificazione non viene aggiornato da anni, pur essendo state aggiunte nuove tipologie di documenti.
Come ti aiuta 4docs
- Titolario con termine di conservazione configurato per ogni tipo di documento.
- La data di scadenza si calcola automaticamente dalla data dell'ultima registrazione.
- Ricevi un avviso quando un fascicolo entra nel mese in cui può essere eliminato.
- I documenti eliminati dall'archivio restano registrati in un apposito registro delle eliminazioni.