Sprievodca: správa dokumentov vo firme
Osem stručných odpovedí na otázky, ktoré si kladie každá firma, keď si dáva poriadok v dokumentoch: čo uchovávať, ako dlho a ako ich rýchlo nájsť.
Správa dokumentov znamená štyri veci: zaevidovať ich pri vstupe, poslať ich na interný obeh, archivovať ich štruktúrovane a vyradiť ich v termíne.
Právny rámec pre firmy na Slovensku tvorí najmä zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, ktorý pri účtovných dokladoch a účtovných knihách ustanovuje desať rokov po roku, ktorého sa týkajú; k tomu pridáva nariadenie GDPR pre osobné údaje.
Každá stránka nižšie odpovedá na jednu otázku stručne a zrozumiteľne.
Archivácia a právna hodnota
Ako vyzerá správny digitálny archív a kedy dokument uchovaný elektronicky nahrádza originál.
Čo je elektronická archivácia dokumentov?
Elektronická archivácia je organizované uchovávanie dokumentov firmy v digitálnej podobe na zákonom určenú dobu.
Čo znamená archivácia s právnou hodnotou?
Digitálne uchovaný dokument má hodnotu len vtedy, ak viete dokázať, že sa od zaevidovania nezmenil.
Papierový alebo elektronický archív: čo zvoliť?
Voľba nemení zákonné lehoty; mení len náklady, čas vyhľadávania a riziko straty.
Lehoty uchovávania a súlad
Ako dlho uchovávate jednotlivé dokumenty a ako zlúčiť zákonné lehoty s požiadavkami GDPR.
Ako dlho sa uchovávajú účtovné dokumenty?
Lehota uchovávania sa určuje podľa typu dokumentu a zapisuje sa do registratúrneho plánu firmy.
Ako nastaviť politiku uchovávania dokumentov podľa GDPR?
Politika uchovávania znamená zapísanú lehotu pre každý typ dokumentu a vyradenie, ktoré sa skutočne uskutoční.
Denný obeh dokumentov
Ako dokumenty vstupujú do firmy, kade putujú a ako ich nájdete, keď sa dostanú do archívu.
Ako zorganizovať elektronickú registratúru firmy?
Elektronická registratúra je vstupná brána dokumentov do firmy a prvý krok k archívu.
Ako funguje rozpoznávanie textu na naskenovaných dokumentoch?
Rozpoznávanie textu prevedie stránku skenu z obrazu na text, v ktorom sa dá hľadať každé slovo.
Ako zabezpečiť obeh dokumentov vo firme?
Dobrý obeh má tri prvky: zaevidovaný dokument, jasné kroky a lehotu pri každom kroku.
Moduly 4docs
Šesť modulov, ktoré pokrývajú témy tohto sprievodcu.
Elektronická archivácia
Digitálny archív členený podľa fondu a inventára, s lehotami uchovávania podľa typu dokumentu.
Elektronická registratúra
Príchodzia a odchodzia pošta v jednom registri, s automatickým číslom záznamu a odovzdávacími zoznamami.
Obeh dokumentov
Interné trasy na schvaľovanie podľa oddelení, s lehotou a zodpovedným pri každom kroku.
Vyhľadávanie v obsahu dokumentov
Fulltext tam, kde dokument má rozpoznaný text; OCR pre rumunské dokumenty, slovenské skeny s textovou vrstvou.
Lehoty uchovávania a GDPR
Lehoty podľa kategórie, upozornenia pred termínom, vyradenie so schválením a záznam o vymazaniach.
Bezpečné zdieľanie dokumentov
Prístupové práva podľa roly, odkazy s platnosťou pre externých spolupracovníkov a úplný prístupový záznam.
Dajte do poriadku archív firmy
Pozrite si, ktoré moduly vám vyhovujú a koľko stoja, alebo nám napíšte o objeme vašich dokumentov.